Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES


SUBPROCESO: SOLICITUD EXTENSIÓN O SEGUNDA MATRICULA

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-5-SG-1.16

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  

Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración del cronograma para la recepción de solicitudes hasta la recepción de calificaciones para estudiantes que cursan asignaturas de actualización.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Establecer cronograma para recepción de solicitudes de extensión o segunda matricula. Secretaría General  Cronograma Presentación Solicitud Extensión o Segunda Matricula  Anual
2 Enviar cronograma de presentación de Solicitud Extensión o Segunda Matricula a Secretarias de áreas académicas y coordinadores. Secretaría General  Correo electrónico Según establecido en cronograma
3 Difundir mediante correo electrónico a estudiantes el cronograma establecido en Secretaría General. Secretaria del Área Académica Coordinador Programa de Posgrado Correo electrónico Según establecido en cronograma
Cronograma Presentación Solicitud Extensión o Segunda Matricula 
4 Recibir cronograma de recepción de Solicitud de Extensión o Segunda Matricula. Estudiante   Según establecido en cronograma
5 Elaborar Solicitud de Extensión o Segunda Matricula. Estudiante Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
6 Comprar estampilla en Tesorería. Estudiante   Según establecido en cronograma
7 Entregar "Solicitud de Extensión o Segunda Matricula" con estampilla en recepción de Secretaría General. Estudiante Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
8 Recibir "Solicitud de Extensión o Segunda Matricula ". Recepcionista Secretaría General  Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
9 Registrar en Excel "Recepción de documento" (número de tramite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Excel "Recepción de documento" Según establecido en cronograma
10 Revisar en Sistema Universitas o Sistema Académico (notas, asistencias, programa, periodo académico, extensión o segunda matricula). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
11 Imprimir expediente de notas académicas de estudiante. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Sistema Universitas Sistema Académico Según establecido en cronograma
12 Ordenar  "Solicitud de Extensión o Segunda Matricula" por año académico y programa. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
13 (una vez culminado el plazo de recepción) Entregar solicitudes a Secretaria General junto a expediente de estudiante. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
14 Generar archivo en Excel "Informe de extensión y segundas matriculas" donde consta los datos el área académica, nombre del estudiante, número de cédula, descripción ( tipo de vinculación), periodo académico, nivel (Especialización Superior, Maestría o Doctorado), programa, mención, fecha de anterior vinculación en caso de existir, observaciones y estado de plan de tesis.   Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Excel "Informe de extensión y segundas matriculas" Según establecido en cronograma
15 Entregar archivo digital en Excel "Informe de extensión y segunda matricula" a Secretaria General y Secretaria de Registro Académico.  Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Excel "Informe de extensión y segundas matriculas" Según establecido en cronograma
16 Recibir archivo digital "Informe de extensión y segunda matricula" y verificar los estudiantes cuyo año académico corresponda del 2013 hacia atrás.  Secretaria de Registro Académico Excel "Informe de extensión y segundas matriculas" Según establecido en cronograma
17 Solicitar por correo electrónico la creación de nuevo ciclo académico a Unidad de informática para sistema académico (estudiantes de año académico 2013 hacia atrás). Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
18 Crear nuevo ciclo académico en Sistema académico y notificar la creación del mismo mediante correo electrónico . Unidad de Informática Sistema Académico Según establecido en cronograma
19 (Una vez creado el ciclo nuevo ciclo académico) Crear los programas a base del reporte.  Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
20 Recibir y revisar solicitudes de extensión o segunda matricula. Secretaria General Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
21 Separar según solicitudes con asignaturas de actualización (caso1) y solicitud sin asignaturas de actualización (caso2). Secretaria General Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
22 (CASO 1) (en caso de necesidad de asignaturas de actualización) Registrar en solicitud la necesidad de establecer por parte del Coordinador las Asignaturas de Actualización. Secretaria General Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
23 Entregar solicitudes que necesitan Asignaturas de Actualización a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
24 Recibir Solicitudes y actualizar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza)  Excel "Recepción de documento" Según establecido en cronograma
25 Enviar solicitudes al Área Académica para el establecimiento de Asignaturas de Actualización. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
26 Recibir y entregar a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaría del Área Académica Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
27 Establecer Asignaturas de Actualización para solicitud y entregar a Secretaría del Área Académica. Coordinador de Programa de Posgrado  Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
28 Enviar a Secretaría General Solicitud con Asignaturas de Actualización. Secretaría del Área Académica Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
29 Recibir Solicitud con Asignaturas de Actualización y registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
30 Entregar a Secretaria General la Solicitud de Extensión o Segunda Matricula y las Asignaturas de Actualización  establecidas. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
31 Recibir y sumillar  solicitud con Asignaturas de Actualización. Secretaria General Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
32 Entregar Solicitud de Extensión de Matricula con Asignaturas de Actualización a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
33 (Caso 1 y Caso 2) (para solicitudes sin asignaturas de actualización) Elaborar "Informe de extensión o segunda matricula" donde consta el número de solicitudes recibidas totales (con créditos de actualización y sin créditos de actualización) y entregar a Rectorado.  Secretaria General Informe de extensión o segunda matricula Según establecido en cronograma
35 Recibir, revisar y aprobar  "Informe Solicitudes de extensión o segunda matricula". Rector Informe de extensión o segunda matricula Según establecido en cronograma
36 Remitir   "Informe de extensión o segunda matricula" a Secretaría General. Rector Informe de extensión o segunda matricula Según establecido en cronograma
37 Recibir "Solicitud de Extensión o Segunda Matricula " aprobado y entregar junto a Solicitudes a Secretaria de Secretaría General para el envío de cartas de aprobación o negación de solicitud. Secretaria General Solicitud de Extensión o Segunda Matricula  Según establecido en cronograma
38 (CASO 1 Y CASO 2) Elaborar carta individual la aprobación de solicitud y también donde consta si es necesario asignaturas de actualización, plazo de matricula, adjuntar formulario de Matricula y formulario de Inscripción de Asignaturas  (cuando corresponda). Esta notificación se la realiza mediante correo electrónico. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Formulario de Matricula Según establecido en cronograma
Carta de Segunda o Extensión de Matricula 
Formulario de Inscripción de Asignaturas
39 Registrar en historial de estudiante en Sistema Universitas o Sistema Académico la Solicitud de Extensión o segunda Matricula y respuesta de solicitud. (cuando no se acepta solicitud también se registra). Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas Sistema Académico Según establecido en cronograma
40 Recibir carta de autorización y pagar rubros de matriculación en fechas establecidas. Estudiante Correo electrónico Según establecido en cronograma
41 Entregar "Formulario de Matricula" y "Formulario de inscripción de asignaturas" (en caso de ser necesario) sellado por tesorería junto con foto y copia de cédula en recepción de Secretaría General.  Estudiante Formulario de Matricula Según establecido en cronograma
42 Recibir formularios y entregar a Secretaria de Registro Académico.  Recepcionista Secretaría General  Formulario de Matricula Según establecido en cronograma
43 Recibir formularios de matricula y verificar en los sistemas académicos a qué periodo académico pertenece el estudiante (Sistema Universitas 2014 en adelante o Sistema Académico 2013 hacia atrás).  Secretaria de Registro Académico Formulario de Matricula Según establecido en cronograma
44 Anotar en el formulario de matricula: Año académico, programa en caso de ser necesario y tipo de nueva vinculación a la universidad. Secretaria de Registro Académico Formulario de Matricula Según establecido en cronograma
45 (en caso de asignaturas de actualización) Anotar en el "Formulario de inscripción de asignaturas" en el campo de observaciones el tipo de registro de asistencia que deberá realizar el estudiante: físico o biométrico. Secretaria de Registro Académico Formulario de Inscripción de Asignaturas Según establecido en cronograma
46 Separar los formularios de matricula por programas y por asignaturas de actualización (estos últimos por sistema Universitas o sistema académico). Secretaria de Registro Académico Formulario de Matricula Según establecido en cronograma
47 (Caso 1 - Sistema Académico) Matricular al estudiante de acuerdo a nueva vinculación.  Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
48 (Caso 1 - Sistema Académico) Comprobar en el Sistema Académico - Ficha de Tesis y Monografía si el estudiante tiene plan de Tesis o Monografía aprobado.  Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
49 Actualizar los plazos y prorrogas para entrega de monografía o tesis de acuerdo a lo establecido por Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
50 Registrar en historial del estudiante: número de factura, fecha de pago, plazo de entrega de tesis o monografía y prorroga.  Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
51 (en caso de asignaturas de actualización) Confirmar en historial del estudiante las asignaturas registradas y pagadas.   Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
52 Registrar en historial de estudiante el pago de asignaturas de actualización (nombre de asignatura, programa de asignatura) y registro físico de asistencia. Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
53 Enviar a través de Sistema Académico - Recordatorio del Estudiante, el correo electrónico a estudiante informándole la inscripción de asignatura, registro físico de asistencia y secretaría del área académica a cargo del programa. (enviar copia de correo a Secretaria del programa y Recepcionistas Secretaría General). Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
54 Imprimir constancia de notificación en el reverso del "Formulario de Inscripción de asignaturas". Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
55 Crear archivo en Excel "Asignatura de estudiantes extensión de matriculas" donde consta (datos del estudiante, secretaría responsable, asignatura, número de asignaturas por tomar, código de asignatura, plazo de entrega tesis o monografías). Secretaria de Registro Académico Excel "Asignatura de estudiantes extensión de matriculas" Según establecido en cronograma
56 Enviar a secretarias de programa el archivo Excel "Asignaturas de estudiantes extensión de matriculas" para el seguimiento del estudiante. Secretaria de Registro Académico Excel "Asignatura de estudiantes extensión de matriculas" Según establecido en cronograma
57 Sellar "Formulario de inscripción de asignaturas" y "Formulario de matricula" y enviar para archivo en expediente físico del estudiante. Secretaria de Registro Académico Sistema Académico Según establecido en cronograma
58 (en caso de que el estudiante no necesite asignatura de actualización) Sellar  "Formulario de matricula" y enviar para archivo en expediente físico del estudiante. Secretaria de Registro Académico  "Formulario de matricula" Según establecido en cronograma
58 (Caso 2 - Sistema Universitas) Solicitar a Unidad de Informática la apretura del programa para matricular al estudiante de acuerdo a nueva vinculación.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
59 Aperturar el programa para matricula de estudiante. Unidad de Informática Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
60 Registrar en observaciones del expediente: número de factura, fecha de pago, plazo de entrega de tesis o monografía y prorroga.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
61 Ingresar a modulo matricula en Sistema Universitas y escoger nuevo tipo de vinculación.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
62 (en caso de asignaturas de actualización) Inscribir a estudiantes en asignaturas de actualización previo a verificación del historial y de ser necesario con tesorería.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
63 (en caso de que no se visualice la asignatura de actualización) Solicitar a Unidad de Informática la inclusión de la asignatura en el plan de estudios del estudiante.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
64 Incluir en el plan de estudios del estudiante la asignatura de actualización. Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
65 Ingresar a Sistema Universitas - Recibos y dar check en valores pagados y validar matrícula.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
66  Ingresar a modulo Gestión económica en Sistema Universitas y conciliar los valores pagados por el estudiantes.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
67 Comprobar en el Sistema Universitas - expediente del estudiante  si el estudiante tiene plan de Tesis o Monografía aprobado.  Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
68 Actualizar los plazos y prorrogas para entrega de monografía o tesis de acuerdo a lo establecido por Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
69 Registrar en observaciones del expediente el pago de asignaturas de actualización (nombre de asignatura, programa de asignatura) y registro biométrico de asistencia. Secretaria de Registro Académico Sistema Univesitas XXI Según establecido en cronograma
70 Enviar correo electrónico a estudiante informándole la inscripción de asignatura, registro biométrico de asistencia y secretaría del área académica a cargo del programa. (enviar copia de correo a Secretaria del programa y Recepcionistas Secretaría General). Secretaria de Registro Académico Correo electrónico Según establecido en cronograma
71 Imprimir constancia de notificación en el reverso del "Formulario de Inscripción de asignaturas". Secretaria de Registro Académico Formulario de Inscripción de Asignaturas Según establecido en cronograma
72 Crear archivo en Excel "asignatura de estudiantes extensión de matriculas" donde consta (datos del estudiante, secretaría responsable, asignatura, número de asignaturas por tomar, código de asignatura, plazo de entrega tesis o monografías). Secretaria de Registro Académico Excel "Asignatura de estudiantes extensión de matriculas" Según establecido en cronograma
73 Enviar a secretarias de programa el archivo Excel "Asignaturas de estudiantes extensión de matriculas" para el seguimiento del estudiante. Secretaria de Registro Académico Excel "Asignaturas de estudiantes extensión de matriculas"  Según establecido en cronograma
74 Sellar "Formulario de inscripción de asignaturas" y "Formulario de matricula" enviar para archivo en expediente físico del estudiante. Secretaria de Registro Académico Formulario de Inscripción de Asignaturas Según establecido en cronograma
75 (en caso de que el estudiante no necesite asignatura de actualización) Sellar "Formulario de matricula" y enviar para archivo en expediente físico del estudiante. Secretaria de Registro Académico  "Formulario de matricula" Según establecido en cronograma