Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES


SUBPROCESO: SOLICITUD RETIRO DE PROGRAMA

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-5-SG-1.11

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación y entrega de la "Solicitud de Retiro de Programa" por parte del estudiante, hasta el archivo de la solicitud en el expediente físico del estudiante. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Retiro de Programa". Estudiante Solicitud de Retiro de Programa Permanente
2 Entregar solicitud en Secretaría General con estampilla. Estudiante Solicitud de Retiro de Programa Permanente
3 Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Retiro de Programa Permanente
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
5 Entregar Solicitud de Retiro de Programa a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Retiro de Programa Permanente
6 Sumillar Solicitud de Retiro de Programa y enviar a Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernandez). Secretaria General Solicitud de Retiro de Programa Permanente
7 Recibir solicitud y verificar fechas de asistencia a clases en Sistema Gestión de Aulas.  Secretaria de Apoyo Académico  (Margarita Fernandez) Solicitud de Retiro de Programa Permanente
8 Sumillar en Solicitud de Retiro de Programa con ultima fecha de asistencia.  Secretaria de Apoyo Académico  (Margarita Fernandez) Solicitud de Retiro de Programa Permanente
9 Entregar solicitud sumillada a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza).  Secretaria de Apoyo Académico  (Margarita Fernandez) Solicitud de Retiro de Programa Permanente
10 Recibir solicitud y enviar a Tesorería para generación de Informe de Pago. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Retiro de Programa Permanente
11 Recibir solicitud y adjuntar desglose de pago.  Tesorería  Solicitud de Retiro de Programa Permanente
12 Enviar solicitud y desglose de pago a Rectorado para aprobación de solicitud. Tesorería  Solicitud de Retiro de Programa Permanente
13 Recibir solicitud y aprobar solicitud de retiro de programa. Rector Solicitud de Retiro de Programa Permanente
14 (una vez aprobado) Enviar a Tesorería solicitud aprobada. Secretaría de Rectorado Solicitud de Retiro de Programa Permanente
15 Realizar liquidación a estudiante. Tesorería    Permanente
16 Enviar copia de solicitud de retiro de programa a Secretaría General. Tesorería  Solicitud de Retiro de Programa Permanente
17 Recibir copia de solicitud sumillada. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Retiro de Programa Permanente
18 Actualizar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Retiro de Programa Permanente
19 Enviar solitud a Secretaria de Registro Académico (Marielena Vargas). Recepcionista Secretaría General Solicitud de Retiro de Programa Permanente
20 Registrar en expediente digital de estudiante el retiro del programa Secretaria de Registro Académico Sistema Universitas Permanente
21 Comunicar a estudiante mediante correo electrónico el retiro del programa según lo solicitado.  Secretaria de Registro Académico Correo electrónico Permanente
22 Registrar movimiento de solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Secretaria de Registro Académico  Excel "Recepción de documento" Permanente
23 Imprimir en solicitud constancia de comunicación al estudiante y captura de pantalla de bloqueo del estudiante  y entregar solicitud a recepcionista de Secretaría General (Martha Calero) para ser archivada..  Secretaria de Registro Académico Solicitud de Retiro de Programa Permanente
24 Archivar en expediente físico de alumno solicitud  de Retiro de Programa. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)   Permanente