Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Recursos Humanos

MACROPROCESO: JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS

APROBADO POR: José Dávila

PROCESO: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL


SUBPROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

ELABORADOR POR: José Dávila, Johanna Guarderas, Fernanda Ramírez

POE No.: UASB-JRH-3.1

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega 

 COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Oficial de Nómina

OBJETIVO:

Realizar oportunamente el cálculo de los valores que debe recibir mensualmente cada empleado bajo relación de dependencia de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la solicitud de los ingresos y egresos del mes a las instancias involucradas y culmina con el envío de la solicitud de pago de planillas a Contabilidad.

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Solicitar ingresos y egresos del mes a todas las instancias involucradas Oficial de Nómina
Listado de descuentos de personal

Hasta el 15 de cada mes
2
Opción: Ingresos Opción: 
Personal nuevo Recibir expediente de personal nuevo e ingresar a la nómina. Realizar actividad 6.
Oficial de Nómina Expediente Mensualmente
3
Opción: Sueldos 
Revisar valores y realizar la separación de rubros fiscales y de auto gestión. Realizar actividad 6.
Oficial de Nómina
Excel de nómina

Mensualmente
4
Opción: Aumentos de sueldo, Licencias, Funcionales (Subproceso "Movimientos de personal") 
Recibir memorando 
Oficial de Nómina Memorando Mensualmente
5 Registrar información en el archivo de nómina.Realizar actividad 6. Oficial de Nómina
Excel de nómina

Mensualmente
6
Opción: Antigüedad, Bono Bolívar, Bono Secretaria, Bono Proyecto, Bono 20 años, Subsidio familiar, cuidado infantil, guardería y educación
Recibir resolución. Realizar actividad 6.
Oficial de Nómina Resolución Mensualmente
7
Opción: Reconocimiento Doctor
Recibir resolución y título del Senescyt. Realizar actividad 6.
Oficial de Nómina
Resolución 
Título Senescyt
Mensualmente
8
Opción: Fondos de Reserva 
Generar la plantilla de acumulación de fondos de reserva. Realizar actividad 6.
Oficial de Nómina Plantilla de acumulación de fondos de reserva Mensualmente
9
Opción: Permisos, horas extras y atrasos (Subproceso "Registro de permisos, vacaciones, liquidación de horas extras y liquidación de atrasos") 
Generar el reporte de justificación de novedades, el reporte de inasistencia, el reporte de atrasos,  y la liquidación de horas extras por persona
Oficial de Nómina
Reporte de justificación de novedades 
Reporte de inasistencia 
Reporte de atrasos 

Liquidación de horas extras por persona
Mensualmente
10 Realizar la separación de rubros fiscales y de auto gestión de horas extras. Realizar actividad 6. Oficial de Nómina
Excel de nómina

Mensualmente
11 Opción: Décimo Tercero, Décimo Cuarto, Bono de Bolívar y Aguinaldo Opción: Décimo Tercero, Décimo Cuarto Recibir solicitud de acumulación. Realizar actividad 6. Oficial de Nómina Solicitud de acumulación Enero
12
Opción: Bono de Bolívar y Aguinaldo 
Elaborar base manual en Excel. 
Oficial de Nómina Excel de bono de Bolívar y Aguinaldo Julio/Agosto/Diciembre
13 Realizar conciliación en el Módulo de Nómina del Sistema Olympo. Realizar actividad 6. Oficial de Nómina Sistema Olympo Julio/Agosto/Diciembre
14 Opción: Egresos Opción: IESS Verificar los valores y fórmulas en plantilla Excel Oficial de Nómina
Excel de nómina

Mensualmente
15 Registrar información en el archivo de nómina. Realizar actividad 16. Oficial de Nómina
Excel de nómina

Mensualmente
16
Opción: Vacaciones anticipadas 
Filtrar los saldos negativos. Realizar actividad 16.
Oficial de Nómina
Excel de nómina

Agosto
17
Opción: Subsidio IESS y descuento funcional 
Opción: Subsidio IESS Verificar los subsidios del mes . Realizar actividad 21.
Oficial de Nómina Página web del IESS Mensualmente
18
Opción: Descuento funcional 
Identificar el valor que se pagó por error
Oficial de Nómina Rol de pagos  
19 Acordar con el colaborador la recuperación de la cuenta por cobrar  Oficial de Nómina   Mensualmente
20 Realizar memorando de descuento de cuenta por cobrar por subsidio del IESS Oficial de Nómina Memorando de descuento de cuenta por cobrar por subsidio del IESS Mensualmente
21 Firmar memorando de descuento de cuenta por cobrar por subsidio del IESS Jefe de Recursos Humanos Memorando de descuento de cuenta por cobrar por subsidio del IESS Mensualmente
22 Enviar memorando de descuento de cuenta por cobrar por subsidio del IESS. Realizar actividad 17. Técnico en Recursos Humanos Memorando de descuento de cuenta por cobrar por subsidio del IESS Mensualmente
23
Opción: Préstamos hipotecarios y quirografarios 
Descargar las planillas mensuales de la página del IESS. Realizar actividad 16.
Oficial de Nómina
Planillas 
Página web del IESS
Mensualmente
24
Opción: Aportes a las asociaciones de funcionarios y docentes 
Recibir la copia de formulario de incorporación. Realizar actividad 16.
Oficial de Nómina Copia del formulario de incorporación Mensualmente
25
Opción: Impuesto a la Renta 
Actualizar la base en el Módulo de Nómina del Sistema Olympo
Oficial de Nómina Sistema Olympo Enero
26 Solicitar por correo electrónico el formulario de gastos personales a todo el personal de la universidad Oficial de Nómina
Correo electrónico 
Formulario de gastos personales
Enero
27 Recibir el formulario de gastos personales del personal de la universidad Oficial de Nómina Formulario de gastos personales Enero
28 Registrar la información en el Módulo de Nómina del Sistema Olympo Oficial de Nómina Sistema Olympo Enero
29 Extraer los valores del Módulo  de Nómina del Sistema Olympo. Realizar actividad 16. Oficial de Nómina Sistema Olympo Mensualmente
30
Opción: Anticipos 
Recibir el formulario del anticipo firmado
Oficial de Nómina
Formulario de anticipo

Mensualmente
31 Ingresar los valores en el Módulo de Nómina del Sistema Olympo. Realizar actividad 16. Oficial de Nómina Sistema Olympo Mensualmente
32
Opción: Fondo de Jubilación, Fondo Construir,Varios Aso. Fun., Humana y S. Vida Hacienda, Dep Tonsupa, parqueadero 
Recibir el reporte de cuentas por cobrar. Realizar actividad 16.
Oficial de Nómina Reporte de cuentas por cobrar Mensualmente
33 Otros descuentos: Recibir documentos habilitantes para otros descuentos.  Oficial de Nómina Documento habilitante Mensualmente
34 Acordar con el colaborador la recuperación de la cuenta por cobrar  Oficial de Nómina   Mensualmente
35 Realizar memorando de descuento de cuenta por cobrar Oficial de Nómina Memorando de descuento de cuenta por cobrar Mensualmente
36 Firmar memorando de descuento de cuenta por cobrar Jefe de Recursos Humanos Memorando de descuento de cuenta por cobrar Mensualmente
37 Enviar memorando de descuento de cuenta por cobrar al empleado Oficial de Nómina Memorando de descuento de cuenta por cobrar Mensualmente
38 Realizar memorando sobre prerol mensual Oficial de Nómina Memorando sobre prerol mensual Mensualmente
39 Firmar memorando sobre prerol mensual y el prerol  Jefe de Recursos Humanos
Memorando sobre prerol mensual 
Prerol
Mensualmente
40 Enviar memorando sobre prerol mensual y prerol a la Dirección Administrativa Financiera Técnico en Recursos Humanos
Memorando sobre prerol mensual 
Prerol
Mensualmente
41 Recibir memorando sobre prerol mensual y prerol de la Jefatura de Recursos Humanos Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera
Memorando sobre prerol mensual 
Prerol
Mensualmente
42 Sumillar memorando sobre prerol mensual y prerol para el Contador General Director Administrativo Financiero
Memorando sobre prerol mensual 
Prerol
Mensualmente
43 Revisar memorando sobre prerol mensual y prerol Contador General
Memorando sobre prerol mensual 
Prerol
Mensualmente
44 Enviar respuesta sobre el pre rol mensual al Oficial de Nómina Contador General Correo electrónico Mensualmente
45
Opción: Existen observaciones al prerol 
Realizar correcciones
Oficial de Nómina Prerol Mensualmente
46
Opción: No existen observaciones al prerol 
Transferir el prerol a la información histórica
Oficial de Nómina Archivos históricos Mensualmente
47 Generar el archivo de cash management y cargarlo en la plataforma bancaria Oficial de Nómina Archivo de cash management Mensualmente
48 Informar por correo electrónica a Contabilidad sobre la carga al banco para autorización y transferencia bancaria al personal (Subproceso "Pagos de gastos")  Oficial de Nómina
Archivo de cash management 
Correo electrónico
Mensualmente
49 Procesar las provisiones en el Módulo de Nómina del Sistema Olympo Oficial de Nómina Sistema Olympo Mensualmente
50 Conciliar las provisiones con el archivo de nómina Oficial de Nómina Excel de nómina Mensualmente
51 Realizar la interfase contable y cierre de mes en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo Oficial de Nómina Sistema Olympo Mensualmente
52 Realizar el registro de valores adicionales en la página web del IESS Oficial de Nómina Página web del IESS Mensualmente
53 Realizar el memorando de contabilización de  rol mensual Oficial de Nómina Memorando de contabilización de  rol mensual Mensualmente
54 Firmar el memorando de contabilización de  rol mensual y rol de pagos Jefe de Recursos Humanos
Memorando de contabilización de  rol mensual 
Rol de pagos
Mensualmente
55 Enviar el memorando de contabilización de rol mensual y una copia física del rol de pagos a Contabilidad para la contabilización (Subproceso "Ajustes contables") Técnico en Recursos Humanos
Memorando de contabilización de  rol mensual 
Rol de pagos
Mensualmente
56 Enviar el reporte de descuentos a Contabilidad por correo electrónico para realizar la transferencia a todas las instancias (Subproceso "Pagos  de gastos") Oficial de Nómina
Reporte de descuentos
Correo electrónico
Mensualmente
57 Realizar el memorando de solicitud de registro de cuentas por cobrar al empleado Oficial de Nómina Memorando de solicitud de registro de cuentas por cobrar al empleado Mensualmente
58 Firmar el memorando de solicitud de registro de cuentas por cobrar al empleado Jefe de Recursos Humanos Memorando de solicitud de registro de cuentas por cobrar al empleado Mensualmente
59 Enviar el memorando de solicitud de registro de cuentas por cobrar al empleado Oficial de Nómina Memorando de solicitud de registro de cuentas por cobrar al empleado Mensualmente
60 Enviar el correo electrónico de todos los descuentos a los administradores de los diferentes rubros Oficial de Nómina Correo electrónico Mensualmente
61 Generar la planilla de pago, la planilla de  préstamos quirografarios e hipotecarios, fondos de reserva y el cuadro resumen de aportes patronales, personales y subsidios Oficial de Nómina
Planilla de pago 
Planilla de  préstamos quirografarios e hipotecarios 
Planilla de fondos de reserva 

Cuadro resumen de aportes patronales, personales y subsidios

Quincenal 
Mensual
62 Realizar la solicitud de pago de planillas Oficial de Nómina
Solicitud de pago 



Mensualmente
63 Firmar la solicitud de pago de planillas y revisar la planilla de pago, la planilla de  préstamos quirografarios e hipotecarios, fondos de reserva y el cuadro resumen de aportes patronales, personales y subsidios Jefe de Recursos Humanos
Solicitud de pago 


Planilla de pago 
Planilla de  préstamos quirografarios e hipotecarios 
Planilla de fondos de reserva 


Cuadro resumen de aportes patronales, personales y subsidios

Mensualmente
64 Enviar la solicitud de pago, la planilla de pago, la planilla de  préstamos quirografarios e hipotecarios, fondos de reserva y el cuadro resumen de aportes patronales, personales y subsidios (Subproceso "Pago de obligaciones con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social") Oficial de Nómina
Solicitud de pago 



Planilla de pago 
Planilla de  préstamos quirografarios e hipotecarios 
Planilla de fondos de reserva 
Cuadro resumen de aportes patronales, personales y subsidios
Mensualmente