Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Públicas

MACROPROCESO:    JEFATURA DE RELACIONES PÚBLICAS  

APROBADO POR:    Selenia Larenas 

PROCESO:   GESTIÓN DE PROTOCOLO  


SUBPROCESO:   GESTIÓN DE PROTOCOLO DE VISITAS OFICIALES

ELABORADOR POR:   Selenia Larenas  

POE No.:   UASB-JRP-1.2

EQUIPO DE PROCESOS:  Eduardo Rosero    Coordinación:      Marcia Almeida        

RESPONSABLE:

Selenia Larenas

OBJETIVO:

Definir las actividades a ser gestionadas para la gestión protocolaria en la visita de altos funcionarios de estado, embajadores y representantes de organizaciones internacionales a la UASB

ALCANCE:

Desde la solicitud de la gestión protocolar, hasta la despedida de la visita

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1.0 Inicia con la solicitud del Rectorado respecto a la visita de: Altos Funcionarios de Estado Embajadores Representantes de Organismos Internacionales Secretaria del Rectorado   Por demanda
Inicio 1.1 Inicia con la solicitud de las Áreas Académicas respecto a la visita de: Altos Funcionarios de Estado Embajadores Representantes de Organismos Internacionales Áreas Académicas   Por demanda
1 Recibe solicitud y solicita información de la visita Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
2 Enviar documento con información detallada de la visita Secretaria del Rectorado Áreas Académicas   Por demanda
3 Disponer cobertura periodística Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
4 Recibir y gestionar agenda para cobertura Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Periodista Responsable de Redes Sociales   Por demanda
5 Tiene disponibilidad? Si tiene dispónibilidad, pasa a la actividad 7, caso contrario a la actividad 6 Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Periodista Responsable de Redes Sociales   Por demanda
6 Reagendar otras coberturas, rectorado es prioridad #1 Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Periodista Responsable de Redes Sociales   Por demanda
7 Gestionar Comunicación y Difusión de Actividad Académica GESTIÓN DE DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS   Por demanda
8 Agendar acompañamiento protocolario Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
9 Recibir autoridad, lobby con autoridad, acompañar a autoridad y al rector, despedida de autoridad y recorrido del campus (de ser el caso) Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda