Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:  DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


SUBPROCESO: PRESUPUESTO

ELABORADOR POR: Mario Rivera

POE No.: UASB-DAF-1.1

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Oficial de Presupuesto

OBJETIVO:

Este subproceso inicia con la formulación del presupuesto y termina con la evaluación del mismo.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la formulación del presupuesto y termina con la evaluación del mismo.

1.DIAGRAMA DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen


2.PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Definir fecha para iniciar la elaboración de la proforma presupuestaria de acuerdo a las políticas establecidas Director Administrativo Financiero Oficial de Presupuesto   Julio
2 Coordinar con el Director Administrativo Financiero la solicitud de información a las áreas y jefaturas Oficial de Presupuesto   Julio
3 Enviar correo electrónico a directores de área y jefes de unidades, comunicando que se inicia la elaboración de la proforma presupuestaria para el siguiente año. Director Administrativo Financiero
Correo electrónico de comunicación de inicio de elaboración de proforma presupuestaria

Julio
4 Enviar correos electrónicos personalizados a directores de área y jefes de unidades, solicitando información y adjuntando los formularios para cada caso de acuerdo al archivo "00 índice". Oficial de Presupuesto
Correos electrónicos personalizados

00 indice 

FPP-001-2018 

FPP-002-2018

FPP-003-2018 

FPP-004-2018 

FPP-005-2018 

FPP-006-2018

FPP-007-2018 

FPP-008-2018

FPP-010-2018

FPP-011-2018

FPP-012-2018

FPP-014-2018 

FPP-015-2018 

FPP-016-2018 

FPP-017-2018 

FPP-018-2018

FPP-019-2018 

FPP-020-2018

FPP-021-2018 

FPP-023-2018

FPP-024-2018

Julio
5 Recibir información por correo electrónico de los directores de área y jefes de unidades. Oficial de Presupuesto
Correo electrónico 

00 indice

FPP-001-2018 

FPP-002-2018

FPP-003-2018

FPP-004-2018 

FPP-005-2018

FPP-006-2018

FPP-007-2018

FPP-008-2018 

FPP-010-2018

FPP-011-2018

FPP-012-2018

FPP-014-2018

FPP-015-2018

FPP-016-2018

FPP-017-2018 

FPP-018-2018

FPP-019-2018 

FPP-020-2018

FPP-021-2018

FPP-023-2018

FPP-024-2018

Julio
6 Informar al Director Administrativo Financiero por correo electrónico cuáles áreas o jefaturas no han presentado información Oficial de Presupuesto Correo electrónico Agosto y septiembre
7 Enviar correo electrónico a directores de área y jefes de unidades, recordando que se venció el plazo para la entrega de la información para la elaboración de la proforma presupuestaria para el siguiente año y que es necesario que se envíe lo antes posible la misma. Director Administrativo Financiero Correo electrónico Agosto y septiembre
8 Opción: No se recibe información Visitar a las áreas y jefaturas y solicitar el envío de la información. En caso de que no se reciba información de alguna área se hará una estimación para la asignación de recursos ara la misma. Oficial de Presupuesto   Agosto y septiembre
9 Opción: Se recibe información Elaborar la proforma presupuestaria Oficial de Presupuesto Proforma presupuestaria Octubre
10 Consolidar la información recibida .  Oficial de Presupuesto   Agosto y septiembre
11 Remitir al Director Administrativo Financiero por correo electrónico la proforma presupuestaria para su revisión. Oficial de Presupuesto
Correo electrónico 

Proforma presupuestaria
Octubre
12 Realizar reuniones de trabajo para revisar la proforma presupuestaria y efectuar ajustes. Director Administrativo Financiero Oficial de Presupuesto Proforma presupuestaria Octubre
13 Enviar mediante memorando la proforma presupuestaria al Rectorado Director Administrativo Financiero
Memorando 
Proforma presupuestaria
Octubre
14 Presentar al Consejo Superior en la reunión ordinaria la proforma presupuestaria para su aprobación Rector Proforma presupuestaria Octubre o Noviembre
15 Aprobar proforma presupuestaria Consejo Superior Proforma presupuestaria Octubre o Noviembre
16 Enviar resolución de aprobación del presupuesto al Rector Consejo Superior Resolución de aprobación del presupuesto Octubre o Noviembre
17 Enviar resolución de aprobación del presupuesto al Director Administrativo Financiero para su ejecución Rector Resolución de aprobación del presupuesto Octubre o Noviembre
18 Recibir Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria de las áreas o jefaturas Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Todo el año
19 Disponer al Oficial de Presupuesto que genere la disponibilidad presupuestaria Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria

Todo el año
20 Poner sello y sumillar la solicitud de disponibilidad presupuestaria indicando que existe o no  disponibilidad presupuestaria Oficial de Presupuesto
Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
21 Devolver el trámite a la Dirección Administrativa Financiera
Oficial de Presupuesto

Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria 

Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
22 Devolver el trámite al área solicitante y pasar a la actividad 38 Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria 
Todo el año
23 Elaborar la orden de compra/prestación de servicios Área solicitante

Disponibilidad presupuestaria

Orden de compra

Todo el año
24 Regresar el memorando y orden de compra/prestación de servicios a la Dirección Administrativa Financiera
Área solicitante

Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria 

Disponibilidad presupuestaria 

Orden de compra

Todo el año
25 Firmar la orden de compra/prestación de servicios Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria

Disponibilidad presupuestaria 

Orden de compra

Todo el año
26 Devolver el trámite al área solicitante Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria 

Disponibilidad presupuestaria

Orden de compra

Todo el año
27 (Subproceso "Manejo de caja chica"), ("Subproceso Adquisición, constatación, depreciación y consumo de bienes, suministros y materiales de oficina") (Subproceso "Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes") Recibir solicitudes de pago autorizadas con la documentación habilitante por la Dirección Administrativa Financiera. (La documentación habilitante puede ser facturas o contratos) Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Solicitud de Pago Oficio de Pago/Memorando de Pago 


Documentación habilitante
Todo el año
28 Autorizar pago Director Administrativo Financiero
Solicitud de Pago Oficio de Pago/Memorando de Pago 


Documentación habilitante
Todo el año
29 Elaborar e imprimir el compromiso presupuestario de gasto en el Sistema Contable Olympo en el Módulo de Contabilidad Oficial de Presupuesto
Compromiso presupuestario 

Sistema Contable Olympo
Todo el año
30 Adjuntar el compromiso presupuestario al trámite y entregarlo a Contabilidad Oficial de Presupuesto
Solicitud de Pago Oficio de Pago / Memorando de Pago Documentación habilitante Compromiso presupuestario

Todo el año
31 Opción: Reformas realizadas por la DAF Revisar saldos presupuestarios en el  Sistema Contable Olympo en el Módulo de Contabilidad Oficial de Presupuesto
Sistema Olympo
Todo el año
32 Registrar la reasignación presupuestaria  en el  Sistema Contable Olympo en el Módulo de Contabilidad Oficial de Presupuesto Sistema Olympo Todo el año
33 Imprimir la reforma presupuestaria y archivarla Oficial de Presupuesto
Reforma presupuestaria Sistema Olympo

Todo el año
34 Realizar resolución de reforma presupuestaria Oficial de Presupuesto Resolución de reforma presupuestaria Todo el año
35 Firmar resolución de reforma presupuestaria Director Administrativo Financiero Resolución de reforma presupuestaria Todo el año
36 Archivar reforma presupuestaria y resolución de reforma presupuestaria Oficial de Presupuesto
Reforma presupuestaria 

Resolución de reforma presupuestaria
Todo el año
37 Opción: Reformas solicitadas a la DAF Receptar solicitud de reforma a proforma presupuestaria al presupuesto aprobado Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de reforma a proforma presupuestaria Todo el año
38 Revisar saldos presupuestarios en el  Sistema Contable Olympo en el Módulo de Contabilidad Oficial de Presupuesto Sistema Olympo Todo el año
39 Imprimir la reforma presupuestaria y archivarla Oficial de Presupuesto
Reforma presupuestaria Sistema Olympo

Todo el año
40 Registrar la reasignación presupuestaria  en el  Sistema Contable Olympo en el Módulo de Contabilidad Oficial de Presupuesto Sistema Olympo Todo el año
41 Realizar resolución de reforma al presupuesto  con la disponibilidad presupuestaria Oficial de Presupuesto
Resolución de reforma al presupuesto 

Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
42 Revisar resolución de reforma al presupuesto  con la disponibilidad presupuestaria Director Administrativo Financiero
Resolución de reforma al presupuesto 

Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
43 Enviar resolución de reforma al presupuesto  con la disponibilidad presupuestaria al Rectorado Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Resolución de reforma al presupuesto 

Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
44 Firmar resolución de reforma al presupuesto  con la disponibilidad presupuestaria Rector
Resolución de reforma al presupuesto 

Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
45 Recibir y enviar la resolución de reforma al presupuesto al área solicitante con la disponibilidad presupuestaria Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Resolución de reforma al presupuesto

Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
46 Archivar  la resolución de reforma al presupuesto con la disponibilidad presupuestaria Oficial de Presupuesto
Resolución de reforma al presupuesto 

Disponibilidad presupuestaria

Todo el año
47 Realizar informe de niveles de ejecución presupuestaria Oficial de Presupuesto Informe de niveles de ejecución presupuestaria Todo el año
48 Enviar el informe de niveles de ejecución presupuestaria al Director Administrativo Financiero Oficial de Presupuesto Informe de niveles de ejecución presupuestaria Todo el año
49 Analizar el informe de niveles de ejecución presupuestaria al Director Administrativo Financiero Director Administrativo Financiero Oficial de Presupuesto Informe de niveles de ejecución presupuestaria Todo el año
50 Realizar el informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral que incluya presupuesto inicial, reformas, niveles de ejecución, indicadores Oficial de Presupuesto Informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral Abril, Agosto, Diciembre
51 Enviar el informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral al Director Administrativo Financiero Oficial de Presupuesto Informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral Abril, Agosto, Diciembre
52 Analizar informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral al Director Administrativo Financiero Director Administrativo Financiero Oficial de Presupuesto Informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral Abril, Agosto, Diciembre
53 Enviar el  informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral  al Rector para su conocimiento Director Administrativo Financiero Informe de evaluación presupuestaria cuatrimestral Abril, Agosto, Diciembre