Universidad Andina Simón Bolívar

Procuraduría

MACROPROCESO:  PROCURADURIA

APROBADO POR: Álvaro Renato Mejía Salazar

PROCESO: GESTIÓN CONTRATOS

SUBPROCESO: CONVENIOS

ELABORADOR POR: Verónica Cordero

POE No.:  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño  COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Asistente Administrativa Procuraduría

OBJETIVO:

Brindar información y los lineamientos legales necesarios para la elaboración y firma de convenios con instituciones nacionales e internacionales

ALCANCE:

 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Inicio 1) Elaborar memorando solicitando la elaboración de convenio marco o específico   Director de Área Instituciones nacionales o internacionales Memo u oficio  permanente
2 (Inicio 2) Elaborar convenio marco o específico en coordinación con la contraparte  Director de Área Covenio marco Convenio específico  permanente
3 (Inicio 1 - Inicio 2) Envíar a Rectorado propuesta de convenio para aprobación  Director de Área Covenio marco Convenio específico  permanente
4 Aprobar se proceda con la revisión de aspectos legales Rectorado Covenio marco Convenio específico  permanente
5 Enviar a Procuraduría para revisión de aspectos legales o elaboración del convenio  Rectorado Covenio marco Convenio específico  permanente
6 (Caso de memorando) Elaborar convenio marco o específico  y enviar a procurador para revisión Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
7 (Caso de borrador de convenio) Revisar aspectos legales. Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
8 (Caso de borrador de convenio) Colocar observaciones, si fuera el caso enviar a procurador para revisión Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
9 Revisar documento integro  Procurador Covenio marco Convenio específico  permanente
10 (en caso de necesidad de cambios) Solicitar cambios a auxiliar juridica.       
11 (en caso de documento aprobado) Enviar el convenio al responsable UASB-E Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
12 Enviar el convenio a la contraparte para revisión y aprobación  Responsable UASB-E Covenio marco Convenio específico  permanente
13 Enviar el convenio aprobado  o con observaciones (de ser el caso) al responsable UASB -E  Contraparte  Covenio marco Convenio específico  permanente
14 Enviar el convenio aprobado a la Procuraduría Responsable UASB-E Covenio marco Convenio específico  permanente
15 Revisar la última versión que debe contener las observaciones de la Procuraduría Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
16 Imprimir los 4 ejemplares para revisión y rúbrica del Procurador Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
17 Colocar rubrica en convenio y entregar a asistente administrativa para envío de convenio a Rectorado. Procurador    
18 Enviar a Rectorado para firma del convenio  Asistente Administrativa Covenio marco Convenio específico  permanente
19 (Opción 1) Enviar el convenio para firma de la contraparte al responsable UASB-E Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
20 (Opción 1) Enviar 1 ejemplar para archivo de Procuraduría  Responsable UASB-E Covenio marco Convenio específico  permanente
21 (Opción 2) Organizar firma de convenio   Rectorado  Covenio marco Convenio específico  permanente
22 (Opción 2) Enviar 1 ejemplar para archivo de Procuraduría  Rectorado  Covenio marco Convenio específico  permanente
23 Registrar convenio en Excel "Numeración de Convenios" (No. De convenio, fecha, documento legal, origen, institución, objetivo, tipo, fecha de inicio, fecha fin, renovación, nueva fecha de finalización, área o unidad relacionada, primer y segundo responsable UASB, contacto contraparte, observaciones, estado, subir archivo) Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
24 Escanear convenio con firmas Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
25 Ingresar en el sistema "directorio"  Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
26 (Sistema directorio) Escoger "Procesos" "convenios" "insertar" y llenar la información para registro  Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
27 (Sistema directorio) Cargar convenio Clic en "subir"  Auxiliar jurídica Covenio marco Convenio específico  permanente
28 Archivar el convenio físico y anexos en carpetas individuales (con mismo código que fue reistrado en el sistema "directorio" Auxiliar jurídica Expediente de covenio marco o convenio específico más anexos  permanente