Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO: ACADÉMICO - DOCENTE     

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta   

PROCESO: DOCTORADO    


SUBPROCESO: GESTIÓN PROGRAMA DOCTORADO 

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera    

POE No.: UASB-ACD-3.3  

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  

Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Coordinador de programa

OBJETIVO:

Describir la gestión del proceso de los programas de Doctorado del Área, considerando una adecuada planificación, operación, respuesta , verificación y seguimiento de los programas, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, etc.)

ALCANCE:

Este proceso abarca las actividades desde el establecimiento del calendario académico del programa de doctorado hasta la notificación de aprobación de materias

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar Calendario académico (fecha de inicio y finalización y días de descanso o feriados en el trimestres) para programa de doctorado Secretaría General Calendario académico Previo a inicio de convocatoria 
2 Enviar calendario académico a las Áreas Académicas. Secretaría General Calendario académico Previo a inicio de convocatoria 
3 (En caso de Director de programa externo) Generar solicitud de contrato del Director de programa de posgrado a través de misceláneos . Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Una vez vencido el anterior contrato
4 Solicitar firma a Director del Área Académica en misceláneo. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Inmediatamente después de generada la solicitud de contrato
5 Firmar misceláneos de solicitud de contrato y entregar a Secretaría del Área Académica. Director del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Inmediatamente después de generada la solicitud de contrato
6 Enviar misceláneo de solicitud de contrato de coordinador firmado a Rectorado. Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato misceláneos Una vez firmado por el Director del Área
7 Recibir Calendario académico por parte de Secretaría General, desarrollar el plan anual de estudios (asignaturas, docentes, numero de créditos y tipo de asignatura)  enviar a Secretaría General. Director de Programa Secretaría del Área Académica Calendario académico  Anual
Plan anual de estudios
8 Recibir Calendario académico por parte de Secretaría General, desarrollar programación trimestras de asignaturas (fechas clases, horario, docente) y enviar antes de inicio cada de trimestre.  Director de Programa Secretaría del Área Académica Programación trimestras de asignaturas Antes de inicio de cada trimestre
9 Archivar programación anual y calendario académico y realizar seguimiento de la misma para  emisión de certificados de docencia. Secretaría General Memorándum programación trimestral Seguimiento durante todo el año
10 (Cuando se modifique o sea un programa nuevo) Crear programa académico  en Sistema Universitas a base del calendario anual de estudios (Subproceso Creación de Grafos y Cabeceras - Secretaría General). Secretaría General Sistema Universitas XXI  
11 Confirmar (vía telefónica o electrónica) con el docente las fechas y horarios de clases. Secretaría del Área Académica correo electrónico 1 mes antes de inicio de trimestre
12 Enviar a los docentes oficios con la Programación del curso. Secretaría del Área Académica Oficio Programación clases 1 mes antes de inicio de trimestre
13 Revisar y firmar oficio de programación de clases. Docente   1 mes antes de inicio de trimestre
14 (Para docentes del extranjero) Solicitar pasajes aéreos, viáticos, reservación de residencia, alimentación, honorarios de clases a Rectorado, D.A.F  y Residencia.  Secretaría del Área Académica Formulario de movilización  1 mes antes de inicio de trimestre
Formulario de residencia
15 Verificar ingreso de asignaturas por parte de Secretaría General en el sistema académico,  caso contrario solicitar a Secretaría General.  Secretaría del Área académica Sistema académico 1 mes antes de inicio de trimestre
16 Solicitar a docentes la elaboración y carga del syllabus en Portal Docentes (el programa da alertas cuando se ha revisado, aprobado o emitido observaciones). Secretaría del Área Académica Formato syllabus

1 mes antes de inicio de trimestre
Instructivo ingreso Syllabus

Sistema Docentes
17 Solicitar a docentes material académico a ser utilizado en clases. Secretaría del Área Académica Material docente 1 mes antes de inicio de trimestre
18 Realizar seguimiento de ingreso de syllabus en el portal docente, en caso de no existir el syllabus recordar a docente. Secretaría del Área Académica Matriz de ingreso Syllabus  2 semanas antes de inicio de clases
19 Elaborar y subir syllabus a "Portal Docente". Docente Syllabus


2 semanas antes de inicio de clases
20 Revisar Syllabus para aprobación ( en caso de no aprobar el syllabus remitir a docente con observaciones para cambio). Director de programa Syllabus

2 semanas antes de inicio de clases
21 (En caso de necesidades de cambio)  Realizar cambios en syllabus y subir nuevamente a "Portal Docente" . Docente Syllabus

2 semanas antes de inicio de clases
22 Aprobar Syllabus siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos caso contrario solicitar cambios Director de programa Syllabus

2 semanas antes de inicio de clases
23 Recibir  material digital de cada uno de las asignaturas por parte de los docentes y subirlos al Aula Digital o compartir los archivos en Office 365. Secretaría del Área Académica Material para clases 2 semanas antes de inicio de clases (máximo)
24 Ingresar en el sistema la planificación de las asignaturas (Crear paralelo, parametrización de clases, inscripción de estudiantes). Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI 2 semanas antes de inicio de clases (máximo)
25 Inscribir a estudiantes trimestralmente en las asignaturas correspondientes.  Secretaría del Área Académica Sistema Universitas XXI Antes del inicio de cada trimestre
26 Solicitar aulas en el "Sistema de gestión de aulas", proceso que se realiza por ciclo académico por asignatura (Subproceso Aprobación y Designación de aulas- Secretaría General). Secretaría del Área Académica Sistema de gestión de aulas  1 mes antes de iniciar trimestre
27 (En caso de docentes externos) Generar solicitud de contrato para docentes externos . Secretaría del Área Académica Solicitud de contrato docentes 1 mes antes de iniciar trimestre
28 (cuando el programa es nuevo o la asignatura es nueva) Verificar trimestralmente la disponibilidad del syllabus en el "Sistema de Contratos" por parte del docente. Secretaría del Área Académica Sistema de contratos/ Syllabus 2 semanas antes de inicio de clases
29 (En el caso  de que el syllabus no conste en el sistema de contratos) Recordar y verificar con el Director de Pograma la aprobación del syllabus. (los docentes solo ingresan en portal docente y se refleja en Sistema de contratos para su seguimiento). Secretaría del Área Académica Matriz de seguimiento de Ingreso de Syllabus  2 semanas antes de inicio de clases
30 Programar la evaluación al docente desde el Sistema Universitas XXI considerando las fechas de término de cada asignatura Dirección General Académica Sistema Académico Universitas XXI  
31 Solicitar para  entrega a estudiantes al inicio del año electivo a Control de Bienes  carpetas de cuerina institucionales y materiales: block de notas, escarapelas, adhesivos para vehículos y esferográficos.  Secretaría del área académica Correo electrónico  1 mes antes de inicio de trimestre
Solicitud suministros y materiales

32 Preparar materiales a ser entregados según detalle de solitud aprobada y notificar cuando este listo. Control de bienes  Solicitud suministros y materiales

2 semanas antes de inicio de clases
33 Retirar de Control de bienes material didáctico, verificar  cantidades. Secretaría del Área Académica Registro de requerimiento de suministros firmado 2 semanas antes de inicio de clases
34 Armar carpeta institucional de cuerina con los  materiales y documentos descritos  y generar los listados de estudiantes para la entrega. Secretaría del Área Académica Brochure de programas de posgrado y publicidad sobre cursos abiertos del área. 2 semanas antes de inicio de clases
35 Enviar correo electrónico a los estudiantes y docentes información sobre: a) Horarios de clases y timbraje b) Material del docentes y demás documentos que requieran  Secretaría del Área Académica Correo electrónico de bienvenida (incluyendo horarios de clases e instructivo de timbraje) Semana de inicio de clases
36 Enviar por correo electrónico el listado de estudiantes matriculados a los docentes. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Semana de inicio de clases
37 Reportar por correo electrónico a Jefatura Administrativa datos de docente, fecha y hora de curso para acceso a parqueadero. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Semana de inicio de clases
38 Entregar  carpeta institucional de cuerina a los estudiantes conforme listados registrando recepción Secretaría del Área Académica   Primer día de clases 
39 Atender requerimientos varios propios del curso (cambios de aulas, material, etc.). Secretaría del Área Académica   Durante el programa de Doctorado
40 (Cuando exista recuperación de clases o cambios de fecha de clases) Actualizar la programación trimestral en Sistema Universitas XXI. Secretaría del Área Académica    
41 Realizar seguimiento de las asistencias de estudiantes  y número de clases impartidos por el docente a través del Sistema de Gestión de Aulas. Secretaría del Área Académica Sistema de gestión de aulas  Continuo
42 Calendarizar ingreso de notas por parte de docentes en el sistema Universitas XXI, con respecto a la ultima fecha de clases. Secretaría General Correo electrónico Plazo de 15 días a partir de última clase
Sistema Universitas XXI
43 Solicitar notas a docentes dentro de plazos establecidos. Secretaría del Área Académica   Antes de ultima clase
44 Evaluar y calificar a estudiantes. Docente   Plazo de 15 días a partir de última clase
45 Ingresar notas en el sistema Universitas XXI. Docente Registro de notas Plazo de 15 días a partir de última clase
46 Imprimir "Acta definitiva de calificaciones" del Sistema Universitas XXI. Docente Acta definitiva de calificaciones Plazo de 15 días a partir de última clase
47 Entregar "Acta definitiva de calificaciones" en Secretaría del Área Académica" . Docente Acta definitiva de calificaciones Plazo de 15 días a partir de última clase
48 Recibir "Acta definitiva de calificaciones" de los docentes con firma de responsabilidad e inmediatamente enviar a Secretaría General. Secretaría del Área Académica Registro de notas Plazo de 15 días a partir de última clase
49 Recibir "Acta definitiva de Calificaciones" (Subproceso Notas de Asignaturas o módulos - Secretaría General). Secretaría General Acta definitiva de calificaciones Plazo de 15 días a partir de última clase
50 Obtener reporte de asistencia de sistema Gestión de Aulas (Subproceso Cierre de Asistencias - Secretaría General). Secretaría General Sistema Gestión de Aulas   
51 Cerrar materia en el sistema para permitir visualización por parte de los estudiantes. Secretaría General Sistema Universitas XXI  
52 (una vez culminado el primer año) Elaborar y preparar el ensayo teórico en relación con la malla curricular aprobada el primer año. Estudiante   Una vez culminado el primer año
53 Entregar ensayo teórico con estampilla junto con "Solicitud de revisión y calificación de ensayo teórico" en Secretaría General dentro del calendario establecido por el Coordindador de programa Estudiante   Una vez culminado el primer año
54 Enviar el ensayo teórico al Área Académica para revisión y calificación. Secretaría general Ensayo Teórico Una vez culminado el primer año
55 Evaluar y calificar ensayo teórico de estudiantes. Director de programa Ensayo Teórico Una vez culminado el primer año
56 Entregar informe de calificación de ensayo por estudiante a Secretaria General. Director de programa Informe de calificación  Una vez culminado el primer año
57 Recibir "Informe de calificación" e ingresar notas de ensayo teórico en el Sistema Universitas XXI. Secretaría General  Informe de calificación  Una vez culminado el primer año
58 Comunicar a estudiantes las calificaciones del ensayo teórico. Secretaría del Área Académica Informe de calificación  Una vez culminado el primer año
59 (una vez culminado el segundo año) Enviar notificación a los estudiantes que reprueban asignaturas (por notas o asistencias) a través de correo electrónico. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez culminado el segundo año
60 Enviar correo electrónico a estudiantes sobre fecha designada por Director de programa para rendición de examen comprehensivo. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez culminado el segundo año
61 Elaborar ejes temáticos para el examen comprehensivo. Director de programa Examen comprehensivo Una vez culminado el segundo año
62 Remitir a estudiantes ejes temáticos establecidos para la rendición de examen comprehensivo.  Director de programa Examen comprehensivo Una vez culminado el segundo año
63 Desarrollar el examen comprehensivo según el eje temático seleccionado. Estudiante Examen comprehensivo Una vez culminado el segundo año
64 Entregar examen comprehensivo a Director de programa dentro del plazo establecido. Estudiante examen comprehensivo Una vez culminado el segundo año
65 Evaluar y calificar examen comprehensivo y generar "Informe de Calificación" por examen . Director de programa Informe de calificación de examen complexivo Una vez culminado el segundo año
66 Enviar "Informe de Calificación" a Secretaria General para ingreso de calificaciones en el sistema. Director de programa Informe de calificación de examen  Una vez culminado el segundo año
67 Recibir informe e ingresar calificaciones en el Sistema Universitas XXI. Secretaría General  Informe de calificación de examen  Una vez culminado el segundo año
68 Comunicarse con la Secretaríadel Área Académica para conocer calificacion de examen comprehensivo. Estudiante Informe de calificación de examen  Una vez culminado el segundo año
69 (Opcional) Solicitar "Diploma de estudios avanzados" mediante solicitud con estampilla en Secretaría General y pagar los rubros establecidos. Estudiante Diploma de Estudios Avanzados  
70 Verificar cumplimiento de requisitos previo a la emisión de Diploma de Estudios Avanzados y solicitar pago de valores de titulo.  Secretaria General    
71 Recibir comprante de pago y comprobar aprobación de Plan de Tesis y requisitos complementarios. Secretaría General Comprobante de pago  
72 Emitir diploma de "Estudios Avanzados" para estudiantes que cumplan con los requisitos. Secretaría General   Una vez verificado el cumplimiento de requisitos
73 Generar solicitud de pago por honorarios a docente. Secretaría del Área Académica Solicitud de pago

Una vez culminado el segundo año