Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:  DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


SUBPROCESO: ADQUISICIÓN, CONSUMO Y REGISTRO DE PUBLICACIONES

ELABORADO POR: Renato Madero

POE No.: UASB-DAF-1.19

EQUIPO DE PROCESOS: Sofía Vega   

COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Auxiliar de Bienes

OBJETIVO:

Gestionar la adquisición, consumo y registro de las publicaciones que realiza la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción del convenio de coedición y culmina con la solicitud de compra de libros que no estén en stock.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Subproceso ("Elaboración de contratos y convenios")
Recibir convenio de coedición
Auxiliar de bienes Convenio de co-edición Cada vez que sea necesario
2 Opción: Se debe pagar anticipo
Subproceso ("Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes")
Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
3 Opción: No se debe pagar anticipo
Recibir libros
Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
4 Realizar acta entrega recepción Auxiliar de bienes Acta de entrega - recepción Cada vez que sea necesario
5 Recibir factura Auxiliar de bienes Factura Cada vez que sea necesario
6 Ingresar al Portal de Publicaciones el inventario recibido Auxiliar de bienes Portal de Publicaciones Cada vez que sea necesario
7 Solicitar pago
Subproceso ("Presupuesto")
Auxiliar de bienes Solicitud de pago




Cada vez que sea necesario
8 Entregar 30 libros al área de publicaciones para su revisión Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
9 Realizar la descarga de los libros entregados en el Portal de Publicaciones Auxiliar de bienes Portal de Publicaciones Cada vez que sea necesario
10 Solicitar libros y/o publicaciones Secretaría de área
Formato de pedido de libros

Cada vez que sea necesario
11 Opción: Se solicitaron más de 20 libros
Consultar a la Jefatura de Publicaciones si se pueden entregar más libros por correo electrónico 
Auxiliar de bienes Correo electrónico Cada vez que sea necesario
12 Indicar por correo electrónico el número de libros a entregar Jefe de Publicaciones Correo electrónico Cada vez que sea necesario
13 Opción: Se solicitaron menos de 20 libros
Opción: Existen libros en el inventario Entregar los libros
Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario
14 Opción: No existen libros en el inventario Informar al área requirente por correo electrónico que no se cuenta con los suficientes ejemplares solicitados Auxiliar de bienes Correo electrónico Cada vez que sea necesario
15 Solicitar al Rectorado la compra de los libros mediante memorando Área solicitante
Memorando de solicitud de compra de libros

Cada vez que sea necesario
16 Autorizar la compra de libros en el memorando Rector
Memorando de solicitud de compra de libros

Cada vez que sea necesario
17 Enviar el memorando de solicitud de compra de libros al Auxiliar de Bienes Secretaria del Rectorado
Memorando de solicitud de compra de libros

Cada vez que sea necesario
18 Solicitar disponibilidad presupuestaria (Subproceso"Presupuesto") Auxiliar de bienes
Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
19 Recibir disponibilidad presupuestaria Auxiliar de bienes
Disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
20 Realizar actividades 2 o 3 Auxiliar de bienes   Cada vez que sea necesario