Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión de Relaciones Públicas

MACROPROCESO:    GESTIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS  

APROBADO POR:   Selenia Larenas

PROCESO:   GESTIÓN DE PROTOCOLO  


SUBPROCESO:   GESTIÓN DE CEREMONIAS ESPECIALES  

ELABORADOR POR:   Selenia Larenas

POE No.:   UASB-10-JPR-1.1  

EQUIPO DE PROCESOS:       Eduardo Rosero        Coordinación:      Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Selenia Larenas

OBJETIVO:

Definir las actividades a ser gestionadas para la comunicación y difusión de la publicación de libros de la UASB

ALCANCE:

Desde la comunicación de Publicaciones respecto a la publicación de un libro, hasta la difusión de este por los diferentes medios con que cuenta la UASB

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio  Inicia con la información y comunicación del SUBPROC. GESTIÓN DE PUBLICACIONES, respecto a la difusión de la publicación de un libro a las actividades 1, 2 y 3. SUBPROC. GESTIÓN DE PUBLICACIONES Correo electrónico de solicitud de difusión Por demanda 
1 Recibir comunicación de la publicación de un libro y conserva la comunicación para insumo de la actividad 27. Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
2 Recibir comunicación de la publicación de un libro y pasa a la actividad 4 Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda 
3 Recibir comunicación de la publicación de un libro y conserva información para pasar a la actividad 8 Editor del Portal Web   Por demanda 
4 Solicitar 25 libros al SUBPROC. GESTIÓN DE CONTROL DE BIENES  Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda 
5 Gestionar pedido de libros SUBPROC. GESTIÓN DE CONTROL DE BIENES    Por demanda 
6 Edición Especial? En caso de ser una edición especial, desde el SUBPROC. GESTIÓN DE CONTROL DE BIENES envía 1 libro, caso contrario provee los 25 solicitados y pasa en ambos casos a la actividad 7     Por demanda 
7 Recibir 1 o 25 libros (dependiendo si es una edición especial) y escanear portada, contraportada (suele estar en esta parte el resumen y los datos del autor), índice y datos del autor. Trasladar los datos del autos, índice y resumen al Programa Word y se pasa a la actividad 8. La portada escaneada es subida a una carpeta compartida. Un libro es adjuntado y pasa a la actividad 24 Secretaria de Relaciones Públicas Archivo word con datos del autor, índice y resumen Portada escaneada de libro Por demanda 
8 Recibir y gestionar la publicación en la sección Publicaciones del Portal Web Editor del Portal Web   Por demanda 
9 Comunicar subida de publicación Editor del Portal Web   Por demanda 
10 Recibir comunicación y solicita realización de Boletín de Prensa vía correo electrónico Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
11 Recibir solicitud y elaborar Boletín de Prensa y enviar para aprobación vía correo electrónico Periodista Boletín de prensa elaborado Por demanda 
12 Gestionar corrección (de ser el caso) y aprobación e impresión y pasa a las actividades 13, 14, 15, 16 y 17. Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
13 Solicitar publicación de Boletín de Prensa, pasa a la actividad 18 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
14 Gestionar información para conocimiento interno, pasa a la actividad 21 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
15 Gestionar información para publicidad interna, pasa a la actividad 22 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
16 Enviar Boletín de Prensa (físico) para archivo y pasa a la actividad 23 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
17 Seleccionar Medios de Comunicación para el envío de Boletín de Prensa, pasa a la actividad 24 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
18 Publicar Post del Boletín de Prensa junto a imagen del libro y gestionar en Redes Sociales Responsable de Redes Sociales SUBPROC. GESTIÓN DE REDES SOCIALES   Por demanda 
19 Enviar respuesta de publicación     Por demanda 
20 Recibir comunicación de publicación y finaliza el proceso Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
21 Enviar correo interno de Boletín de Prensa en plantilla gráfica especial y finaliza el proceso Jefa de Relaciones Públicas Correo electrónico interno Por demanda 
22 Gestionar publicación de Boletín de Prensa en pantallas informativas Infoandina y finaliza el proceso Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
23 Archivar constancia de recepción (de actividad 27) con Boletín de Prensa y finaliza el proceso Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
24 Recepción y ensobrado de boletín y libro con constancia de recepción Secretaria de Relaciones Públicas Constancia de recepción Por demanda 
25 Gestionar envío a Medios de Comunicación por mensajería interna SUBPROC. GESTIÓN DE MENSAJERÍA INTERNA   Por demanda 
26 Recibir constancia firmada de recepción de Medios de Comunicación y envío para archivo Secretaria de Relaciones Públicas Constancia de recepción Por demanda 
27 Recibir constancia firmada de recepción de Medios de Comunicación para archivar, pasa a actividad 23 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
28 Gestionar seguimiento publicación y difusión en Medios de Comunicación y finaliza el proceso Jefa de Relaciones Públicas SUBPROC. SEGUIMIENTO DE PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN   Por demanda