Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera 

MACROPROCESO:  DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO:  GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SUBPROCESO: MANTENIMIENTO

ELABORADOR POR: Ángel Castro

POE No.: UASB-DAF-2.1

EQUIPO DE PROCESOS:

 Sofía Vega 

COORDINACIÓN:

 Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe Administrativo

OBJETIVO:

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles del campus universitario, la Quinta La Independencia y el Conjunto Arenys II.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la definición de los sistemas en los que se va a operar y concluye con la verificación de las actividades de mantenimiento y solicitud de pago.

1. DIAGRAMA DE PROCESOS

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1
Opción: Mantenimiento del Campus universitario Opción: Mantenimiento preventivo 
Opción: Mantenimiento preventivo con personal interno Definir los sistemas en los que se va a operar: mecánico, electrónico, eléctrico, obra civil, vehículos, espacios verdes
Jefe Administrativo   Enero
2 Realizar el plan de mantenimiento anual Jefe Administrativo   Enero
3 Asignar tareas de mantenimientos al personal Jefe Administrativo   Durante todo el año
4 Ejecutar trabajos de mantenimiento Técnico de Mantenimiento /Conserje/Albañil   Durante todo el año
5 Supervisar el trabajo Jefe Administrativo   Durante todo el año
6 Opción: Mantenimiento preventivo con proveedor Realizar el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Jefe Administrativo Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Cada vez que se necesite
7 Enviar  el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Secretaria de la Jefatura Administrativa Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Cada vez que se necesite
8 Subproceso ("Presupuesto") Recibir solicitud de disponibilidad presupuestaria con sello de disponibilidad presupuestaria Secretaria de la Jefatura Administrativa Disponibilidad presupuestaria Cada vez que se necesite
9 Elaborar la orden de compra/prestación de servicios Jefe Administrativo Orden de compra/Prestación de servicios Cada vez que se necesite
10 Firmar orden de compra Director Administrativo Financiero   Cada vez que se necesite
11 Notificar al proveedor por teléfono que se acerque a realizar el trabajo Jefe Administrativo    
12 Supervisar el mantenimiento Jefe Administrativo   Durante todo el año
13 Recibir el reporte de mantenimiento y factura. (Subproceso "Solicitud de pago de servicios") Jefe Administrativo Reporte de Mantenimiento Factura Durante todo el año
14 Opción: Mantenimiento correctivo Recibir novedad por correo electrónico, teléfono o verbalmente Jefe Administrativo Correo electrónico Durante todo el año
15 Realizar verificación del daño Jefe Administrativo /Técnico de Mantenimiento /Conserje /Albañil   Durante todo el año
16 Opción: Mantenimiento correctivo con personal interno Planificar reparación Jefe Administrativo   Durante todo el año
17 Opción: Se necesita comprar materiales (Subproceso "Manejo de caja chica")     Durante todo el año
18 Opción: No se necesita comprar materiales Realizar actividades 3, 4 y 5 Jefe Administrativo /Técnico de Mantenimiento /Conserje /Albañil   Durante todo el año
19 Opción: Mantenimiento correctivo con proveedor Opción: Existe contrato de mantenimiento Contactar al proveedor. Realizar la actividades 12 y 13. Jefe Administrativo   Durante todo el año
20 Opción: No existe contrato de mantenimiento Solicitar proformas a proveedores Jefe Administrativo   Cada vez que se necesite
21 Elegir al proveedor. Realizar actividades 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 13. Jefe Administrativo   Cada vez que se necesite
22 Opción: Especies vegetales del Campus universitario Realizar seguimiento al mantenimiento de especies vegetales Jefe Administrativo   Durante todo el año
23 Recibir factura (Subproceso "Solicitud de pago de servicios") Jefe Administrativo   Durante todo el año
24 Opción: Limpieza del Campus universitario Solicitar insumos (Subproceso "Adquisición, consumo y registro de suministros y materiales de oficina") Jefe Administrativo   Durante todo el año
25 Hacer seguimiento al trabajo. Realizar actividad 23. Jefe Administrativo   Durante todo el año
26 Opción: Mantenimiento de vehículos Llevar el vehículo al mantenimiento. Realizar actividad 23. Chófer   Cada vez que se necesite
27 Opción: Mantenimiento de la Quinta La Independencia y el Conjunto Arenys II Opción: Mantenimiento Correctivo Viajar a la Quinta La Independencia o al Conjunto Arenys II. Realizar actividades 3, 4 y 5. Jefe Administrativo /Técnico de Mantenimiento /Conserje /Albañil   Cada vez que se necesite