Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión de Relaciones Públicas

MACROPROCESO:       GESTIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS     

APROBADO POR:      Selenia Larenas 

PROCESO:    GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 


SUBPROCESO:      GESTIÓN DE RUEDA DE PRENSA   

ELABORADOR POR:      Selenia Larenas 

POE No.:      UASB-10-JPR-3.2 

EQUIPO DE PROCESOS:         Eduardo Rosero       Coordinación:        Marcia Almeida 

RESPONSABLE:

 Selenia Larenas 

OBJETIVO:

Definir las actividades a ser gestionadas para el manejo protocolar en una Rueda de Prensa de la UASB

ALCANCE:

Desde la solicitud de aprobación de Rueda de Prensa, de las Áreas Académicas, Rectorado o de la Jefa de Relaciones Públicas, hasta la realización el informe final de cobertura de Rueda de Prensa

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 Inicia por la solicitud de aprobación de una Rueda de Prensa  Áreas Académicas   Por demanda
Inicio 2 Inicia por la necesidad de proponer una Rueda de Prensa Rectorado   Por demanda
Inicio 3 Inicia ante la necesidad de proponer una Rueda de Prensa, por un hecho coyuntural Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
1 Analizar propuesta de Rueda de Prensa Rectorado   Por demanda
2 Autoriza?, si es SI, pasar a la actividad 3, caso contrario finaliza el proceso Rectorado   Por demanda
3 Rueda de Prensa solicitada por Área Académica?, en caso de SI, pasar a actividad 4, caso contrario a actividad 8 Rectorado   Por demanda
4 Comunicar aprobación e inicio de proceso para preparación de Rueda de Prensa Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
5 Recibir comunicación de aprobación Áreas Académicas Boletín de prensa Por demanda
6 Preparar detallles de la Rueda de Prensa Áreas Académicas   Por demanda
7 Participar en la Rueda de Prensa, durante la etapa de cobertura Áreas Académicas   Por demanda
8 Establecer día, hora y lugar de la Rueda de Prensa, se activan al tiempo las actividades 9, 17 y 29 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
9 Solicitar cobertura en vivo, se activan las actividades 10 y 14 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
10 Recibir solicitud de cobertura en vivo Responsable de Redes Sociales   Por demanda
11 Gestionar cobertura y publicar en redes sociales Responsable de Redes Sociales   Por demanda
12 Gestionar las noticias producidas en redes sociales y comunicar resultados Responsable de Redes Sociales   Por demanda
13 Realizar informe final de cobertura de Rueda de Prensa para el Rectorado Jefa de Relaciones Públicas Informe final de cobertura de Rueda de Prensa Por demanda
14 Recibir solicitud  de cobertura de fotos y grabación (filmación ) en video Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia)   Por demanda
15 Realizar fotos y filmación y almacenar en memoria institucional Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Memoria Institucional Por demanda
16 Realizar recortes de prensa de la cobertura y guardar en archivo institucional de cobertura de prensa y finaliza el proceso Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Memoria Institucional Por demanda
17 Solicitar elaboración de convocatoria Jefa de Relaciones Públicas Boletín de prensa Por demanda
18 Recibir solicitud y elaborar diseño de convocatoria Diseñadora Gráfica   Por demanda
19 Recibir y revisar diseño Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
20 Aprueba?, si es SI, pasar a actividad 21, caso contrario pasar a actividad 18 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
21 Solicitar difusión Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
22 Recibir y enviar convocatoria a los periodistas de la base de  datos  Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
23 Solicitar  confirmación de recepción de convocatoria y asistencia Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
24 Recibir confirmación de asistencia y en la etapa de cobertura, cuando llega el tiempo para la Rueda de Prensa, se activan al tiempo las actividades 7, 11, 15, 25 y 26 Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
25 Gestionar operatividad logística de la locación (agua, audio, limpieza), tiempo luego de la Rueda de prensa pasar a actividad 27 Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
26 Participar en rueda de prensa y finaliza el proceso Rectorado   Por demanda
27 Gestionar seguimiento a través de ESCOPUSA y comunicar resultados Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
28 Recibir resultados de seguimiento que es insumo de la actividad 13 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
29 Solicitar elaboración de Boletín de Prensa Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
30 Elaborar Boletín de Prensa Periodista   Por demanda
31 Recibir y revisar Boletín de Prensa Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
32 Aprueba?, si es SI, pasar a actividad 33, caso contrario pasar a actividad 30 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
33 Enviar al Rectorado Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
34 Recibir y revisar Boletín de Prensa Rectorado   Por demanda
35 Aprueba?, si es SI pasar a actividad 36, caso contrario a actividad 31 Rectorado   Por demanda
36 Recibir aprobación y solicitar impresión Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
37 Imprimir varias copias del Boletín de Prensa Periodista   Por demanda
38 Liberar y entregar boletines a los periodistas de los Medios de Comunicación y se activan las actividades 39 y 40 Periodista   Por demanda
39 Gestionar seguirmiento para publicación de boletín Periodista   Por demanda
40 Publicar en el Portal Web Editor del Portal Web   Por demanda