Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Públicas

MACROPROCESO:     JEFATURA DE RELACIONES PÚBLICAS  

APROBADO POR:   Selenia Larenas

PROCESO:   GESTIÓN DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN


SUBPROCESO:   GESTIÓN DE EVENTO ACADÉMICO

ELABORADOR POR:   Selenia Larenas

POE No.:   UASB-JRP-2.1  

EQUIPO DE PROCESOS:      Eduardo Rosero     Coordinación:    Marcia Almeida 

RESPONSABLE:

Selenia Larenas

OBJETIVO:

Definir las actividades a ser gestionadas para el manejo protocolar en la Gestión de un Evento Académico de la UASB

ALCANCE:

Desde la solicitud de comunicar un evento académico, que puede corresponder también a Vinculación con la Colectividad, hasta la gestión del evento en la página Web de la UASB

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 Inicia ante la solicitud de comunicar un evento mediante una alerta del sistema, se activan al tiempo las actividades 1, 11 y 13 Área Académica   Por demanda
Inicio 2 Inicia ante la solicitud de comunicar la generación de un evento relacionado a Vinculación con la Colectividad, se activan al tiempo las actividades 1, 11 y 13 Área Académica   Por demanda
1 Recibir convocatoria a evento Diseñadora Gráfica   Por demanda
2 Gestionar imagen gráfica Diseñadora Gráfica   Por demanda
3 Enviar para revisión Diseñadora Gráfica Diseño gráfico Por demanda
4 Aprueba arte y autoriza publicación?, en caso de ser SI, pasa a actividad 5, caso contrario pasa a actividad 2 Área Académica   Por demanda
5 Evento coyuntural?, en caso de ser SI, se disparan al tiempo las actividades 6, 10 y 17, y durante el tiempo del evento la actividad 20 Área Académica   Por demanda
6 Requiere cobertura previa?, de ser SI, pasar a actividad 7, caso contrario pasar a actividad 15 Periodista    Por demanda
7 Gestionar Boletín de prensa  Periodista

Boletín de prensa

        

Por demanda
8 Aprueba Boletín de prensa?, en caso de ser SI, pasar a actividad 9, caso contrario pasar a actividad 7 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
9 Solicitar publicación Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
10 Subir a la página web de la universidad el evento y finaliza el proceso Responsable de Redes Sociales   Por demanda
11 Recibir convocatoria a evento Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
12 Gestionar los requerimientos del evento (logística del evento) Secretaria de Relaciones Públicas SUBPROCESO GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS   Por demanda
13 Recibir convocatoria a evento Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
14 Coordinar la imagen gráfica y pasar a la actividad 2 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
15 Gestionar cobertura y generar Boletín post-evento Periodista    Por demanda
16 Aprueba boletín?, de ser SI, pasar a actividad 9, caso contrario pasar a actividad 15 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
17 Difundir evento en redes sociales Responsable de Redes Sociales   Por demanda
18 Se generan consultas en redes sociales?, de ser SI, pasar a actividad 19, caso contrario finaliza en proceso Responsable de Redes Sociales   Por demanda
19 Responder a los requerimientos ciudadanos y finaliza el proceso Responsable de Redes Sociales   Por demanda
20 Tomar fotos de evento para archivo institucional Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia)   Por demanda
21 Gestionar codificación del material y almacenar en servidor institucional y finaliza el proceso Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Servidor institucional Por demanda