Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO: ACADÉMICO - DOCENTE        

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta  

PROCESO: ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR        


SUBPROCESO: TRABAJO FINAL ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera

POE No.: UASB-1-ACD-1.5    

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida     

RESPONSABLE:

Coordinador de Programa de Posgrado del programa

OBJETIVO:

Describir de manera clara el proceso de apoyo a trabajo final , en el cual la información recibida y enviada a: Estudiantes, docentes y demás partes interesadas, debe ser clara y adecuada a través de una adecuada planificación, operación, respuesta , verificación y seguimiento.

ALCANCE:

Este proceso abarca las actividades desde la recepción del correo electrónico sobre alternativas de opción de graduación hasta el inicio del proceso de titulación

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Enviar  correo electrónico con la circular para elección de alternativa de graduación a los estudiantes de la Especialización Superior  (indicaciones, fechas de entrega de formulario, formulario de Opción de graduación, fecha de entrega de plan de trabajo final ).  Secretaría General Correo electrónico Inicio de segundo trimestre
Formulario Opción Graduación
Pautas para desarrollo trabajo final de graduación 
Normas para examen final
2 Enviar correo electrónico de recordatorio a los estudiantes respecto a fecha de entrega del formulario con la alternativa seleccionada Trabajo Final o examen final) . Secretaria del Área Académica Correo electrónico Dentro del plazo establecido para entrega de formulario
Formulario Opción Graduación
Pautas para desarrollo trabajo final de graduación 
Normas para examen final
3 Entregar en Secretaría General "Formulario de Opción de Graduación" con estampilla (Subproceso Formulario Trabajo final o examen final - Secretaría General). Estudiante Formulario de inscripción trabajo final o examen final Dentro del plazo establecido para entrega de formulario
4 Recibir de los estudiantes los formularios llenos con la selección de la alternativa de graduación. Secretaría General Formulario de inscripción trabajo final o examen final Última semana del segundo trimestre 
5 Ingresar información en expediente digital de estudiante en Sistema Universitas XXI y generar reporte para entregar a los coordinadores de los programas junto con memorándum. Secretaría General Reporte de listado de opción de graduación  Inmediatamente después de cerrado plazo de recepción de formularios 
6 Enviar recordatorio a los estudiantes respecto a fecha de presentación del  Plan de Trabajo Final. Secretaria del Área Académica Correo electrónico Dentro del plazo establecido para entrega de Plan de Trabajo Final 
7 Elaborar el Plan de Trabajo Final con las normas establecidas para el mismo (formato y manual de estilo). Estudiante Pautas para la elaboración de trabajo final (disponible en web de universidad) Dentro del plazo establecido para entrega de Plan de Trabajo Final 
Manual de Estilo
8 Entregar Plan de Trabajo Final en Secretaría General adjuntando la "Solicitud de Revisión y Aprobación de Plan de Trabajo Final" con estampilla. Estudiante Plan de Trabajo Final 2 meses antes de culminación de fase docente
Solicitud de revisión y aprobación del plan 
9 Recibir Plan de Trabajo Final y solicitud (Subproceso Recepción Plan de Trabajo Final - Secretaría General). Secretaría General Plan de Trabajo Final  
10 Verificar notas y asistencias para recepción de Plan de Trabajo Final (en caso de no estar aprobado no se le recibe el plan) . Secretaría General Sistema Universitas XXI Una vez entregado el Plan de Trabajo Final 
11 Enviar los "Planes de Trabajo Final" a  Secretarias de Áreas Académicas. Secretaría General Planes de Trabajo Final Una vez entregado el Plan de Trabajo Final 
12 Recibir  Planes de Trabajo Final y registrarlos en la "Matriz de Seguimiento de Trabajo Final y Tesis" . Secretaría del Área Académica Matriz de seguimiento de Tesis y Trabajo Final Una vez entregado el Plan de Trabajo Final 
13 Entregar a Coordinador de Programa de Posgrado el Plan de Trabajo Final, para aprobación (en casos particulares se designa un lector del Plan de Trabajo Final). Secretaría del Área Académica Matriz de seguimiento de tesis y Trabajo Final  Una vez entregado el Plan de Trabajo Final 
14 Analizar Plan de Trabajo Final para su aprobación o necesidad de cambios. Coordinador de Programa de Posgrado  Plan de trabajo final  Una vez entregado el Plan de Trabajo Final 
15 (Una vez revisado el Plan de Trabajo Final) Entregar a Secretaria del Área Académica el  Plan de Trabajo Final. Coordinador de Programa de Posgrado  Plan de trabajo final  1 mes desde fecha tope de entrega
16 Recibir del Coordinador de Programa de Posgrado los Planes de Trabajo Final aprobados, con observaciones y los Planes de Trabajo Final no aprobados para registro en el sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica Planes de Trabajo Final aprobados y no aprobados Sistema Universitas XXI 1 mes desde fecha tope de entrega
17 (En el caso de planes aprobados) Enviar "Carta de comunicación del Plan de Trabajo Final Aprobado" al estudiante por correo electrónico. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez recibido la resolución por parte del Coordinador 
Plan de trabajo final 
18 (En caso de Planes de Trabajo Final no aprobados) Notificar por correo electrónico al estudiante sobre las observaciones establecidas por el Coordinador de Programa de Posgrado adjuntando plan de Trabajo Final escaneado para las respectivas correcciones y nuevo plazo de entrega de la versión modificada. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez recibido la resolución por parte del Coordinador 
 Plan de Trabajo final escaneado
19 Elaborar el Plan de Trabajo Final con los cambios propuestos por el Coordinador de Programa de Posgrado o lector excepcional y entregar en Secretaría del Área Académica. Estudiante Plan de Trabajo Final  15 días para realizar cambios a partir de fecha de notificación
20 Recibir Plan de Trabajo Final modificado y reenviar a Coordinador de Programa de Posgrado o lector excepcional para aprobación. Secretaría del Área Académica Oficio de aprobación de Plan de Trabajo Final Dentro de los 15 días plazo desde notificación de cambios o ajustes
21 Recibir Plan de Trabajo Final modificado y analizarlo para aprobación o solicitud de cambios.  Coordinador de Programa de Posgrado Plan de Trabajo Final  Una vez culminado el plazo para realizar cambios 
22 (En caso de que el Plan de Trabajo Final necesite más cambios) Solicitar nuevamente cambios al estudiante.  Coordinador de Programa de Posgrado Plan de Trabajo Final   
23 (En caso de Plan de Trabajo Final Aprobado) Enviar a Secretaría General el Plan original de Trabajo Final aprobado y constancia de carta de comunicación del plan aprobado al estudiante. Secretaría del Área Académica Constancia de la carta de comunicación del plan aprobado al estudiante  
24 Desarrollar Trabajo Final de Graduación según el manual de estilo de la Universidad. Estudiante Trabajo Final de Graduación 3 meses a partir de finalizada la fase docente
Manual de Estilo
Pauta para elaboración y presentación de trabajo final
25 Enviar recordatorio de elaboración y vencimiento de plazo Trabajo Final  a los estudiantes a través de correo electrónico. Secretaría del Área Académica Correo electrónico 15 días antes de vencimiento de plazo
26 (en caso de necesidad de prórroga y por una sola vez) Entregar solicitud de prórroga dirigida a Coordinador de Programa de Posgrado en Secretaría General (Subproceso Solicitud de Prórroga Trabajo Final o Tesis - Secretaría General). Estudiante Solicitud prórroga Dentro del plazo establecido 
27 Recibir solicitud y aprobar prorroga de acuerdo a las normas establecidas.  Secretaría General Solicitud prórroga Dentro del plazo establecido 
28 (En caso de que el estudiantes no presente Trabajo Final dentro de su periodo de matricula) Realizar "Solicitud de extensión o segunda matricula" con estampilla dirigida al Rector y entregar en Secretaría General según calendario establecido (Subproceso Solicitud Extensión o segunda matricula - Secretaría General). Estudiante Solicitud de extensión o segunda matricula Dentro del plazo establecido 
29 Entregar 2 ejemplares de Trabajo Final de graduación, versión digital de Trabajo Final junto  "Solicitud de revisión" con estampilla en Secretaría General  (Subproceso Recepción Trabajo Final- Secretaría General). Estudiante Trabajo Final 3 meses después de terminada la fase de docencia
Solicitud de Revisión Trabajo Final 
30 Recibir Trabajo Final con "Solicitud de Revisión" (Subproceso Recepción Trabajo Final - Secretaría General). Secretaría General Trabajo Final Dentro de plazo establecido
Solicitud de Revisión Trabajo Final 
31 Verificar el cumplimiento de requisitos de fase presencial (notas, asistencias, no existencia de mora con tesorería) y cumplimiento de plazo de entrega . Secretaría General Sistema Universitas Sistema Académico Dentro de plazo establecido
32 Enviar a Secretaría del Área Académica Trabajos Finales de Graduación  Secretaría General Trabajo Final de Graduación Una vez culminado el plazo de recepción de Trabajos Finales
33 Entregar trabajos finales a Coordinador de Programa de Posgrado para designación de docente evaluador. Secretaría del Área Académica Trabajo Final de Graduación Una vez culminado el plazo de recepción de Trabajos Finales
34 Designar docente para evaluación de Trabajo Final de graduación . Coordinador de Programa de Posgrado Oficio de designación Una vez recibido el Trabajo Final
35 Notificar designación a docente mediante correo electrónico adjuntando Trabajo Final, donde consta las fechas establecidas para entrega de calificación. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez recibido el Trabajo Final
36 Evaluar y calificar trabajo final de graduación y emitir informe  de calificación. Docente lector Informe de Calificación de Trabajo Final 30 días a partir de recibido el Trabajo Final 
37 (En caso de Trabajo Final no aprobadas - Opcional) Emitir un informe con ajustes al Trabajo  Final y fechas establecidas para entrega de versión final.  Docente lector  Informe de docente lector con observaciones 30 días a partir de recibido el Trabajo Final 
38 Notificar al estudiante mediante correo electrónico sobre ajustes a realizar al Trabajo Final y tiempo establecido para presentación de cambios. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Inmediatamente después de recibido el Informe de Calificación
39 Recibir Trabajo Final con los cambios sugeridos por el docente lector y enviar nuevamente para calificación.  Secretaría del Área Académica Trabajo Final con cambios sugeridos 30 días a partir de recibido el Trabajo Final 
40 Generar informe de calificación de Trabajo Final y entregar a Secretaria del Área Académica. Docente lector  Sistema Universitas XXI Una vez recibido el Trabajo Final
Sistema Académico
41 Comunicar a estudiantes sobre calificación obtenida. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez recibida la nota de Trabajo Final
42 (En caso de que el estudiante no este de acuerdo con la notal) Realizar "Solicitud de Recalificación"  de trabajo final  dirigida al Coordinador de Programa de Posgrado y entregar a Secretaría General. Estudiante Solicitud de Recalificación Una vez recibida la nota de Trabajo Final
43 Designar (2) profesores para recalificación de Trabajo Final de graduación.  Coordinador de Programa de Posgrado de programa Oficio de designación Una vez recibida la solicitud
44 Informar a docentes sobre selección para recalificación de trabajo final. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez recibida la solicitud
45 Evaluar y recalificar trabajo final de graduación y emitir informe  de calificación. Docentes recalificación Trabajo Final de Graduación 30 días a partir de recibido el Trabajo Final 
Informe de Calificación de Trabajo Final
46 (para calificación de docente lector o docente de recalificación) Entregar a Secretaría del Área Académica.  Docentes Recalificación Informe de Calificación de Trabajo Final 30 días a partir de recibido el Trabajo Final 
47 Entregar "Informe de calificación" en Secretaria General para su ingreso en el Sistema Universitas XXI o Sistema Académico. Secretaría del Área Académica Informe de Calificación de Trabajo Final 30 días a partir de recibido el Trabajo Final 
48 Recibir "Informe de Calificación de Trabajo Final" e ingresar las calificaciones en el Sistema Universitas XXI o Sistema Académico (Subproceso recepción notas Trabajo Final Especialización Superior - Secretaría General). Secretaría General Informe de Calificación de Trabajo Final Una vez recibido el "Informe de Calificación"
49 (a estudiantes que cumplan con requisitos de graduación y a estudiantes de periodos académicos previos a 2016 - 2017)  Enviar correo electrónico mediante sistema Universitas o Sistema Académico sobre Pago de Derechos de Titulación  (Subproceso Pago Derecho de Titulación- Secretaría General). Secretaría General Correo electrónico Una vez recibido el "Informe de Calificación"
50 Pagar rubros de titulación en tesorería (Subproceso Pago derecho de titulación - Secretaría General) . Estudiante    
51 (a estudiantes que cumplan con requisitos de graduación y a estudiantes de periodos académicos a 2016 - 2017 y adelante) Emitir "Informe de cumplimiento de requisitos" notificando a estudiantes sobre inicio de proceso de titulación.  Secretaría General Informe de Cumplimiento de Requisitos  Una vez recibido el "Informe de Calificación"
52 (Una vez las notas han sido asentadas en el sistema Universitas o sistema académico) Solicitar  pagos a docentes  que han actuado como lectores ante Secretaría General.  Secretaría del Área Académica Solicitud de pago