Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:   DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA  

APROBADO POR: Alexandra Noboa  

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA  


SUBPROCESO:  ADQUISICIÓN, CONSTATACIÓN, DEPRECIACIÓN Y BAJA DE BIENES

ELABORADOR POR: Renato Madero

POE No.: UASB-DAF-1.19

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Oficial de Control de Bienes

OBJETIVO:

Asegurar que los bienes necesarios para el funcionamiento de la universidad, se entreguen a tiempo en todas las unidades y a costos razonables.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la creación de la empresa en el Sistema Olympo y concluye con el envío del informe del cuadre de activos a la Dirección Administrativa Financiera.

1.DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Crear empresa del año vigente en el Sistema Olympo Módulo de Activos Fijos Ingeniero en Desarrollo Sistema Olympo  Enero 
2 Parametrizar la empresa creada Ingeniero en Desarrollo Pantalla de parametrización de la nueva empresa  

Enero
3 Traspasar los saldos de años anteriores de activos Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Enero
4 Relacionar cada bien a las cuentas contables en el Módulo de Activos Fijos del Sistema Olympo  Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Enero
5 Verificar que los saldos iniciales se hayan cargado correctamente Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Enero
6
Opción: Compra 
Entregar el memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Área requirente de bienes Memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control  Cuando se requiere la compra
7 Sumillar la aprobación o negación de la compra en el memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control  Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control  Cuando se requiere la compra
8
Opción: No se aprueba la compra 
Devolver el memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control  al área requirente. Fin.
Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control  Cuando se requiere la compra
9
Opción: Se aprueba la compra 
Enviar el memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control  al área requirente al área requirente o a Control de Bienes
Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control  Cuando se requiere la compra
10
Opción: Monto de compra De $1 a $2000 (1 cotización) De $2001 a $3500 (2 cotizaciones) De $3501 a $5000  (3 cotizaciones) 
Solicitar cotizaciones a proveedores
Oficial de Control de Bienes/Área requirentes de bienes Correo electrónico Cuando se requiere la compra
11 Realizar memorando solicitando disponibilidad presupuestaria Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Cuando se requiere la compra
12 Enviar a la Dirección Administrativa Financiera el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria y aprobación de compra  (Subproceso "Presupuesto") Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Cuando se requiere la compra
13
(Subproceso "Presupuesto") 
Recibir la disponibilidad presupuestaria
Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Disponibilidad presupuestaria

Cuando se requiere la compra
14 Recibir cotizaciones de proveedores Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Cotizaciones Cuando se requiere la compra
15 Revisar y sumillar las cotizaciones Director Administrativo Financiero Cotizaciones Cuando se requiere la compra
16 Enviar las cotizaciones al Oficial de Control de Bienes o al área requirente de bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Cotizaciones Cuando se requiere la compra
17 Elaborar cuadro comparativo e informe de las cotizaciones, considerando que los activos o bienes sujetos a control  tengan  las  características solicitadas Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Cuadro comparativo para valorar las contrataciones

Cuando se requiere la compra
18 Elaborar el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores Cuando se requiere la compra
19 Enviar el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores, el cuadro comparativo para valorar las contrataciones, la disponibilidad presupuestaria y  las cotizaciones presentadas a la Dirección Administrativa Financiera Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes
Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores 
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones 

Disponibilidad presupuestaria 

Cotizaciones
Cuando se requiere la compra
20 Recibir el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores, el cuadro comparativo para valorar las contrataciones, la disponibilidad presupuestaria  y  las cotizaciones presentadas  Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera 
Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores 
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones 

Disponibilidad presupuestaria 

Cotizaciones
Cuando se requiere la compra
21 Autorizar la compra en el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores Director Administrativo Financiero
Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores 
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones 

Disponibilidad presupuestaria 

Cotizaciones
Cuando se requiere la compra
22 Enviar el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores al Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores 
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
 
Disponibilidad presupuestaria

 
Cotizaciones
Cuando se requiere la compra
23 Elaborar la orden de compra - provisión de servicio Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
24 Enviar la orden de compra - provisión de servicio a la Dirección Administrativa Financiera para aprobación y firma Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
25 Recibir la orden de compra - provisión de servicio  Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
26 Firmar  la orden de compra - provisión de servicio Director Administrativo Financiero Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
27 Enviar la orden de compra - provisión de servicio al Oficial de Control de Bienes  y/o Área requirente de suministros Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
28 Recibir orden de compra - provisión de servicio Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
29 Contactar al proveedor por correo electrónico o teléfono para que se acerque a retirar la orden de compra  Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Correo electrónico Cuando se requiere la compra
30 Entregar orden de compra - provisión de servicio al proveedor Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
31 Recibir  el activo o bien sujeto a control Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes   Cuando se requiere la compra
32
Opción: Hay errores en la entrega 
Solicitar que traigan los ítems correctos
Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes   Cuando se requiere la compra
33 Opción: No hay errores en la entrega
Realizar y firmar acta de entrega - recepción con el proveedor
Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Acta entrega - recepción

Cuando se requiere la compra
34 Opción: La compra fue realizada por un área requirente
Solicitar mediante memorando el ingreso en el Módulo de Activos Fijos del Sistema Olympo con copia de todo el expediente a control de bienes, la etiquetación y la cuenta contable
Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Memorando de solicitud de ingreso de la compra en el Módulo de Activos Fijos del Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
35
Opción: La compra fue realizada por Control de Bienes
Realizar el ingreso en el Módulo de Activos Fijos del Sistema Olympo del bien adquirido
Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
36 Realizar la interfase al Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
37 Elaborar solicitud de pago Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Solicitud de pago


Cuando se requiere la compra
38 Enviar solicitud de pago a la Dirección Administrativa Financiera  (Subproceso "Presupuesto") Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes Solicitud de pago





Cuando se requiere la compra
39
Opción: Monto de compra Mayor a $5001 
Preparar invitaciones para participar en el concurso por invitación a proveedores para que las firme el Director Administrativo Financiero
Oficial de Control de Bienes Invitación a proveedores Cuando se requiere la compra
40 Firmar invitaciones Director Administrativo Financiero Invitación a proveedores Cuando se requiere la compra
41 Contactar a los proveedores por teléfono o por correo electrónico para que se acerquen a retirar las invitaciones Auxiliar de Control de Bienes Invitación a proveedores Cuando se requiere la compra
42 Entregar las invitaciones a los proveedores Auxiliar de Control de Bienes Invitación a proveedores Cuando se requiere la compra
43 Recibir los sobres cerrados de las ofertas de acuerdo a cronograma Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Ofertas Cuando se requiere la compra
44 Revisar y sumillar las ofertas Director Administrativo Financiero Ofertas Cuando se requiere la compra
45 Enviar las ofertas al Oficial de Control de bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Ofertas Cuando se requiere la compra
46 Realizar el cuadro comparativo para valorar las contrataciones, que incluye valores y cumplimiento de características por artículo Auxiliar de Control de Bienes Cuadro comparativo para valorar las contrataciones

Cuando se requiere la compra
47 Seleccionar mejores proveedores de acuerdo a precios y cumplimiento de características por artículo en el Cuadro comparativo para valorar las contrataciones Auxiliar de Control de Bienes Cuadro comparativo para valorar las contrataciones

Cuando se requiere la compra
48 Realizar memorando de solicitud de compra Oficial de Control de Bienes
Memorando de solicitud de compra para el Rector
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para la Junta de Licitaciones
Cuando se requiere la compra
49 Firmar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo Director Administrativo Financiero Oficial de control de bienes
Memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control 
Disponibilidad presupuestaria


Invitación a proveedores 
Ofertas 
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
 
Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para la Junta de Licitaciones
Cuando se requiere la compra
50 Enviar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo al órgano responsable de aprobación Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando de solicitud de compra de activos y bienes sujetos a control 
Disponibilidad presupuestaria


Invitación a proveedores 
Ofertas 
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones 

Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para la Junta de Licitaciones
Cuando se requiere la compra
51
Opción: Categoría mayor - Compra  mayor a $150.000 
Realizar acta de reunión de Junta de Licitaciones
Junta de Licitaciones Acta de reunión de la Junta de Licitaciones Cuando se requiere la compra
52 Opción: Categoría media - Compra mayor a $30.000 hasta $150.000 Realizar acta de reunión de Comisión de Bienes Comisión de Bienes Acta de reunión de la Comisión de Bienes Cuando se requiere la compra
53 Enviar el acta de reunión de Junta de Licitaciones o Comisión de Bienes a la Dirección Administrativa Financiera Secretaria General
Acta de reunión de la Junta de Licitaciones 
Acta de reunión de la Comisión de Bienes
 
54
Opción: Categoría menor - Compra hasta $30.000 
Autorizar la compra en el mismo memorando
Rector Memorando de solicitud de compra para el Rector Cuando se requiere la compra
55 Enviar el memorando de solicitud de compras con autorización al Director Administrativo Financiero Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de compra para el Rector Cuando se requiere la compra
56 Recibir el memorando de solicitud de compras con autorización, el acta de reunión de la Junta de Licitaciones o el acta de reunión de la Comisión de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Acta de reunión de la Comisión de Bienes
Acta de reunión de la Junta de Licitaciones
Cuando se requiere la compra
57 Sumillar el memorando de solicitud de compras con autorización, el acta de reunión de la Junta de Licitaciones o el acta de reunión de la Comisión de Bienes Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Acta de reunión de la Comisión de Bienes 
Acta de reunión de la Junta de Licitaciones
Cuando se requiere la compra
58
Opción: Compra con emisión de orden de compra - provisión de servicio (monto hasta $10.000) 
Realizar la orden de compra - provisión de servicio
Oficial de Control de Bienes y/o Área requirente de suministros Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
59 Entregar  la orden de compra - provisión de servicio a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Oficial de Control de Bienes y/o Área requirente de suministros Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
60 Firmar  la orden de compra - provisión de servicio Director Administrativo Financiero Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
61 Enviar la orden de compra - provisión de servicio al Oficial de Control de Bienes  y/o Área requirente de suministros Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
62 Recibir orden de compra - provisión de servicio Oficial de Control de Bienes y/o Área requirente  Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
63 Contactar al proveedor por correo electrónico o teléfono para que se acerque a retirar la orden de compra Oficial de Control de Bienes y/o Área requirente    Cuando se requiere la compra
64 Entregar orden de compra - provisión de servicio al proveedor y registrar la recepción de la orden de compra. Pasar a la actividad 74. Oficial de Control de Bienes y/o Área requirente  Orden de compra - Provisión de servicio

Cuando se requiere la compra
65
Opción: Compra con emisión de contrato (montos que superen los $10.001) 
Elaborar y firmar memorando de solicitud de elaboración de contrato 
Oficial de Control de Bienes Memorando de solicitud de elaboración de contrato Cuando se requiere la compra
66 Enviar memorando de solicitud de elaboración de contrato a la Dirección Administrativa Financiera Oficial de Control de Bienes Memorando de solicitud de elaboración de contrato Cuando se requiere la compra
67 Recibir el memorando de solicitud de elaboración de contrato Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de elaboración de contrato Cuando se requiere la compra
68 Realizar memorando para elaboración de contrato Director Administrativo Financiero Memorando para elaboración de contrato Cuando se requiere la compra
69 Enviar el memorando para elaboración de contrato a Procuraduría Subproceso ("Contratos") Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando para elaboración de contrato Cuando se requiere la compra
70
 Subproceso ("Contratos") 
Recibir el contrato (3 originales) de Procuraduría sumillado por el Procurador
Secretaria del Rectorado Contrato Cuando se requiere la compra
71 Firmar el contrato (3 originales)  Rector Contrato Cuando se requiere la compra
72 Enviar el contrato (3 originales) a la Dirección Administrativa Financiera Secretaria del Rectorado Contrato Cuando se requiere la compra
73 Recibir el contrato (3 originales) del Rectorado Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Contrato Cuando se requiere la compra
74 Hacer firmar el contrato (3 originales) al proveedor y entregarle un original Oficial de Control de Bienes y/o Área requirente de suministros Contrato Cuando se requiere la compra
75 Enviar un original del contrato a Procuraduría  Subproceso ("Contratos") Oficial de Control de Bienes y/o Área requirente de suministros Solicitud de pago



Cuando se requiere la compra
76
Opción: No se debe pagar anticipo 
Recibir producto de acuerdo a lo adjudicado en cantidades, especificaciones y marcas emitidas en la orden de compra
Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes   Cuando se requiere la compra
77
Opción: Hay errores en el pedido 
Solicitar que traigan los ítems faltantes
Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes   Cuando se requiere la compra
78
Opción: No hay errores en el pedido 
Realizar la instalación o entrega del bien
Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes   Cuando se requiere la compra
79 Realizar y firmar acta de entrega - recepción o firmar guía de remisión y conservar una copia Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega/Áreas requirentes de bienes
Acta de entrega - recepción 


Guía de remisión
Cuando se requiere la compra
80
Opción: Se debe pagar anticipo 
Revisar facturas e ingresar en el  Módulo de Inventarios del Sistema Olympo
Oficial de Control de Bienes Facturas Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
81 Realizar interfase bancaria al Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo para el pago Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
82
Opción: El proveedor no está registrado en la base de datos de la universidad 
Adjuntar el RUC, formulario de autorización para transferencias y certificado bancario
Oficial de Control de Bienes
RUC 
Formulario de autorización para transferencias 
Certificado bancario
Cuando se requiere la compra
83
Opción: El proveedor está registrado en la base de datos de la universidad 
Realizar solicitud de pago adjuntando facturas, acta de entrega recepción, orden de compra, requerimiento, disponibilidad presupuestaria (Subproceso "Presupuesto"). Pasar a la actividad 97.
Oficial de Control de Bienes
Solicitud de pago 



Facturas 
Acta de entrega - recepción 


Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Disponibilidad presupuestaria

Cuando se requiere la compra
84
Opción: Depreciaciones 
Verificar que los saldos de los activos estén cuadrados con los saldos de contabilidad
Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
85 Correr la depreciación anual  en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
86 Enviar el listado de depreciaciones a nivel de cuentas contables a la Dirección Administrativa Financiera por memorando y correo electrónico. (Subproceso "Ajustes contables"). Oficial de Control de Bienes
Listado de depreciaciones a nivel de cuentas contables 


Correo electrónico
Cuando se requiere la compra
87
Opción: Compra de obras de arte 
Realizar informe sobre obra de arte que la universidad puede adquirir
Curador Informe sobre obra de arte Cuando se requiere la compra
88 Entregar el informe sobre obra de arte a la Secretaria del Rectorado Curador Informe sobre obra de arte Cuando se requiere la compra
89 Solicitar al Comité de Arte una reunión Jefe de Despacho/Secretaria del Rectorado Correo electrónico Cuando se requiere la compra
90 Aprobar o negar la compra de la obra de arte Comité de Arte Acta de reunión

Cuando se requiere la compra
91 Opción: Se niega la compra de la obra de arte Fin.     Cuando se requiere la compra
92
Opción: Se aprueba la compra de la obra de arte 
Elaborar el memorando solicitando la compra de la obra de arte a la Dirección Administrativa Financiera
Jefe de Despacho/Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de compra de obra de arte


Cuando se requiere la compra
93 Firmar el memorando solicitando la compra de la obra de arte a la Dirección Administrativa Financiera Rector Memorando de solicitud de compra de obra de arte

Cuando se requiere la compra
94 Enviar el memorando solicitando la compra de la obra de arte y el acta de reunión del Comité de Arte a la Dirección Administrativa Financiera Secretaria del Rectorado
Memorando de solicitud de compra de obra de arte 

Acta de reunión

Cuando se requiere la compra
95 Sumillar  el memorando solicitando la compra de la obra de arte y el acta de reunión del Comité de Arte para el Auxiliar de Bienes Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de compra de obra de arte

 
Acta de reunión

Cuando se requiere la compra
96 Enviar el memorando solicitando la compra de la obra de arte y el acta de reunión del Comité de Arte a Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando de solicitud de compra de obra de arte 

Acta de reunión

Cuando se requiere la compra
97 Identificar monto de compra de la obra de arte. Pasar a la actividad 10. Auxiliar de Control de Bienes   Cuando se requiere la compra
98 Disponer personalmente el lugar donde se colocará la obra  Rector /Comité de Arte   Cuando se requiere la compra
99 Realizar y firmar acta de entrega - recepción Auxiliar de Control de Bienes Acta de entrega - recepción

Cuando se requiere la compra
100 Realizar descarga en el sistema Olympo Módulo de Activos Fijos. Fin. Auxiliar de Control de Bienes Sistema Olympo  Cuando se requiere la compra
101
Opción: Donación 
Recibir el memorado de donación de bienes
Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de donación de bienes Cada vez que se realice una donación
102 Sumillar el memorado de donación de bienes Director Administrativo Financiero Memorando de donación de bienes Cada vez que se realice una donación
103 Enviar el memorando de donación de bienes a Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de donación de bienes Cada vez que se realice una donación
104 Recibir el bien o activo sujeto a control Oficial de Control de Bienes/Auxiliar de Control de Bienes/Operador de Bodega   Cada vez que se realice una donación
105 Realizar el registro de las donaciones en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo  Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Cada vez que se realice una donación
106 Realizar la interfase contable al Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo  Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Cada vez que se realice una donación
107 Realizar el asiento contable en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo   Oficial de Control de Bienes Asiento contable Sistema Olympo 

Cada vez que se realice una donación
108 Enviar el sustento de la donación a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Ajustes Contables"). Oficial de Control de Bienes Ingreso en el Módulo de Inventarios Diario Contable Cada vez que se realice una donación
109
Opción: Baja de activos 
Recibir el memorando solicitando la baja  de un bien por robo, daño o donación del área requirente
Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de baja  de un bien por robo, daño o donación

Cada vez que se haga una baja de activos
110 Sumillar el  memorando solicitando la baja  de un bien por robo, daño o donación Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de baja  de un bien por robo, daño o donación

Cada vez que se haga una baja de activos
111 Enviar el  memorando solicitando la baja  de un bien por robo, daño o donación a la Contadora General y al Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de baja  de un bien por robo, daño o donación

Cada vez que se haga una baja de activos
112 Realizar un informe para dar de baja el bien Oficial de Control de Bienes Informe para dar de baja un bien

Cada vez que se haga una baja de activos
113 Enviar el informe para dar de baja el bien a la Dirección Administrativa Financiera Oficial de Control de Bienes Informe para dar de baja un bien

Cada vez que se haga una baja de activos
114 Realizar el memorando de pedido de baja de bienes para el Rector Director Administrativo Financiero Memorando de pedido de baja de bienes

Cada vez que se haga una baja de activos
115 Enviar el memorando de pedido de baja de bienes y el informe para dar de baja un bien al Rector Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando de pedido de baja de bienes

  
Informe para dar de baja un bien

Cada vez que se haga una baja de activos
116 Sumillar el memorando de pedido de baja de bienes y el  informe para dar de baja un bien Rector
Memorando de pedido de baja de bienes 

 
Informe para dar de baja un bien

Cada vez que se haga una baja de activos
117 Enviar el memorando de pedido de baja de bienes y el  informe para dar de baja un bien a Control de Bienes Secretaria del Rectorado
Memorando de pedido de baja de bienes 


Informe para dar de baja un bien

Cada vez que se haga una baja de activos
118 Realizar la baja del bien en el Módulo de Activos del Sistema Olympo Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Cada vez que se haga una baja de activos
119 Generar el asiento contable en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo Oficial de Control de Bienes Asiento contable


Sistema Olympo 
Cada vez que se haga una baja de activos
120 Enviar a la Dirección Administrativa Financiera  el asiento contable con los sustentos (Subproceso "Ajustes Contables") Oficial de Control de Bienes
Memorando de pedido de baja de bienes

      
Informe para dar de baja un bien


Asiento contable

Cada vez que se haga una baja de activos
121 Realizar el cuadre de activos entre el Módulo de Contabilidad y el Módulo de Activos del Sistema Olympo Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Cada vez que se haga una baja de activos
122 Elaborar informe del cuadre de activos entre el Módulo de Contabilidad y el Módulo de Activos del Sistema Olympo Oficial de Control de Bienes Informe del cuadre de activos Cada vez que se haga una baja de activos
123 Enviar el  Informe del cuadre de activos entre el Módulo de Contabilidad y el Módulo de Activos del Sistema Olympo a la Dirección Administrativa Financiera  (Subproceso "Ajustes Contables") Oficial de Control de Bienes Informe del cuadre de activos Cada vez que se haga una baja de activos