Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Públicas

MACROPROCESO:     JEFATURA DE RELACIONES PÚBLICAS

APROBADO POR:      Selenia Larenas  

PROCESO:     GESTIÓN DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN


SUBPROCESO:     GESTIÓN DE DIFUSIÓN DE ENTREVISTAS

ELABORADOR POR:      Selenia Larenas 

POE No.:     UASB-JRP-2.4

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero     Coordinación:     Marcia Almeida 

RESPONSABLE:

Selenia Larenas

OBJETIVO:

Definir las actividades a ser gestionadas para la comunicación y difusión de entrevistas realizadas por eventos de relevancia o la presencia de docentes internacionales en la UASB

ALCANCE:

Desde la identificación de evento de relevancia o la presencia de un docente internacional, hasta la difusión de la entrevista en los diversos canales con que cuenta la UASB, más la mejora del proceso (de ser el caso)

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio Inicia con necesidad de dar a conocer la información de parte de las Áreas Académicas acerca de eventos de relevancia o la presencia de docentes internacionales, que se ajusten a las líneas de Docencia, Investigación, Vinculación con la Colectividad y el Componente internacional; temas de interés regional o la procedencia del docente. Áreas Académicas   Por generación de suceso noticioso
1 Recibir la información de eventos e identificar relevancia del tema a tratar o el personaje y organizar entrevista y pasa a la actividad 3 Editor del Portal Web Periodista Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
2 Recibir la información de eventos y gestionar agenda de actividades del equipo de Relaciones Públicas, pasa a la actividad 9 Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda 
3 Solicitar cobertura y pasa a las actividades 4, 5, 6, 7, 8 y 11 Editor del Portal Web Periodista Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
4 Recibir solicitud de cobertura y gestionar agenda, pasa a la actividad 16 Diseñadora Gráfica   Por demanda 
5 Recibir solicitud de cobertura y gestionar agenda, pasa a la actividad 26 Responsable de Redes Sociales   Por demanda 
6 Recibir solicitud de cobertura y gestionar criterios editoriales Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
7 Solicitar agenda para entrevista, insumo para actividad 10 Editor del Portal Web Periodista Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
8 Solicitar agenda para filmación Editor del Portal Web Periodista Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
9 Preparar equipos para filmación Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia)   Por demanda 
10 Agendar actividades del equipo de Relaciones Públicas Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda 
11 Solicitar coordinación de entrevista Editor del Portal Web Periodista Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
12 Coordinar logística de entrevista Editor del Portal Web   Por demanda 
13 Gestionar entrevista Editor del Portal Web SUBPROC. GESTIÓN DE ENTREVISTA Entrevista en video Por demanda 
14 Subir archivos de entrevista a servidor e informar, pasa a las actividades 15 y 16 Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia)   Por demanda 
15 Tomar información de servidor y transcribir entrevista para formato impreso y pasa a la actividad 32 Periodista   Por demanda 
16 Tomar información de servidor, realizar edición de la entrevista y solicitar revisión, pasa a la actividad 17 Diseñadora Gráfica   Por demanda 
17 Revisar edición de video  Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
18 Solicita ajustes? Si solicita ajustes pasa a la actividad 16, caso contrario pasa a la actividad 19     Por demanda 
19 Autoriza publicar en canal Youtube Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
20 Recibir autorización para publicar video  Diseñadora Gráfica   Por demanda 
21 Gestionar publicación de video en Youtube y comunicar, pasa a las actividades 22, 23, 24 y 25 Diseñadora Gráfica SUBPROC. GESTIÓN PUBLICACIÓN YOUTUBE   Por demanda 
22 Recibir comunicación de publicación y pasa a la actividad 26 Responsable de Redes Sociales   Por demanda 
23 Recibir comunicación de publicación y pasa como insumo a la actividad 31 Editor del Portal Web   Por demanda 
24 Recibir comunicación de publicación y pasa como insumo a la actividad 29 Periodista   Por demanda 
25 Recibir comunicación de publicación y pasa a la actividad 28 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
26 Recibe solicitud para difundir entrevista en redes sociales Responsable de Redes Sociales   Por demanda 
27 Gestionar Información en redes sociales Responsable de Redes Sociales SUBPROC. GESTIÓN DE REDES SOCIALES   Por demanda 
28 Solicitar publicación en revista Spondylus Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda 
29 Generar Boletín para la sección de entrevistas Periodista   Por demanda 
30 Solicitar aprobación Periodista   Por demanda 
31 Aprueba? Si aprueba, pasa a las actividades 32 y 33 y 26, caso contrario pasa a la actividad 29 Editor del Portal Web   Por demanda 
32 Generar Boletín en plataforma web Editor del Portal Web   Por demanda 
33 Difusión a correo electrónico institucional y pasa a la actividad 26 Editor del Portal Web   Por demanda 
34 Gestionar revisión para la mejora y termina el proceso Editor del Portal Web   Por demanda