Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:  DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

REVISADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RESIDENCIA UNIVERSITARIA


SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE LA RESIDENCIA UNIVERSITARIA

ELABORADO POR: Alexis García

POE No.: UASB-DAF-3.2

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Recepcionista

OBJETIVO:

Atender las necesidades de los clientes que se encuentran hospedados en la residencia universitaria.

ALCANCE:

Este subprocesos inicia con la impresión de las tarjetas de los registros de las reservas del día y concluye con la entrega de la programación del día del edificio al personal de limpieza y al personal de seguridad.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Opción: Entrega y recepción de turnos
Imprimir las tarjetas registros de las reservas del día
Recepcionista Tarjeta de registro

Diario
2 Verificar huéspedes por llegar y por salir Recepcionista Sistema Nicky Reservas por llegar del día

Formato Rak gráfico

Diario
3 Realizar cuadre de caja Recepcionista   Diario
4 Comunicar novedades inmediatas por correo electrónico a todo el equipo Recepcionista Correo electrónico Diario
5 Entregar encargos Recepcionista   Diario
6 Entregar equipos de oficina, insumos para juegos, llaves, etc. Recepcionista Control de cambio de turno

Diario
7 Opción: Atención a huéspedes y clientes
Recibir requerimientos de toallas, despertador, comida a domicilio, taxis, etc., en persona o por teléfono
Recepcionista/Ama de llaves   Diario
8 Opción: El requerimiento no es de mantenimiento
Canalizar requerimientos y hacer seguimiento. Fin.
Recepcionista/Ama de llaves   Diario
9 Opción: El requerimiento es de mantenimiento
Comunicar la necesidad de mantenimiento al Jefe de Residencia por correo electrónico o verbalmente
Recepcionista/Ama de llaves Correo electrónico Cada vez que sea necesario
10 Contactar al personal de mantenimiento por correo electrónico o por teléfono (Subproceso "Mantenimiento") Recepcionista/Ama de llaves/Jefe de Residencia   Cada vez que sea necesario
11 Opción: Revisión y reporte de eventos diarios en la residencia
Revisar el formato de ocupación de salones para ver la programación del día del edificio
Recepcionista Formato de ocupación de salones

Diario
12 Alimentar del sistema de control de aulas Recepcionista Sistema de control de aulas

Diario
13 Imprimir la programación del día del edificio Recepcionista Formato de ocupación de salones

Diario
14 Entregar la programación del día del edificio al personal de limpieza y al personal de seguridad ("Servicio de limpieza y ama de llaves del hotel"). Recepcionista Formato de ocupación de salones

Diario