Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO:  ACADÉMICO - DOCENTE    

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta    

PROCESO: ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR          

SUBPROCESO: EXAMEN FINAL ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR  

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera  

POE No.: UASB-ACD-1.6  

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Coordinador de Programa de Posgrado

OBJETIVO:

Describir de manera clara el proceso de apoyo a examen final, en el cual la información recibida y enviada a: estudiantes, docentes y demás partes interesadas, debe ser clara y adecuada a través de una adecuada planificación, operación, respuesta , verificación y seguimiento.

ALCANCE:

Este proceso abarca las actividades desde el envío del correo electrónico sobre alternativas de opción de graduación hasta el inicio del proceso de titulación 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Enviar  correo electrónico con la circular para elección de alternativa de graduación a los estudiantes de la Especialización Superior  (indicaciones, fechas de entrega de formulario, formulario de Opción de graduación, fecha de entrega de plan de trabajo final ).  Secretaría General Correo electrónico Inicio de segundo trimestre
Formulario Opción Graduación

Pautas para desarrollo trabajo final de graduación 

Normas para examen final
2 Enviar correo electrónico de recordatorio a los estudiantes respecto a la entrega del formulario con la alternativa seleccionada. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Antes de cumplimiento de fecha de entrega de formulario
Formulario opción de graduación

Pautas para desarrollo trabajo final de graduación 

Normas para examen final
3 Entregar en Secretaría General "Formulario de Opción de Graduación" con estampilla (Subproceso Formulario Trabajo final o Examen Final - Secretaría General). Estudiante Formulario Opción Graduación

Antes de cumplimiento de fecha de entrega de formulario
4 Recibir de los estudiantes los formularios llenos con la selección de la alternativa de graduación. Secretaría General Formulario de inscripción trabajo final o examen final Una vez concluido el plazo de recepción de Formularios
5 Ingresar información en expediente digital de estudiante en Sistema Universitas XXI y generar reporte para entregar a los coordinadores de los programas junto con memorándum. Secretaría General Reporte de listado de opción de graduación  Una vez concluido el plazo de recepción de Formularios
6 Recibir "Reporte de listado de opción de graduación" y entregar a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaría del Área Académica Memorándum de Reporte de listado de opción de graduación  Una vez concluido el plazo de recepción de Formularios
7 (una vez culminada la fase presencial y asentadas las notas) Verificar cumplimiento de requisitos para estudiantes que optaron por examen final y emitir listado con observaciones. Secretaría General Reporte de listado de opción de graduación  Una vez culminada la fase presencial y asentadas las notas
8 Enviar listado de estudiantes con la opción de graduación a Coordinador de programa de posgrado.  Secretaría General Reporte de listado de opción de graduación  Una vez culminada la fase presencial y asentadas las notas
9 Notificar a estudiante que no cumplen con los requisitos para rendir examen final.  Secretaría del Área Académica   Una vez culminada la fase presencial y asentadas las notas
10 Establecer fecha de examen final. Coordinador de programa de posgrado   Una vez culminada la fase presencial y asentadas las notas
11 Enviar comunicado a estudiantes mediante correo electrónico, sobre fecha establecida para rendición de examen e información relacionada. Secretaría del Área Académica Instructivo examen final Una vez recibido Reporte de listado de opción de graduación
12 Solicitar preguntas a profesores que fueron parte de cuerpo docente sobre temáticas de sus asignaturas o  desarrollar las preguntas en el área. Coordinador de Programa de Posgrado  Correo electrónico Dentro de periodo de preparación de examen final
13 Seleccionar preguntas y enviar a Coordinador de Programa de Posgrado. Docente Correo electrónico Dentro de periodo de preparación de examen final
14 Generar Examen Final a base de preguntas entregadas por docentes. Coordinador de Programa de Posgrado  Examen Final Dentro de periodo de preparación de examen final
15 Comunicar a Secretaría General lugar, fecha y hora de examen final. Secretaría del Área Académica   Dentro de periodo de preparación de examen final
16 Solicitar aula para el examen en el sistema Gestión de Aulas. Secretaría del Área Académica Sistema de Gestión de Aulas 30 días antes de rendir el examen
17 Enviar comunicado recordando a los estudiantes respecto a lugar y fecha de rendición del examen final. Secretaría del Área Académica Correo electrónico instrucciones examen final 8 días antes de fecha de examen 
18 Sacar copias de examen final según número de estudiantes. Secretaría del Área Académica Examen Final   
19 Tomar el examen final a estudiantes. Coordinador de Programa de Posgrado o su docente delegado Examen En fecha y hora establecida 
20 Calificar examen final. Coordinador de Programa de Posgrado  Examen  
21 Generar "Informe de Calificación de Examen Final" (informe por estudiante, calificación por pregunta y justificación de calificación). Coordinador de Programa de Posgrado Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
22 Entregar examen e "Informe de calificación" a Secretaria del Área Académica. Coordinador de Programa de Posgrado Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
23 Comunicar a estudiantes sobre calificación de examen final. Secretaría del Área Académica Correo electrónico / personal  Una vez calificados Exámenes Finales
24 Enviar a Secretaría General "Informe de Calificación" y exámenes de estudiantes. Secretaría del Área Académica Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
25 Recibir Informe de calificación de Examen Final e ingresar notas de examen final en el Sistema Universitas o Sistema Académico. (Subproceso Recepción Notas Examen Final Especialización Superior - Secretaría General). Secretaría General Sistema Universitas XXI Una vez calificados Exámenes Finales
26 (En caso de que el estudiante no este de acuerdo con la notal) Generar Solicitud de recalificación con estampilla y entregar en Secretaría General. Estudiante Solicitud de recalificación Una vez recibida la nota de Trabajo Final
27 Enviar solicitud a Coordinador de Programa de Posgrado  para su análisis.  Secretaría General Solicitud de recalificación Una vez recibida la nota de Trabajo Final
28 Designar 2 docentes para recalificación. Coordinador de Programa de Posgrado     
29 Informar a docentes sobre designación y entregar examen final. Secretaría del Área Académica Correo electrónico  
30 Evaluar examen final y calificarlo. Docentes recalificación Examen final   
31 Generar informe de calificación y entregarlo a Coordinador de Programa de Posgrado. Docente recalificación Informe de calificación de examen final   
32 Recibir informes de docentes y sacar promedio de notas de recalificación. Coordinador de Programa de Posgrado  Examen final  
33 Genera informe de calificación a base de informes de docentes y entregar a Secretaría del Área Académica. Coordinador de Programa de Posgrado  Informe de calificación de examen final   
34 Comunicar a estudiantes sobre calificación de examen final. Secretaría del Área Académica Correo electrónico / personal   
35 Enviar informe de calificación de Examen Final a Secretaría General. Secretaría del Área Académica Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
36 Recibir informe e ingresar calificación en sistema Universitas XXI  (Proceso Recepción Notas Examen Final Especialización Superior - Secretaría General). Secretaría general Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
37 (en caso de que el estudiante repruebe el examen final) Generar solicitud a Coordinador de Programa de Posgrado para rendición de segundo examen final y entregar a Secretaria General con estampilla. Estudiante Solicitud de rendición de segundo examen final  8 días después de asentada la nota de primer examen 
38 Recibir solicitud y enviar a Coordinador del Programa de Posgrado. Secretaría General Solicitud de rendición de segundo examen final  8 días después de asentada la nota de primer examen 
39 Recibir y analizar solicitud. Coordinador de Programa de Posgrado  Solicitud de rendición de segundo examen final  Una vez generada la solicitud
40 Preparar nuevo examen final. Coordinador de Programa de Posgrado  Segundo examen final  Una vez recibida la solicitud
41 Establecer fecha para rendición de nuevo examen final dentro del plazo de 8 días establecidos y solicitar a secretaría del Área Académica,  la  notificación a los estudiantes. Coordinador de Programa de Posgrado  Segundo examen final  Una vez recibida la solicitud
42 Notificar mediante correo electrónico al estudiante sobre fecha de segundo examen final . Secretaría del Área Académica Correo electrónico  
43 Recibir notificación y rendir segundo examen final en las fechas establecidas. Estudiante Segundo examen final   
44 Calificar segundo examen final. Coordinador de Programa de Posgrado  Examen final   
45 Generar "Informe de Calificación de Examen Final" (informe por estudiante, calificación por pregunta y justificación de calificación) (si el estudiante reprueba en el segundo intento ya no podrá rendir otro examen ni optar por otra alternativa de graduación). Coordinador de Programa de Posgrado  Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
46 Entregar nota y examen a secretaria del Área Académica.  Coordinador de Programa de Posgrado  Nota/Examen Una vez calificados Exámenes Finales
47 Comunicar a estudiantes sobre calificación de examen final Secretaría del Área Académica Correo electrónico / personal  Una vez calificados Exámenes Finales
48 Enviar informe de calificación de Examen Final a Secretaría General  Secretaría del Área Académica Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
49 Recibir informe e ingresar calificación en sistema Universitas XXI  (Subproceso Recepción Notas Examen Final Especialización Superior - Secretaría General). Secretaría General Informe de calificación de examen final  Una vez calificados Exámenes Finales
50 (a estudiantes que cumplan con requisitos de graduación y a estudiantes de periodos académicos previos a 2016 - 2017)  Enviar correo electrónico mediante Sistema Universitas XXI o Sistema Académico sobre Pago de Derechos de Titulación  (Subproceso Pago Derecho de Titulación- Secretaría General). Secretaría General Correo electrónico Una vez recibido el "Informe de Calificación"
51 (a estudiantes que cumplan con requisitos de graduación y a estudiantes de periodos académicos de 2016 - 2017 en adelante) Emitir "Informe de cumplimiento de requisitos" notificando a estudiantes sobre inicio de proceso de titulación.  Secretaría General Informe de Cumplimiento de Requisitos  Una vez recibido el "Informe de Calificación"
52 Pagar rubros de titulación en tesorería (Subproceso Pago derecho de titulación - Secretaría General). Estudiante    
53 (Una vez las notas han sido asentadas en el sistema Universitas o Sistema académico) Solicitar  pagos a docentes  que han actuado como lectores ante Secretaría General.  Secretaría del Área Académica Solicitud de pago