Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESOS: GESTIÓN DE SOLICITUDES
SUBPROCESO: SOLICITUD DE DESCUENTO EN COLEGIATURA

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.1

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE :

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación y entrega de la "Solicitud de Descuento Colegiatura" por parte del estudiante en Secretaría General, hasta el acceso por parte del estudiante a la legalización de matricula en línea y verificación del tipo de descuento.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen


2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Descuento Colegiatura". Postulante Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
2 Entregar solicitud en Secretaría General junto con estampilla. Postulante Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
3 Recibir Solicitud de Descuento Colegiatura. Recepcionistas Secretaría General  Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Antes de periodo de matriculación
5 Entregar Solicitud de Descuento Colegiatura a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
6 Sumillar  Solicitud de Descuento Colegiatura y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
7 Recibir solicitud sumillada y entregar a Rectorado. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza)   Antes de periodo de matriculación
8 Sumillar en solicitud "aprobación" o "negación" de solicitud (en caso de aprobado, colocar el tipo de descuento asignados) y remitir a Secretaría General. Rector Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
9 Recibir "Solicitud de Descuento Colegiatura" con sumilla de rectorado. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
10 Actualizar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Antes de periodo de matriculación
11 Entregar Solicitud de Descuento Colegiatura a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
12 Sumillar Solicitud y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) para actualización en el sistema Universitas en caso de solicitud aprobada. Secretaria General Solicitud de Descuento Colegiatura  Antes de periodo de matriculación
13 (en caso de soliticitud aprobada) Recibir, actualizar tipo de descuento en expediente digital de postulante y entregar solicitud a recepcionista de Secretaría General para su archivo. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas Antes de periodo de matriculación
14 Archivar en expediente físico de postulante la solicitud. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)   Antes de periodo de matriculación
15 Acceder a Matricula en Línea y verificar resultado de solicitud. Postulante   Antes de periodo de matriculación