Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO:  ACADÉMICO - DOCENTE

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta

PROCESO: ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR

SUBPROCESO: DIFUSIÓN PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera

POE No.: UASB-ACD-1.1

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Secretaría General / Áreas Académicas.

OBJETIVO:

Describir de manera eficaz el proceso de admisión desde la convocatoria hasta la matriculación de los estudiantes de los programas de especialización superior. 

ALCANCE:

 El subproceso abarca actividades desde la aprobación de la convocatoria hasta la habilitación del link de "Inscripción en Línea"

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Emitir aprobación de convocatoria de programas de posgrado por el Comité de Coordinación Académica. Comité de Coordinación Académica (Rector, secretaria general, directores de área y otras instancias académicas   Previo al inicio de Fase de Difusión
2 Comunicar resolución de oferta académica aprobada por el Comité de Coordinación Académica a personal de secretaría general para que se de inicio a la parametrización de admisiones (Subproceso Parametrización de Admisiones - Secretaría General).  Secretaría General   Inmediatamente después de realizado el comité
3 Comunicar resolución de oferta académica aprobada por el Comité de Coordinación Académica a las Áreas Académicas y solicitar la preparación del material para difusión.  Secretaria General   Inmediatamente después de realizado el comité
4 Establecer "Calendario de Admisión y Matriculación", que consta de: Fecha de Inscripción en línea Fecha de examen de admisión Fechas de entrevistas Fechas de recepción de solicitudes Fechas de entrega de informes de admitidos Fecha de Matriculación. Secretaría General
Calendario de Admisión y Matriculación 

Previo al inicio de convocatoria del año electivo
5 Ingresar información de "Calendario de Admisión y Matriculación" al sistema Universitas XXI . Secretaría General Sistema Universitas XXI Previo al inicio de convocatoria
6 Enviar "Calendario de Admisión y Matriculación" de especialización superior al Área Académica (secretaría y coordinador de programa de posgrado) para preparación de material de difusión. Secretaria General Calendario de Admisión y Matriculación
 
Previo al inicio de convocatoria
7 Enviar "Calendario de admisión y matriculación" a Jefatura de Publicaciones , Jefatura de Relaciones  Públicas y Unidad de Informática para conocimiento.  Secretaria General
Calendario de Admisión y Matriculación 

Previo al inicio de convocatoria
8 Recibir "Calendario de Admisión y Matriculación" de Especialización Superior en el Área Académica.  Secretaría del Área Académica Coordinador de Programa
Calendario de Admisión y Matriculación 

Previo al inicio de convocatoria
9 Solicitar a Directores de Área y Coordinadores de Programa la información necesaria para preparar material de difusión.  Jefatura de Publicaciones  Correo electrónico Previo al inicio de convocatoria
10 Enviar a Jefatura de Publicaciones  la información actualizada sobre programas a convocar.  Coordinador del programa  Correo electrónico Previo al inicio de convocatoria
11 Prepara material de difusión a base de la información enviada.  Jefatura de Publicaciones   Material de Difusión Previo al inicio de convocatoria
12 Enviar material de difusión a Coordinador de Programa de Posgrado  y Secretaria General para su revisión y aprobación.  Jefatura de Publicaciones   Material de Difusión Previo al inicio de convocatoria
13 Aprobar  o solicitar modificaciones en material de difusión  Secretaria General Coordinador de Programa de Posgrado Material de Difusión Previo al inicio de convocatoria
14 (una vez aprobado) Imprimir material de difusión impreso y entregar a Secretaría General para su distribución. Jefatura de Publicaciones   Material de Difusión Previo al inicio de convocatoria
15 Distribuir material de difusión impreso a las áreas académicas, dependencias administrativas ( rectorado, relaciones publicas, recepciones).  Secretaria General  Material de Difusión Durante fase de convocatoria
16 Entregar material de difusión en formato digital a las Áreas Académicas, Secretaria General y Unidad de Informática para su difusión en el portal web.  Jefatura de Publicaciones   Material de Difusión Previo al inicio de convocatoria
17 Recibir material digital de difusión de programa de posgrado.  Relaciones Públicas Áreas Académicas.  Material de Difusión Durante fase de convocatoria
18 Habilitar Link para "Inscripción en línea" en pagina web de la universidad. Unidad de Informática Jefatura de Publicaciones   Inscripción en Línea - Pagina web Dentro de plazo establecido 
19 Realizar "Inscripción en línea" y presentar documentos para postulación a programa de Especialización Superior  (Subproceso Admisión- Especialización Superior). Postulante Inscripción en Línea - Pagina web Dentro de plazo establecido