Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión Administrativa Financiera

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


SUBPROCESO: DEVOLUCIONES A ESTUDIANTES POR RETIROS O CIERRE DE CURSOS

ELABORADOR POR: Ana Lucía Torres, Lautaro Tanaí

POE No.: UASB-7-DAF-1.16

EQUIPO DE PROCESOS:

Sofía Vega

COORDINACIÓN:

Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Tesorero

OBJETIVO:

Reponer a los estudiantes de la universidad el dinero que cancelaron por retiros o por cursos que se cerraron.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción del resumen de la transferencia con sus egresos y concluye con la aprobación en el cash management.

1. DIAGRAMA DE FLUJO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Subproceso "Organización y desarrollo cursos abiertos") (Subproceso "Organización y desarrollo cursos avanzados") (Subproceso "Organización y desarrollo de eventos académicos") (Subproceso"Organización y desarrollo de actividades académicas") Recibir memorando de solicitud de devolución de recursos generados con listado Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de devolución de recursos Cada vez que se cierre un curso
2 Reasignar el memorando de solicitud de devolución de recursos generados a Tesorería para validar los estudiantes Director Administrativo Financiero Memorando de devolución de recursos Cada vez que se cierre un curso
3 Generar lista de estudiantes a los que se les debe devolver dinero en el Sistema Olympo Tesorero/Colector Lista de estudiantes a los que se les debe devolver dinero Sistema Olympo Cada vez que se cierre un curso
4 Verificar que el listado del memorando coincida con la lista generada en el Sistema Olympo Tesorero/Colector Memorando de devolución de recursos Lista de estudiantes a los que se les debe devolver dinero Cada vez que se cierre un curso
5 Opción: Los listados no coinciden Imprimir la lista de estudiantes del Sistema Olympo y devolver el trámite. Fin. Tesorero/Colector Lista de estudiantes a los que se les debe devolver dinero Cada vez que se cierre un curso
6 Opción: Los listados coinciden Realizar notas de crédito Colector Nota de crédito Sistema Olympo Cada vez que se cierre un curso
7 Validar las notas de crédito  en el Módulo de Facturación en el Sistema Olympo  Colector Sistema Olympo Cada vez que se cierre un curso
8 Enviar las notas de crédito al SRI y al alumno Colector Sistema Olympo Cada vez que se cierre un curso
9 Realizar la interfase contable en un comprobante diario de la contabilización de la emisión de las notas de crédito en el Módulo de Cuentas por Cobrar del Sistema Olympo con el fin de anular la factura inicial Tesorero   Actividad 9 Sistema Olympo Cada vez que se cierre un curso
10 Realizar la interfase contable de la devolución de las notas de crédito en comprobante de egreso y se transfiere al Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo desde el Módulo de Cuentas por Cobrar Tesorero Actividad 10 Sistema Olympo Cada vez que se cierre un curso
11 Modificar el comprobante de pago transferido y asignarle el número de cheque en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo Tesorero Actividad 11 Sistema Olympo Cada vez que se cierre un curso
12 Imprimir y enviar el comprobante a la Contadora General a través del Sistema de Trámites (Subproceso "Pagos Contables") Tesorero Sistema de Trámites Cada vez que se cierre un curso