Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión Administrativa Financiera

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


SUBPROCESO: SEGUIMIENTO A CUENTAS POR COBRAR

ELABORADOR POR: Ana Lucía Torres, Lautaro Tanaí

POE No.: UASB-7-DAF-1.12

EQUIPO DE PROCESOS:

Sofía Vega

COORDINACIÓN:

Marcia Almeida

RESPONSABLE:


Tesorero/Colector

OBJETIVO:

Realizar el seguimiento a los estudiantes, ex estudiantes y clientes que tienen deudas con la universidad para que cancelen las mismas.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la emisión del reporte de cuentas por cobrar y finaliza con la revisión de los saldos pendientes.

1. DIAGRAMA DE FLUJO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar el reporte de cuentas por cobrar en el Módulo de Cuentas por Cobrar del Sistema Olympo Tesorero/Colector Cobro Sistema Olympo Mensual
2 Opción: Cuentas por cobrar a estudiantes Bloquear los permisos a los alumnos en el Sistema Universitas Tesorero/Colector Sistema Universitas Mensual
3 Opción: El estudiante no pagó la deuda Realizar seguimiento hasta que el estudiante pague la deuda Tesorero/Colector   Mensual
4 Opción: El estudiante pagó la deuda Desbloquear los permisos a los alumnos en el Sistema Universitas  Tesorero/Colector Sistema Universitas Mensual
5 Opción: Cuentas por cobrar a ex estudiantes o clientes Enviar correo electrónico o realizar llamadas para que se acerquen a pagar los valores adeudados Tesorero/Colector Correo electrónico Mensual
7 Opción: El ex estudiante o cliente no pagó la deuda Opción: El ex estudiante no paga la deuda Realizar seguimiento hasta que el ex estudiante  pague la deuda Tesorero/Colector   Mensual
8 Opción: El cliente no paga la deuda Solicitar al funcionario de la universidad que solicitó la emisión de la factura que solicite el pago al cliente Tesorero/Colector   Mensual
9 Opción: El cliente no va a pagar la deuda Enviar correo a la Dirección Administrativa Financiera con copia al funcionario, indicando que el cliente no va a pagar la deuda Tesorero/Colector Correo electrónico Mensual
10 Solicitar por correo electrónico que se dé de baja la deuda. Realizar actividad 12. Funcionario Correo electrónico Mensual
11 Opción: El ex estudiante o cliente pagó la deuda Registrar en el pago de la deuda en el Módulo de Cuentas por Cobrar del Sistema Olympo. Tesorero/Colector Sistema Olympo Mensual
12 Revisar los saldos pendientes para determinar si hay errores en el registro contable y verificar las cuentas por cobrar en el Módulo de Contabilidad y en el Modúlo de Cuentas por Cobrar del Sistema Olympo. Fin. Tesorero/Colector Reporte de cuentas por cobrar Diciembre