Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:  DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

REVISADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RESIDENCIA UNIVERSITARIA

SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE LA RESIDENCIA UNIVERSITARIA

ELABORADO POR: Alexis García

POE No.: UASB-DAF-3.2

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Recepcionista

OBJETIVO:

Atender las necesidades de los clientes que se encuentran hospedados en la residencia universitaria.

ALCANCE:

Este subprocesos inicia con la entrega y recepción de turnos del personal y termina con del día del edificio a las camareras y al personal de seguridad.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Opción: Entrega y recepción de turnos Imprimir las tarjetas registros de las reservas del día Recepcionista Tarjeta de registro

Diario
2 Verificar huéspedes por llegar y por salir Recepcionista Sistema Nicky Reservas por llegar del día

Formato Rak gráfico

Diario
3 Realizar cuadre de caja Recepcionista   Diario
4 Comunicar novedades inmediatas por correo electrónico a todo el equipo Recepcionista Correo electrónico Diario
5 Entregar encargos Recepcionista   Diario
6 Entregar equipos de oficina, insumos para juegos, llaves, etc. Recepcionista Control de cambio de turno

Diario
7 Opción: Atención a huéspedes y clientes Recibir requerimientos de toallas, despertador, comida a domicilio, taxis, etc., en persona o por teléfono Recepcionista/Ama de llaves   Diario
8 Opción: El requerimiento no es de mantenimiento Canalizar requerimientos y hacer seguimiento. Fin. Recepcionista/Ama de llaves   Diario
9 Opción: El requerimiento es de mantenimiento Comunicar la necesidad de mantenimiento al Jefe de Residencia por correo electrónico o verbalmente Recepcionista/Ama de llaves Correo electrónico Cada vez que sea necesario
10 Contactar al personal de mantenimiento por correo electrónico o por teléfono (Subproceso "Mantenimiento") Recepcionista/Ama de llaves/Jefe de Residencia   Cada vez que sea necesario
11 Opción: Revisión y reporte de eventos diarios en la residencia Revisar el formato de ocupación de salones para ver la programación del día del edificio Recepcionista Formato de ocupación de salones

Diario
12 Alimentar del sistema de control de aulas Recepcionista Sistema de control de aulas

Diario
13 Imprimir la programación del día del edificio Recepcionista Formato de ocupación de salones

Diario
14 Entregar  la programación del día del edificio al personal de limpieza y al personal de seguridad ("Servicio de limpieza y ama de llaves del hotel"). Recepcionista Formato de ocupación de salones

Diario