Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO: ACADÉMICO - DOCENTE      

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta   

PROCESO: ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR      


SUBPROCESO: GESTIÓN PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera   

POE No.: UASB-1-ACD-1.4  

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Coordinador de programa de posgrado 

OBJETIVO:

Describir la gestión del proceso de los programas de Especialización Superior del Área, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta , verificación y seguimiento de los programas, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, Coordinador de programa de posgrados, director del área, autoridades de la UASB, etc.)

ALCANCE:

Este proceso abarca las actividades desde la obtención del listado de matriculados hasta la notificación de aprobación de materias

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar Calendario académico (fecha de inicio y finalización y días de descanso o feriados en el trimestres) para programa de especialización superior. Secretaría General Calendario académico Una vez culminado el periodo de matriculación
2 Enviar calendario académico a las Áreas Académica. Secretaría General Calendario académico  Una vez culminado el periodo de matriculación
3 (En caso de Coordinador de programa externo) Generar solicitud de contrato del Coordinador de programa de posgrado a través de misceláneos . Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Una vez vencido el contrato anterior
4 Solicitar firma a Director del Área Académica en misceláneo. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Inmediatamente después de generada la solicitud de contrato
5 Firmar misceláneo de solicitud de contrato y entregar a Secretaría del Área Académica. Director de Área Solicitud de contrato misceláneos Inmediatamente después de generada la solicitud de contrato
6 Enviar misceláneo de solicitud de contrato de Coordinador de programa de posgrado firmado a Rectorado. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Una vez firmado por el Director del Área
7 Recibir Calendario académico por parte de Secretaría General, desarrollar el plan anual de estudios (asignaturas, docentes, numero de créditos y tipo de asignatura)  enviar a Secretaría General. Coordinador de Programa de Posgrado Secretaría del Área Académica Calendario académico  Anual
Plan anual de estudios
8 Recibir Calendario académico por parte de Secretaría General, desarrollar programación trimestras de asignaturas (fechas clases, horario, docente) y enviar antes de inicio cada de trimestre.  Coordinador de Programa de Posgrado Secretaría del Área Académica Programación trimestras de asignaturas Antes de inicio de cada trimestre
9 Archivar programación anual y calendario académico y realizar seguimiento de la misma para  emisión de certificados de docencia. Secretaría General Memorándum programación trimestral Seguimiento durante todo el año
10 (Cuando se modifique o sea un programa nuevo) Crear programa académico  en Sistema Universitas a base del calendario anual de estudios (Subroceso Creación de Grafos y Cabeceras - Secretaría General). Secretaría General Sistema Universitas XXI  
11 Confirmar (vía telefónica o electrónica) con el docente las fechas y horarios de clases. Secretaría del Área Académica correo electrónico 1 mes antes de iniciar trimestre
12 Enviar a los docentes oficios con la Programación del curso. Secretaría del Área Académica Oficio Programación clases 1 mes antes de iniciar trimestre
13 Verificar ingreso de plan de estudios anual por parte de Secretaría General en el sistema académico,  caso contrario solicitarlo a Secretaría General.  Secretaría del Área Académica Sistema académico 1 mes antes de iniciar trimestre
14 Solicitar a docentes la elaboración y carga del syllabus en Portal Docentes (el programa da alertas cuando se ha revisado, aprobado o emitido observaciones). Secretaría del Área Académica Formato syllabus 1 mes antes de iniciar trimestre
Instructivo ingreso Syllabus
Portal Docentes
15 Solicitar a docentes material académico a ser utilizado en clases. Secretaría del Área Académica Material de docencia 1 mes antes de iniciar trimestre
16 Realizar seguimiento de ingreso de syllabus en el portal docente, en caso de no existir el syllabus recordar a docentes. Coordinador de Programa de Posgrado Matriz de ingreso Syllabus  2 semanas antes de inicio de clases
17 Elaborar y subir syllabus a "Portal Docente". Docente Portal Docente 2 semanas antes de inicio de clases
18 Revisar Syllabus para aprobación (en caso de no aprobar el syllabus remitir a docente con observaciones para cambio). Coordinador de Programa de Posgrado Syllabus 2 semanas antes de inicio de clases máximo
19 (En caso de necesidades de cambio)  Realizar cambios en syllabus y subir nuevamente a "Portal Docente" . Docente Portal Docente 2 semanas antes de inicio de clases máximo
20 Aprobar Syllabus cuando cumpla con los requisitos establecidos caso contrario solicitar cambios. Coordinador de Programa de Posgrado Syllabus 2 semanas antes de inicio de clases máximo
21 Recibir  material digital de cada uno de las asignaturas por parte de los docentes y subirlos al Aula Digital o compartir los archivos en Office 365. Secretaria del Área Académica Material para clases 2 semanas antes de inicio de clases máximo
22 Ingresar en el sistema la planificación de las asignaturas (Crear paralelo, cupos, fechas, docentes). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI 1 mes antes de iniciar trimestre
23 Inscribir a estudiantes trimestralmente en las asignaturas correspondientes.  Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Trimestralmente
24 (En caso de docentes externos) Generar solicitud de contrato para docentes externos. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato docentes  
25 Solicitar aulas en el "Sistema de Gestión de Aulas", proceso que se realiza por ciclo académico por asignatura (Subproceso Aprobación y Designación de aulas- Secretaría General). Secretaría del Área Académica Sistema de Gestión de Aulas  1 mes antes de iniciar trimestre
26 (en caso de asignatura nueva o programa de posgrado nuevo) Verificar trimestralmente la disponibilidad del syllabus en el "Sistema de Contratos" por parte del docente. Secretaría del Área Académica Sistema de contratos 2 semanas antes de inicio de trimestre
27 (En el caso  de que el syllabus no conste en el sistema de contratos) Recordar y verificar con el Coordinador de programa de posgrado la aprobación del syllabus. (los docentes solo ingresan en portal docente y se refleja en Sistema de contratos para su seguimiento). Secretaría del Área Académica Matriz de seguimiento de Ingreso de Syllabus  2 semanas antes de inicio de trimestre
28 Programar la evaluación al docente desde el Sistema Universitas XXI considerando las fechas de término de cada asignatura. Dirección General Académica Sistema Universitas XXI 2 semanas antes de inicio de trimestre
29 Solicitar para  entrega a estudiantes al inicio del año electivo a Control de Bienes  carpetas de cuerina institucionales y materiales: block de notas, escarapelas, adhesivos para vehículos y esferográficos.  Secretaría del Área Académica Correo electrónico  2 semanas antes de inicio de trimestre
Solicitud suministros y materiales
30 Preparar materiales a ser entregados según detalle de solitud aprobada y notificar cuando este listo. Control de bienes  Solicitud suministros y materiales 2 semanas antes de inicio de trimestre
31 Retirar de Control de bienes material, verificar  cantidades. Secretaría del Área Académica Registro de requerimiento de suministros firmado 2 semanas antes de inicio de trimestre
32 Armar carpeta institucional de cuerina y generar los listados de estudiantes para la entrega. Secretaría del Área Académica Brochure de programas de posgrado y publicidad sobre cursos abiertos del área. 2 semanas antes de inicio de trimestre
33 Enviar correo electrónico a los estudiantes y docentes información sobre: a) Horarios de clases y timbraje. b)Material del docentes y demás documentos que requieran. Secretaría del Área Académica Correo electrónico de bienvenida (incluyendo horarios de clases e instructivo de timbraje) Semana de inicio de fase docente
34 Enviar por correo electrónico el listado de estudiantes matriculados a los docentes. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Semana de inicio de fase docente
35 Reportar por correo electrónico a Jefatura Administrativa datos de docente, fecha y hora de curso para acceso a parqueadero. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Semana de inicio de fase docente
36 Entregar  carpeta institucional de cuerina a los estudiantes conforme listados registrando recepción. Secretaría del Área Académica Listado de matriculados Primer día de clases
37 Atender requerimientos varios propios del curso (cambios de aulas, material, etc.). Secretaría del Área Académica   Durante el desarrollo del programa de Especialización Superior
38 (Cuando exista recuperación de clases o cambios de fecha de clases) Actualizar la programación trimestral en Sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Durante el desarrollo del programa de Especialización Superior
39 Realizar seguimiento de las asistencias de estudiantes  y número de clases impartidas por el docente a través del Sistema de Gestión de Aulas. Secretaría del Área Académica Sistema de Gestión de Aulas  Durante el desarrollo del programa de Especialización Superior
40 Calendarizar ingreso de notas por parte de docentes en el Sistema Universitas XXI, con respecto a la ultima fecha de clases.  Secretaría General Correo electrónico Durante el desarrollo del programa de Especialización Superior
Sistema Universitas XXI
41 Solicitar ingreso de notas a docentes para entrega dentro de plazos establecidos. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Antes de última clase
42 Evaluar y calificar a estudiantes. Docente Registro de notas Antes de 15 días a partir de última clase
43 Ingresar notas en el Sistema Universitas XXI. Docente Registro de notas Antes de 15 días a partir de última clase
44 Imprimir "Acta definitiva de calificaciones" del Sistema Universitas XXI. Docente Acta definitiva de calificaciones Antes de 15 días a partir de última clase
45 Entregar "Acta definitiva de calificaciones" en Secretaría del Área Académica. Docente Acta definitiva de calificaciones Antes de 15 días a partir de última clase
46 Recibir  "Acta definitiva de calificaciones"  de los docentes con firma de responsabilidad e inmediatamente enviar a Secretaría General. Secretaría del Área Académica Acta definitiva de calificaciones Antes de 15 días a partir de última clase
47 Recibir "Acta definitiva de Calificaciones" (Proceso Notas de Asignaturas o modulos - Secretaría General). Secretaría General Acta definitiva de calificaciones  
48 Obtener reporte de asistencia de Sistema Gestión de Aulas (Proceso Cierre de Asistencias - Secretaría General). Secretaría General Sistema Gestión de Aulas   
49 Cerrar materia en el sistema para permitir visualización por parte de los estudiantes. Secretaría General Sistema Universitas XXI  
50 Verificar calificaciones en Sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica Correo electrónico  
51 Enviar notificación a los estudiantes que reprueban asignaturas (por notas o asistencias) a través de correo electrónico. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez asentadas las notas y las asistencias
52 Generar solicitud de pago por honorarios a docente. Secretaría del Área Académica Solicitud de pago