Universidad Andina Simón Bolívar

Académico - Docente

MACROPROCESO: ACADÉMICO - DOCENTE

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta

PROCESO: DOCTORADO


SUBPROCESO: TESIS DOCTORADO

ELABORADOR POR: SECRETARÍAS DEL ÁREA DE GESTIÓN: Diana Rodríguez, Tania Roldán, Elizabeth Herrera

POE No.: UASB-1-ACD-3.6

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  

Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Coordinador de Programa de Posgrado 

OBJETIVO:

Describir de manera clara el proceso de apoyo a tesis , en el cual la información recibida y enviada a: estudiantes, docentes y demás partes interesadas, debe ser clara y adecuada a través de una adecuada planificación, operación, respuesta , verificación y seguimiento.

ALCANCE:

Este proceso abarca las actividades desde la recepción del correo de autorización de desarrollo de Tesis hasta el inicio de la fase de titulación

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No.  ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO ASOCIADO CUANDO
1 Recibir  correo electrónico de autorización de desarrollo de la  tesis, con la aprobación del Plan de Tesis, la designación de Director y número de resolución de Rector. Estudiante Resolución de Director del área  
Acta de aprobación de Plan de Tesis 
2 Desarrollar tesis dentro del plazo establecido para el caso. Estudiante   60 meses desde inicio de fase docente 
3 Verificar en el sistema académico si el docente externo a ser contratado para la tutoría de la tesis es parte del cuerpo docente de la UASB. Secretaría del Área Académica Sistema de contratos Inmediatamente después de designado Director de Tesis
4 Actualizar el formulario de seguimiento de tesis, con datos de No. De contrato del Director, No. de resolución del Rector. Secretaría del Área Académica Formulario de seguimiento de tesis  Inmediatamente después de designado Director de Tesis
5 Enviar recordatorio  de vencimiento de entrega de tesis a estudiantes  a través de correo electrónico.  Secretaría del Área Académica Correo electrónico  1 mes antes de vencimiento de plazo
6 Solicitar reuniones con el Director para revisión de avances de Tesis. Estudiante Tesis Doctoral Dentro de plazo de realización de Tesis
7 (De requerir Extensión de matricula): Generar "Solicitud de Extensión de matricula" dirigida a Rector. Estudiante Solicitud de extensión de matricula Dentro del plazo establecido por Secretaría General
8 Entregar "Solicitud de extensión de  matricula" con estampilla dirigida al Rector en Secretaría General (Subproceso Segunda Matricula o Extensión de Matricula - Secretaría General). Estudiante Solicitud de extensión de matricula Dentro del plazo establecido por Secretaría General
9 Elaborar "Informe de Dirección" una vez concluida la elaboración de la Tesis y entregar al estudiante. Director de tesis  Informe de Dirección Una vez culminada la elaboración de Tesis
10 Realizar evaluación de Director de tesis, mediante formatos establecidos por la universidad. Estudiante Universitas XXI Una vez culminada la elaboración de Tesis
11 Elaborar "Solicitud de Primer Lector" para  Tesis. Estudiante  Solicitud de Primer Lector Según calendario establecido
12 Entregar 1 ejemplar de la Tesis Doctoral, Informe de Director según fecha establecidas junto con "Solicitud de Primer Lector" con estampilla. Estudiante  Tesis Doctoral Según calendario establecido
Informe de Dirección
Solicitud de Primer Lector
13 Recibir Tesis, verificar tema de tesis, cumplimiento de requisitos complementarios y dos certificados de publicaciones indexadas y registrar en Sistema Universitas o Sistema Académico (fecha de recepción, fecha de informe de Director de Tesis, fecha de envío al área)  (Subproceso Recepción Tesis Doctoral - Secretaría General). Secretaría General  Tesis Doctoral Una vez concluido el periodo de recepción de Tesis 
14 Realizar Memorándum para entrega de Tesis al Área Académica. Secretaría General  Informe de Dirección Una vez concluido el periodo de recepción de Tesis 
15 Enviar ejemplar de Tesis, memorándum y copia de Informe de Dirección al Área Académica. Secretaría General  Informe de Dirección Una vez concluido el periodo de recepción de Tesis 
16 Recibir de Secretaría General un ejemplar de tesis doctoral, informe de Director de tesis y "Solicitud de primer lector" dirigida a Director de programa. Secretaría del Área Académica Ejemplares impresos de Tesis Una vez concluido el periodo de recepción de Tesis 
17 Designar primer lector. Director de programa    
18 Comunicar a primer lector sobre designación y entregar tesis para su revisión (3 meses). Secretaría del Área Académica Correo electrónico 3 meses 
19 Ingresar datos de primer lector en Universitas XXI o Sistema Académico. Secretaría del Área Académica Sistema Universitas Una vez culminado periodo de revisión
20 Realizar revisión de tesis y generar "Informe de pre defensa de tesis" (el informe puede habilitar la tesis para la defensa o sugerir cambios). Primer lector  Informe de pre defensa de tesis 3 meses 
21 Entregar informe de revisión al estudiante. Primer lector  Informe de pre defensa de tesis Una vez culminado periodo de revisión
22 Efectuar los cambios sugeridos por el primer lector (plazo de 2 meses). Estudiante  Informe de pre defensa de tesis 2 meses 
23 Entregar tesis doctoral con cambios a primer lector para su revisión. Estudiante  Tesis Doctoral Una vez culminado periodo de correcciones
24 Revisar tesis doctoral con cambios aplicados y emitir "Informe de pre-defensa" y se habilita para defensa de tesis . Primer lector  Informe de pre defensa de tesis Una vez revisada la Tesis
25 (Opcional) Solicitar a Director de programa y Primer Lector realización de Coloquio Académico Doctoral, donde participa el estudiante, lector de pre-defensa y demás docentes. Estudiante    
26 (Opcional) Convocar y realizar Coloquio Académico. Secretaría del Área Académica    
27 Enviar "Informe de primer lector" a Secretaría General. Secretaría del Área Académica    
28 Recibir "Informe de primer Lector" y registrar fecha en sistema Universitas o Sistema Académico. Secretaría General    
29 Comunicar a estudiante sobre entrega de 1 ejemplar de tesis para tribunal y versión digital. Secretaría del Área Académica    
30 Entregar en Secretaría General, 1 ejemplar de la Tesis Doctoral, versión digital de Tesis Doctoral y "Solicitud de Designación de Tribunal"  (Subproceso Recepción Tesis Doctoral - Secretaría General). Estudiante  Informe de Primer Lector Tesis Solicitud de designación de Tribunal Una vez entregada la Tesis 
31 Recibir Tesis, verificar tema, verificar informe de primer lector y registrar en Sistema Universitas o Sistema Académico (fecha de recepción, fecha de envío al área académica). Secretaría General  Tesis Una vez entregada la Tesis 
32 Elaborar Memorándum para entrega a Director del programa. Secretaría General  Memorándum Una vez entregada la Tesis 
33 Enviar 1 ejemplar de tesis doctoral, copia de solicitud de designación de Tribunal al Área Académica y memorándum de envío. Secretaría General  Tesis Solicitud de designación de Tribunal Memorándum Una vez entregada la Tesis 
34 Sugerir designación de miembros de Tribunal de defensa de tesis doctoral, el mismo que estará compuesto por 3 miembros. Director de programa Memorándum   
35 Enviar memorándum dirigido al Rector solicitando autorización para designación de miembros de tribunal que será recibido en Secretaría General. Director de programa Memorándum designación de tribunal  Una vez designado Tribunal de Defensa de Tesis
36 Recibir solicitud y elaborar resolución y enviar a rectorado (solicitar cambios cuando la información este incorrecta o incompleta). Secretaría General Resolución Designación de miembro de Tribunal  Una vez designado Tribunal de Defensa de Tesis
37 Aprobar la designación de miembros de tribunal y enviar a Secretaría General. Rector Resolución Designación de miembro de Tribunal  Una vez designado Tribunal de Defensa de Tesis
38 Enviar resolución al Área Académica, archivar 1 resolución en expediente físico del estudiante y 1 en archivo secuencial de Secretaría General. Secretaría General Resolución Designación de miembro de Tribunal  Una vez designado Tribunal de Defensa de Tesis
39 Recibir resolución de Tribunal designado y fecha de Defensa de Tesis. Secretaría del Área Académica Resolución Designación de miembro de Tribunal  Una vez designado Tribunal de Defensa de Tesis
40 Notificar a docentes designados para la conformación del tribunal mediante correo electrónico o llamadas. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Una vez designado Tribunal de Defensa de Tesis
41 Enviar a miembros del Tribunal "Carta a miembros de tribunal" firmada por Director de Programa anexando los ejemplares y por correo electrónico el plan de tesis aprobado. Secretaría del Área Académica Carta a miembros del tribunal 1 mes antes de fecha de Defensa
Ejemplares impresos de las tesis
42 Notificar a través de correos electrónicos a estudiante y miembros del Tribunal las fechas (día y hora) de la defensa de tesis. Secretaría del Área Académica Correo electrónico 1 mes antes de fecha de Defensa
43 Actualizar matriz de seguimiento de tesis e ingresar en Sistema Universitas XXI o Sistema Académico: día y hora de defensa de tesis y tribunal designado. Secretaría del Área Académica Matriz de seguimiento de tesis Antes de Defensa de Tesis
44 Reservar salón para defensa de Tesis Doctoral en Sistema Gestión de Aulas y solicitar audio y grabación a Jefatura Administrativa. Secretaría del Área Académica Sistema Gestión de Aulas Antes de Defensa de Tesis
45 (para miembros de tribunal extranjeros) Solicitar a Rectorado pasajes, viáticos y gastos de viaje. Secretaría del Área Académica   Antes de Defensa de Tesis
46 Solicitar a Relaciones Públicas material de difusión para la defensa de Tesis Doctoral. Secretaría del Área Académica Material de difusión Antes de Defensa de Tesis
47 Realizar material de difusión para defensa de Tesis Doctoral y colocarlo en carteleras y demás puntos de difusión.  Relaciones Públicas Material de difusión Antes de Defensa de Tesis
48 Realizar defensa pública de Tesis. Estudiante Tesis Doctoral  
49 Emitir informe de observaciones  Tribunal  Tesis Doctoral  
50 Realizar cambios en Tesis Doctoral según lo establecido en defensa de tesis. Estudiante Tesis Doctoral 1 mes para efectuar cambios
51 Recibir  versión digital de la Tesis modificada y "Carta guía de cambios" y enviar al Tribunal. Secretaría del Área Académica Versión modificada de la tesis Una vez culminado plazo de corrección
52 Establecer nueva fecha para defensa de tesis con modificaciones.  Director de programa Versión modificada de la tesis Una vez culminado plazo de corrección
53 Comunicar a miembros de tribunal sobre realización de nueva defensa de Tesis.  Secretaria Área Académica    
54 Reservar salón para defensa de Tesis Doctoral en Sistema Gestión de Aulas y solicitar audio y grabación a Jefatura Administrativa. Secretaría del Área Académica Sistema Gestión de Aulas Antes de Defensa de Tesis
55 (para miembros de tribunal extranjeros) Solicitar a Rectorado pasajes, viáticos y gastos de viaje. Secretaría del Área Académica   Antes de Defensa de Tesis
56 Solicitar a Relaciones Públicas material de difusión para la defensa de Tesis Doctoral. Secretaría del Área Académica Material de difusión Antes de Defensa de Tesis
57 Realizar material de difusión para defensa de Tesis Doctoral y colocarlo en carteleras y demás puntos de difusión.  Relaciones Públicas Material de difusión Antes de Defensa de Tesis
58 Realizar defensa publica de Tesis. Estudiante Tesis Doctoral  
59 Analizar versión modificada de Tesis y emitir veredicto. Tribunal Veredicto Una vez culminado plazo de corrección
60 (Si la tesis aun no cumple con requisitos de aprobación) Solicitar cambios para segunda corrección, si no aprueba después de realizados los cambios el estudiante pierde el derecho de graduación. Tribunal   6 meses a un año
61 Emitir Acta de Defensa de Tesis Doctoral una vez culminada la defensa de tesis Tribunal Correos de aprobación de tesis   
62 Enviar a Secretaría General "Acta de Defensa de Tesis" (Proceso Recepción Acta Tesis Doctoral - Secretaría General). Secretaría del Área Académica Actas de tesis aprobadas Una vez aprobada la Tesis
63 Recibir e ingresar en el Sistema Universitas o Sistema Académico el acta de defensa de tesis y comunicación a estudiante en caso de tesis doctoral aprobada para entrega de ejemplar definitivo.  Secretaria General Correo electrónico Una vez aprobada la Tesis
64 Recibir la notificación.  Estudiante Correo electrónico Una vez aprobada la Tesis
65 (a estudiantes que cumplan con requisitos de graduación y periodo académico de 2016 - 2021 o antes)  Enviar correo electrónico mediante sistema Universitas o Sistema Académico sobre Pago de Derechos de Titulación  (Subroceso Pago Derecho de Titulación- Secretaría General) y entrega de ejemplar definitivo (Proceso Recepción Tesis Final Maestría- Secretaría General). Secretaria General Correo electrónico Una vez aprobada la Tesis
66 Pagar derechos de titulación con "Autorización de Pago de Derecho de Titulación" aprobada por biblioteca y Secretaría General  (Proceso pago derecho de titulación - Secretaría General). Estudiante  Autorización de Pago de Derecho de Titulación Una vez aprobada la Tesis
67 (a estudiantes que cumplan con requisitos de graduación y periodo académico de 2017 - 2022 en adelante) Enviar correo electrónico solicitando entrega de ejemplar definitivo de Tesis  (Proceso Recepción Tesis Final Doctorado- Secretaría General) Secretaría General Correo electrónico Una vez aprobada la Tesis
68 (para estudiantes de 2017 - 2022 en adelante) Emitir  "Formulario de cumplimiento de Requisitos" y entregar a estudiante para entrega de ejemplar definitivo de tesis. Secretaría General Formulario de Cumplimiento de Requisitos Una vez aprobada la Tesis
69 Generar solicitud de pago para  Director de Tesis y miembros del tribunal, obtener la firma del Director del Área y remitir para sumilla a Secretaría General. Secretaria del Área Académica Solicitud de pago Una vez aprobada la Tesis