Universidad Andina Simón Bolívar

Procuraduría

MACROPROCESO:  PROCURADURIA

APROBADO POR: Álvaro Renato Mejía Salazar

PROCESO: CONTRATO

SUBPROCESO: MISCELÁNEOS

ELABORADOR POR: Verónica Cordero

POE No.:  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño  COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Asistente Administrativa Procuraduría

OBJETIVO:

Brindar información y los lineamientos necesarios para la solicitud, revisión, aprobación y elaboración de los contratos misceláneos (adquisición de bienes y servicios y asignación de becas de estudiantes y ayuda financiera elaboración de tesis maestría investigación y doctorados)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el envío de la solicitud de contrato misceláneo a la instancia correspondiente según el monto de adquisición para su respectivo análisis y aprobación o rechazo, hasta el archivo del contrato misceláneo firmado.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO


No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Enviar solicitud de "Contrato misceláneo" y anexos a instancias para aprobación según el monto de adquisición.  Instancia UASB Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
2 (Opción 1- desde $5.000 a $30.000) Enviar solicitud a rectorado para aprobación .  Instancia UASB Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
3 Recibir solicitud. Rectorado Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
4 (en caso de solicitud rechazada) Fin. Rectorado Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
5 (en caso de solicitud aprobada) Enviar solicitud aprobada a procuraduría.  Rectorado Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
6 (Opción 2 -  desde $30.001 a $15000) Enviar a solicitud a comisión de bienes para aprobación. Instancia UASB Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
7 Recibir solicitud. Comisión de bienes Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
8 (en caso de solicitud rechazada) Fin. Comisión de bienes Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
9 (en caso de solicitud aprobada) Enviar solicitud aprobada a procuraduría.  Comisión de bienes Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
10 (Opción 3- desde $15.001 en adelante) Enviar solicitud a  junta de licitaciones para aprobación. Instancia UASB Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
11 Recibir solicitud. Junta de licitaciones Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
12 (en caso de solicitud rechazada) Fin. Junta de licitaciones Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
13 (en caso de solicitud aprobada) Enviar solicitud aprobada a procuraduría.  Junta de licitaciones Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
14 (Opción 1, Opción 2 y Opción 3) Recibir solicitud previamente aprobada por instancias correspondientes según el monto de adquisición.   Asistente Administrativa Procuraduría Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
15 Recibir y revisar información que este completa y sea adecuada para la elaboración del contrato Asistente Administrativa Procuraduría Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
16 (en caso de inconsistencias) Devolver documentos a la instancia solicitante Asistente Administrativa Procuraduría Solicitud de Contrato Misceláneo Permanente
17 Registrar memorando en Excel "Numeración de Contratos" (área académica solicitante, número de trámite DAF, N° de trámite (memorando o solicitud), nombre de beneficiario, fecha de elaboración, detalle) Asistente Administrativa Procuraduría Excel "Numeración de Contratos"  Permanente
18 Asignar número de contrato en Excel "Numeración de Contratos". Asistente Administrativa Procuraduría Excel "Numeración de Contratos"  Permanente
19 Elaborar contrato manualmente Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Misceláneo Permanente
20 Enviar los 3 ejemplares impresos para revisión y rubrica del Procurador Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Misceláneo Permanente
21 (en caso de solicitud de cambios) Solicitar cambios a asistente administrativa Procuraduría Procurador Contrato Misceláneo Permanente
22 Imprimir hoja de ruta (formato en Excel) Asistente Administrativa Procuraduría Hoja de ruta Permanente
23 Enviar los 3 ejemplares con hoja de ruta para firma a Rectorado Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Misceláneo Permanente
Hoja de ruta
24 Firmar 3 ejemplares y devolverlos a procuraduría. Rectorado Contrato Misceláneo Permanente
25 (cuando sea necesario) Elaborar e imprimir "Memo de Administrador de Contrato" Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Misceláneo Permanente
26 Enviar a la instancias solicitantes los 3 ejemplares junto con la hoja de ruta y "memo de Administrador de Contrato" cuando fuese necesario. Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Misceláneo Permanente
Hoja de ruta
27 Solicitar firma en contrato a proveedor  Instancia solicitante Contrato Misceláneo Permanente
28 Enviar ejemplar "Procuraduría" a procuraduría para archivo Instancia solicitante Contrato Misceláneo Permanente
29 (Archivo para solicitud de Junta de licitaciones y comisión de Bienes) Archivar ejemplar de contrato de procuraduría, copia de memorando y anexos, memorando de administrador de contrato (de aplicar); y enviar expediente original de solicitud a Secretaría General. Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Misceláneo Permanente
30 (Archivo para solicitud de cualquier otro solicitante) Archivar ejemplar de contrato de procuraduría y expediente original de solicitud de contrato. Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Misceláneo Permanente