Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección General Académica

MACROPROCESO: DIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

APROBADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa 

PROCESO: PLANIFICACIÓN

SUBPROCESO: EVALUACIÓN ANUAL PLAN OPERATIVO 

ELABORADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa

POE No.: UASB-DGA-2.3 

EQUIPO DE PROCESOS:  Nicole Pazmiño 

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Técnica de planificación

OBJETIVO:

Describir de manera detallada el procedimiento realizado para la evaluación anual del Plan Operativo Anual (POA) considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas.

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la actualización de matrices de evaluación anual hasta la entrega del POA impreso a las instancias y personal correspondiente.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Actualizar con tabla de evaluación anual las matrices que serán enviadas a los respectivos responsables de las áreas o instancias académicas y también a unidades administrativas.    Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Septiembre
2 Definir responsables que van a ser los encargados de brindar la información base en las matrices de evaluación anual: -Docencia (programas académicos): Gabriela Huertas - Investigación (proyectos de programa): Gabriela Huertas, (proyectos de fondo de investigación): Paulina Nieto, (proyectos de investigadores asociados): Paulina Nieto, (proyectos de investigación institucionales e interinstitucionales) Sonia Ortega -Vinculación con la Colectividad: Secretaría de Vinculación (proyectos de vinculación con la colectividad institucionales e interinstitucionales): Sonia Ortega, -Gestión de las Áreas Académicas, Responsable de planificación.  Gestión, gestión académica , gestión administrativa y gestión financiera Responsable de Planificación . Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Septiembre
3 Diferenciar según responsables de información base que fue establecido en proceso anterior:  la matriz de evaluación anual correspondiente a que completen la información de evaluación base. (matrices consolidadas por línea estratégica)   Se incluye información de los logros alcanzados en la evalución semestral. Técnica de Planificación  Matriz Seguimiento  Septiembre
4 Enviar a responsables de información base la matriz inicial correspondiente a su línea con el fin de que completen la información base. Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Septiembre
5 Hacer acuerdo mediante correo electrónico y llamadas a personal para la entrega de la información conforme a los tiempos (15 días a partir de enviada la información). Técnica de Planificación  Matriz inicial consolidada Septiembre
6 Enviar a  Responsable de planificación la matriz con la información completa. Responsable información base Matriz inicial consolidada Septiembre
7 Revisar matriz con la información base ingresada  por responsables. Técnica de planificación Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Septiembre
8 (en caso de información incorrecta) Remitir matriz para corrección de información.  Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Septiembre
9 (Una vez la matriz este correcta) Separar las matrices para que se encuentren diferenciadas entre las distintas Áreas e Instancias académicas y Unidades Administrativas. Técnica de planificación  Matriz diferenciada para áreas académicas Septiembre
Matriz diferenciada para instancias académicas
Matriz diferenciada para unidades administrativas
10 (CASO 1- PROGRAMAS ACADÉMICOS / INSTANCIAS ACADÉMICAS) Elaborar matriz diferenciadas para áreas académicas e instancias académicas con varias pestañas: - Pestaña 1 docencia: contiene tablas de posdoctorado, doctorado , maestría investigación y profesionales, especialización y cursos remediales diferenciadas según el área académica y sus necesidades. -Pestaña 2 investigación: contienen tablas diferenciadas de Programas del fondo de investigación y proyectos de investigadores asociados. -Pestaña 3 proyectos:  Elaborar pestaña que contienen tablas diferenciadas de Proyectos de programas de posgrado y  proyectos institucionales e interinstitucionales. -Pestaña 4 publicaciones: contienen tablas diferenciadas - Pestaña 5: Vinculación (tabla de talleres permanente, tabla de educación continua (cursos avanzados, cursos abiertos, cursos de capacitación), tabla de actividades académicas y eventos académicos) -Pestaña 6 gestión académica: Comités de posgrado, comité de admisión, reuniones de planificación evaluación y coordinación, dirección del área, coordinación de programas, elaboración del plan vinculación de la colectividad (actividad especifica))  Elabora: Técnica de Planificación, Revisa: responsable de planificación Matriz diferenciada para áreas académicas Matriz diferenciada para instancias académicas Septiembre
11 (CASO 2- Unidades Administrativas) Elaborar y enviar matriz diferenciadas para unidades administrativas: - Matriz de gestión administrativa: Biblioteca, Dirección Administrativa Financiera (incluyendo a RRHH, Residencia y Jefatura Administrativa), Procuraduría, - Matriz gestión administrativa y gestión académica: Casa andina, Comité de planificación y evaluación interna, Comité de Vinculación, Dirección General Académica, Dirección de Informática, Jefatura de Relaciones Internacionales, Jefatura de Relaciones publicas, Publicaciones, Rectorado, Secretaría General, CEI, Unidad de Gestión de Educación Virtual.  -Gestión académica, gestión administrativa y Tasas previstas en el plan de fortalecimiento proyecto 2: Comité de investigaciones   (incluir información de la evaluación semestral) Responsable de Planificación  Matriz diferenciada para áreas académicas Septiembre
12 Elaborar comunicación o correo electrónico a los directores de áreas, jefes de unidades administrativas y coordinadores de instancias académicas con copia a asistente o secretaria y solicitar se complete la información.   Técnica de planificación   Octubre
13 Elaborar cronograma de reuniones de acompañamiento para elaboración de matrices considerando el tiempo previsto para llenar las matrices. Técnica de planificación / Responsable de Planificación  Matriz diferenciada para unidades administrativas Octubre
14 Enviar carta y memorando a las respectivas Áreas e Instancias Académicas y Unidades Administrativas solicitando se complete la información de las matrices enviadas.  Responsable de Planificación  Carta pedido POA Unidades Administrativas Octubre
15 Recibir carta de comunicación y matrices para ser completadas en el plazo establecido de 15 días. Responsables Áreas Académicas, Instancias Académicas y Unidades Administrativas Matriz diferenciada para unidades administrativas 15 Días
16 Completar información de las matrices en el plazo de 15 días y remitir a Técnica de Planificación . Responsables Áreas Académicas, Instancias Académicas y Unidades Administrativas   15 Días
17 Recibir y revisar información ingresada por las áreas, instancias académicas y unidades administrativas. Técnia de planificación.  Responsable de Planificación  Matriz diferenciada para unidades administrativas Noviembre
18 (en caso de información incorrecta) Remitir matriz para corrección de información a responsables de Áreas Académicas, Instancias Académicas y Unidades Administrativas. Técnia de planificación.  Responsable de Planificación  Matriz diferenciada para unidades administrativas Noviembre
19 Realizar cambios.  Responsables Áreas Académicas, Instancias Académicas y Unidades Administrativas Matriz diferenciada para unidades administrativas Noviembre
20 (Una vez las matrices han sido aprobadas, para matrices de áreas e instancias académicas y unidades administrativas) Enviar  a la Directora Administrativa Financiera las matrices consolidadas y solicitar mediante memorando se complete de la información presupuestaría relacionada a la información ingresada por las demás áreas y unidades. Responsable de Planificación  Memorando de información financiera requerida para POA  Noviembre
21 Elaborar Evaluación Anual - Plan Operativo Anual a base de formato pre establecido y consolidando la información según tipo de gestión (académica, área académica, vinculación) se puede solicitar soporte a casa andina para verificar formato. Responsable de Planificación  Formato POA  Noviembre - Diciembre
Formatos Tablas para redacción de informe
22 Solicitar aprobación de borrador de Evaluación Anual - Plan Operativo Anual a la máxima autoridad de planificación y Directora Administrativa Financiera.  Director General Académico Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
23 (en caso de observaciones) Implementar observaciones al POA. Responsable de Planificación Ténica de planificación Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
24 (Una vez aprobado la  Evaluación Anual - Plan Operativo Anual) Solicitar aprobación del Rector Director General Académico.  Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
25 Revisar Plan Operativo Anual. Rector Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
26 Aprobar o solicitar cambios en Plan Operativo Anual. Rector Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
27 (en caso de necesidad de cambios) Realizar cambios en Plan Operativo Anual. Responsable de Planificación Ténica de planificación Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
28 (Una vez se ha aprobado el informe de evaluación del POA) Solicitar disponibilidad presupuestaria para impresión y diseño de portada de  ejemplares a ser impresos (Subproceso Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes- Macroproceso Control de Bienes ) Responsable de Planificación  Plan Operativo Anual  Diciembre
29 Solicitar generación de código ISBN a publicaciones.  Responsable de Planificación  Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
30 Solicitar impresión de ejemplares a editorial.  Responsable de Planificación  Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
31 Entregar ejemplares del Plan Operativo Anual impresos. Editorial Evaluación Anual - Plan Operativo Anual Diciembre
32 Generar lista de distribución de POA para solicitud de firma de entrega.  Responsable de Planificación  Listado de distribución  Diciembre
33 Distribución de la evaluación anual de los planes operativos anuales con memorando (lista de entrega impresa para firmas de recepción) Responsable de Planificación  Listado de distribución  Diciembre

Si intenta escribir con una amplia audiencia en mente, su historia sonará falsa y suave. A nadie le va a interesar. Escriba para una persona. Si es genuina para una, es genuina para el resto.