Universidad Andina Simón Bolívar

Rectorado

MACROPROCESO: RECTORADO

APROBADO POR: Germán Granda

PROCESO: MANEJO DE LA AGENDA DEL RECTOR

SUBPROCESO: MANEJO DE LA AGENDA DEL RECTOR

ELABORADOR POR: María Clara Mejía

POE No.: UASB-REC-3.1

EQUIPO DE PROCESOS: Sofía Vega COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Asistente del Rectorado

OBJETIVO:

Administrar la agenda del Rector de la universidad a través de una aplicación electrónica que permita priorizar las actividades y optimizar el tiempo.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la agenda de actividades y concluye con el seguimiento a los compromisos asumidos en las reuniones.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Opción: Las actividades son agendadas por el Rector Agendar actividades Rector Agenda electrónica Diario
2 Opción: Las actividades son agendadas con la Asistente del Rectorado Receptar las solicitudes de citas por correo electrónico o por teléfono Asistente del Rectorado Correo electrónico Diario
3 Determinar la prioridad de atención Asistente del Rectorado Agenda electrónica Diario
3 Opción: Otra área de la universidad atenderá la cita Solicitar al área indicada de la universidad que atienda la cita por correo electrónico Asistente del Rectorado Correo electrónico Diario
4 Comunicar al interesado el área de la universidad que va a atenderle por correo electrónico o por teléfono. Fin. Asistente del Rectorado Correo electrónico Diario
5 Opción: No se atenderá la cita por no ser competencia de la universidad Comunicar a la persona que pide la cita que no es competencia de la universidad atender su solicitud por correo electrónico o por teléfono. Fin. Asistente del Rectorado Correo electrónico Diario
6 Opción: El Rector atenderá la cita Agendar la cita Asistente del Rectorado Agenda electrónica Diario
7 Recibir a la persona que tiene la cita Secretaria del Rectorado Agenda electrónica Diario
8 Llevar a cabo la cita Rector/Asistente del Rectorado   Diario
9 Opción: No necesario realizar ayuda memoria de la reunión Fin. Rector/Asistente del Rectorado   Diario
10 Opción: Es necesario realizar ayuda memoria de la reunión Realizar ayuda memoria de la cita para el Rector Asistente del Rectorado Ayuda memoria de reunión Diario
11 Realizar seguimiento a los compromisos asumidos en la citas. Fin. Asistente del Rectorado Ayuda memoria de reunión Diario