Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Públicas

MACROPROCESO:   JEFATURA DE RELACIONES PÚBLICAS 

APROBADO POR:   Selenia Larenas

PROCESO:   GESTIÓN DE PROTOCOLO


SUBPROCESO:   GESTIÓN DE CEREMONIAS ESPECIALES

ELABORADOR POR:   Selenia Larenas

POE No.: UASB-JRP-1.1

EQUIPO DE PROCESOS:  Eduardo Rosero      Coordinación:    Marcia Almeida      

RESPONSABLE:

Selenia Larenas

OBJETIVO:

Definir las actividades a ser gestionadas para la Gestión de Ceremonias Especiales de la UASB

ALCANCE:

Desde la convocatoria para realización de una Ceremonia Especial, por parte del Rectorado o Áreas Académicas, hasta la Gestión del Evento

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 Inicia con la convocatoria a reunión con las áreas involucradas para la realización de un evento Rectorado   Por demanda
Inicio 2 Inicia con la convocatoria informando la realización de un evento Áreas Académicas   Por demanda
1 Recibir convocatoria y asistir a reunión Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
2 El Área o Instancia convocada para la Ceremonia Especial, gestiona la planificación de la misma en el Subproceso Gestión de Planificación de Ceremonia Especial Áreas/Instancias convocadas GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN DE CEREMONIA ESPECIAL   Por demanda
3 Generar demanda de requerimientos, de aquí se desprenden las actividades 4 y 32 Áreas/Instancias convocadas   Por demanda
4 Realizar comunicación de demanda de requerimientos  Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
5 Realizar las cotizaciones en el Subproceso Gestión de Cotizaciones Secretaria de Relaciones Públicas GESTIÓN DE COTIZACIONES   Por demanda
6 Verificar las condiciones óptimas de los requerimientos, hasta el tiempo de la realización del evento en donde pasa a la actividad 33 Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
7 Gestionar diseño de invitaciones / convocatoria Diseñadora Gráfica   Por demanda
8 Enviar para correcciones Diseñadora Gráfica   Por demanda
9 Recibir y revisar  Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
10 Diseño adecuado?, si es SI pasar a la actividad 11, tanto convocatoria de Rectorado como de las Áreas Académicas, caso contrario pasar a actividad 7 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
11 Recibir y revisar diseños Rectorado Áreas Académicas   Por demanda
12 Diseño adecuado?, si es SI pasar a la actividad 13, caso contrario pasar a actividad 9 Rectorado Áreas Académicas   Por demanda
13 Aprobar diseño, de aquí se desprenden al tiempo las actividades 14 y 15 Rectorado Áreas Académicas   Por demanda
14 Gestionar ejecución de elementos de evento Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
15 Preparar artes finales para imprenta Diseñadora Gráfica   Por demanda
16 Recibir y enviar artes finales a la Imprenta Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
17 Gestión de la Imprenta GESTIÓN IMPRENTA Impresiones Factura Por demanda
18 Recibir impresiones y enviar a los invitados al acto en sobre etiquetado y con base de datos Secretaria de Relaciones Públicas

Sobres con invitaciones 


                     
Listado base de datos


Por demanda
19 Gestión del Courier GESTIÓN DE COURIER Reporte de entregas Por demanda
20 Gestionar confirmación de invitados Secretaria de Relaciones Públicas

Hoja Excel con confirmados


              
Por demanda
21 Quien realiza?, si es Rectorado, pasar a actividad 22, caso contrario pasar a actividad 29 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
22 Preparar croquis de invitados Rectorado   Por demanda
23 Solicitar apoyo a las áreas implicadas en el evento, para protocolo por correo electrónico y se desprenden al tiempo las actividades 24 y 25 Rectorado   Por demanda
24 Realizar guión para el evento y enviar solicitando aprobación, tanto para evento de Rectorado como de Áreas Académicas, pasar a actividad 26 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
25 Gestión para evento en el Subproceso Gestión para Evento Áreas/Instancias convocadas GESTIÓN PARA EVENTO   Por demanda
26 Recibir y analizar guión propuesto Rectorado Áreas Académicas   Por demanda
27 Aprueba?, si es SI, pasar a actividad 25, caso contrario a actividad 28 Rectorado Áreas Académicas   Por demanda
28 Solicitar cambios y pasar a actividad 24 Rectorado Áreas Académicas   Por demanda
29 Preparar croquis de invitados Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
30 Coordinar croquis de invitados Áreas Académicas   Por demanda
31 Solicitar apoyo al área del protocolo y pasa a la actividad 24 Áreas Académicas   Por demanda
32 Gestionar requerimientos de logística Áreas / Instancias convocadas GESTIÓN DAF   Por demanda
33 Gestión del Evento GESTIÓN DEL EVENTO   Por demanda