Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


SUBPROCESO: ADQUISICIÓN, CONSUMO Y REGISTRO DE PUBLICACIONES

ELABORADO POR: Renato Madero

POE No.: UASB-DAF-1.19

EQUIPO DE PROCESOS: Sofía Vega  COORDINACIÓN:

Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Auxiliar de Bienes

OBJETIVO:

Gestionar la adquisición, consumo y registro de las publicaciones que realiza la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción del convenio de co edición y culmina con la solicitud de compra de libros que no estén en stock.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Subproceso ("Elaboración de contratos y convenios") Recibir convenio de co edición Auxiliar de bienes Convenio de co-edición Cada vez que sea necesario
2 Opción: Se debe pagar anticipo Subproceso ("Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes") Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
3 Opción: No se debe pagar anticipo Recibir libros Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
4 Realizar acta entrega recepción Auxiliar de bienes Acta de entrega - recepción Cada vez que sea necesario
5 Recibir factura Auxiliar de bienes Factura Cada vez que sea necesario
6 Ingresar al Portal de Publicaciones el inventario recibido Auxiliar de bienes Portal de Publicaciones Cada vez que sea necesario
7 Solicitar pago Subproceso ("Presupuesto") Auxiliar de bienes Solicitud de pago Cada vez que sea necesario
8 Entregar 30 libros al área de publicaciones para su revisión Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
9 Realizar la descarga de los libros entregados en el Portal de Publicaciones Auxiliar de bienes Portal de Publicaciones Cada vez que sea necesario
10 Solicitar libros y/o publicaciones Secretaría de área Formato de pedido de libros Cada vez que sea necesario
11 Opción: Se solicitaron más de 20 libros Consultar a la Jefatura de Publicaciones si se pueden entregar más libros por correo electrónico  Auxiliar de bienes Correo electrónico Cada vez que sea necesario
12 Indicar por correo electrónico el número de libros a entregar Jefe de Publicaciones Correo electrónico Cada vez que sea necesario
13 Opción: Se solicitaron menos de 20 libros Opción: Existen libros en el inventario Entregar los libros Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
14 Opción: No existen libros en el inventario Informar al área requierente por correo electrónico que no se cuenta con los suficientes ejemplares solicitados Auxiliar de bienes Correo electrónico Cada vez que sea necesario
15 Solicitar al Rectorado la compra de los libros mediante memorando Área solicitante Memorando de solicitud de compra de libros Cada vez que sea necesario
16 Autorizar la compra de libros en el memorando Rector Memorando de solicitud de compra de libros Cada vez que sea necesario
17 Enviar el memorando de solicitud de compra de libros al Auxiliar de Bienes Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de compra de libros Cada vez que sea necesario
18 Solicitar disponibilidad presupuestaria (Subproceso"Presupuesto") Auxiliar de bienes Solicitud de disponibilidad presupuestaria Cada vez que sea necesario
19 Recibir disponibilidad presupuestaria Auxiliar de bienes Disponibilidad presupuestaria Cada vez que sea necesario
20 Realizar actividades 2 o 3 Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario