Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Recursos Humanos

MACROPROCESO: JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS

APROBADO POR: José Dávila

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS


SUBPROCESO: REGISTRO DE PERMISOS, VACACIONES, LIQUIDACIÓN DE HORAS EXTRAS Y LIQUIDACIÓN DE ATRASOS

ELABORADOR POR: José Dávila, Johanna Guarderas, Fernanda Ramírez

POE No.: UASB-JRH-2.1

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega   

COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Recursos Humanos

OBJETIVO:

Llevar el control de los permisos, vacaciones, horas extras y atrasos del personal de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la solicitud de permisos, vacaciones u horas extras y concluye con el envío de los reportes para descuentos al Analista de Nómina.

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1
Opción: Permisos Ocasionales (Institucional, enfermedad, calamidad doméstica o personal en fracción de días) 
Opción: Los empleados justifican su inasistencia Llenar el formulario de permiso ocasional, y solicitar la autorización
Solicitante / Jefe Inmediato  Formulario de permiso ocasional

Diariamente
2 Entregar el formulario de permiso ocasional a la Jefatura de Recursos Humanos Solicitante Formulario de permiso ocasional

Diariamente
3 Realizar registro de permisos en el archivo de registro de permisos ocasionales y vacaciones Excel y People SI Oficial de Nómina Registro de permisos ocasionales y vacaciones Diariamente
4
Opción: Permisos institucionales, por enfermedad y de calamidad doméstica 
Archivar el permiso en el expediente personal. Realizar la actividad 7.
Oficial de Nómina Expediente personal Diariamente
5
Opción: Permisos personales 
Realizar descuento de vacaciones en el archivo de registro de vacaciones mensual. Realizar la actividad 7.
Oficial de Nómina Registro de vacaciones mensual Cada fin de mes
6
Opción: Permiso para actividades externas 
Llenar el formulario de permiso actividades externas, y solicitar la autorización
Solicitante / Jefe Inmediato  Formulario de actividades externas Diariamente
7 Entregar el formulario de permiso ocasional a la Secretaría General Solicitante Formulario de actividades externas Diariamente
8 Revisar que el solicitante no tenga actividades académicas pendientes para el periodo solicitado Secretaria de Secretaría General Formulario de actividades externas Diariamente
9 Firmar el formulario de permiso ocasional a la Secretaría General Secretaria General Formulario de actividades externas Diariamente
10 Enviar el formulario de permiso ocasional al Rectorado (Subproceso "Emisión de pasajes para personal administrativo y docente") Secretaria de Secretaría General Formulario de actividades externas Diariamente
11 Opción: Los empleados no justifican inasistencia Contactar al personal para que realicen las justificaciones con el formulario de permiso ocasional. Realizar la actividad 1. Jefe de Recursos Humanos Correo electrónico Cada fin de mes
12 Generar y validar la información de asistencias e inasistencias para elaborar reporte de atrasos, vacaciones y horas extras  (Subproceso "Nómina") Oficial de Nómina
Reporte de justificación de novedades 
Reporte de inasistencia 
Reporte de atrasos

Cada fin de mes
13
Opción: Vacaciones 
Llenar y firmar el formulario de solicitud de vacaciones por días completos
Solicitante / Jefe Inmediato  Solicitud de vacaciones

Todo el año
14 Entregar la solicitud de vacaciones en la Jefatura de Recursos Humanos Solicitante Solicitud de vacaciones

Todo el año
15 Registrar las vacaciones en el archivo de registro de vacaciones mensual Excel y People SI. Oficial de Nómina Registro de vacaciones mensual Todo el año
16 Archivar la solicitud de vacaciones en el expediente de personal Técnico en Recursos Humanos Expediente personal Todo el año
17 Opción: Horas extras (Subproceso "Presupuesto") Recibir formulario de horas planificadas y no planificadas de la Dirección Administrativa Financiera (con sello de disponibilidad presupuestaria) Jefe de Recursos Humanos Formulario de horas planificadas

Todo el año
18 Generar y verificar reporte de asistencia en el Sistema Biométrico Oficial de Nómina
Sistema Biométrico 
Reporte de asistencia del Sistema Biométrico
Cada fin de mes
19 Realizar liquidación de horas extras por persona (Subproceso "Nómina") Oficial de Nómina Liquidación de horas extras por persona Cada fin de mes