Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión Administrativa Financiera

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

SUBPROCESO: MANEJO DE CAJA CHICA

ELABORADOR POR: Alexandra Noboa

POE No.: UASB-7-DAF-1.7

EQUIPO PROCESOS: Sofia Vega  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Recaudador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca

OBJETIVO:

Dinamizar la gestión administrativa de la universidad, a través de la adquisición de bienes y suministros que son requerimientos urgentes y que no se pueden planificar.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con el requerimiento de compra por caja chica por parte del solicitante hasta la solicitud de pago de la compra o la solicitud de requisición de caja chica.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Realizar requerimiento de compra por caja chica personalmente, por teléfono o por correo electrónico Solicitante Requerimiento de compra Permanente
2 Recibir el requerimiento de compra por caja chica personalmente, por teléfono o por correo electrónico Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca Instructivo de caja chica Permanente
3 Actividades de la Caja chica UASB: • Certificación de cheques • Movilización del personal de la UASB previa autorización de la DAF • Compra de tarjeta para teléfono del mensajero • Adquisición de normas técnicas • Comisiones bancarias • Servicio de correo de ser el caso y en monto menores • Peajes • Servicio de parqueadero • Otros gastos previo autorización de la DAF Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca   Permanente
4 Actividades de la Caja chica de Control de Bienes: • Adquisiciones de Materiales de oficina urgentes que no se encuentra en stock, previa certificación del responsable. • Suministros de consumo (Ej. canela) que se no encuentre en stock. • Materiales para eventos oficiales. • Movilización para retirar materiales adquiridos (de ser el caso). • Compra de materiales y suministros (material eléctrico, plomería, carpintería, de construcción, de comunicación, telefonía) necesarios para el mantenimiento de bienes muebles e inmuebles a su cargo. • Gastos por mantenimiento (mano de obra). • Provisión de combustible • Peajes • Servicio de parqueadero • Otros relacionados con su gestión previo autorización de la DAF Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca   Permanente
5 Actividades de la Caja chica del Edicifcio de servicios universitarios: • Gastos en general para el mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles del Edificio de Estudios Universitarios • Suministros de consumo que se no encuentre en stock • Alimentación personal de turno previo autorización DAF • Gas de uso doméstico • Otros relacionados con su gestión previo autorización de la DAF Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca   Permanente
6  Actividades de la Biblipteca: •Servicio de Correo •Movilización para retiro o entrega de libros •Libros Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca   Permanente
7 Verificar la disponibilidad de fondos para la adquisición Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca   Permanente
8 "Opción: no se dispone de fondos" Solicitar la compra directamente al Director Administrativo Finaciero o al Operador de Bodega personalmente, por teléfono o por correo electrónico como "URGENTE". Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca   Permanente
9 Solicitar al Operador de Bodega que realice la compra Director Administrativo Financiero   Permanente
10 Solicitar proforma a través de la línea de crédito aperturada Operador de Bodega Proforma Permanente
11 Presentar Proforma a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Operador de Bodega Proforma Permanente
12 (Subproceso "Presupuesto") Recibir la Disponibilidad presupuestaria Operador de Bodega Disponibilidad presupuestaria Permanente
13  Generar orden de compra Operador de Bodega Orden de compra Permanente
14  Firmar orden de compra Director Administrativo Financiero Orden de compra Permanente
15 Realizar la compra y entregarla al custodio solicitante Operador de Bodega Factura Comprobante de retención Permanente
16 Solicitar el pago a la Dirección Administrativa Financiera adjuntando la factura y comprobante de retención (Subproceso "Presupuesto") Operador de Bodega Solicitud de pago Factura Comprobante de retención Permanente
17 Entregar la compra al Solicitante Solicitante   Permanente
18 "Opción: si se dispone de fondos" Elaborar vale de caja Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca Vale de caja Permanente
19  Entregar al solicitante el dinero Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca   Permanente
20  Realizar la compra Solicitante Factura Comprobante de retención Permanente
21 Entregar la factura y comprobante de retención  de compra al custodio de caja chica Solicitante Factura Comprobante de retención Permanente
22 Consolidar las facturas y comprobantes de retención Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca Factura Comprobante de retención Permanente
23 Solicitar reposición de fondos de caja chica adjuntando facturas y comprobantes de retención (Subproceso "Presupuesto") Recaudador - Pagador/Operador de Bodega/Jefe de Residencia/Jefe del Centro de Información y Biblioteca Solicitud de pago Factura Comprobante de retención Permanente