Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN PROGRAMAS DE POSGRADO


SUBPROCESO: CARNETIZACIÓN Y HUELLAS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Margarita Fernández

POE No.: UASB-SG-2.5

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la verificación de legalización de matricula en tesorería hasta el registro de huellas en el Sistema Gestión de Aulas y la emisión del carnet estudiantil. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO 
1 (Una vez legalizada la matricula en tesorería) Acercarse a Secretaría General para toma de huellas y carnetización. Estudiante   Dentro del periodo de matriculación
2 Consultar a estudiante si ha legalizado su matricula en tesorería. Recepcionista de Secretaría General   Dentro del periodo de matriculación
3 (en caso de no haberlo hecho) Remitir a tesorería para pago de valores correspondientes. Recepcionista de Secretaría General   Dentro del periodo de matriculación
4 (en caso de haberlo hecho) Remitir a Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  para carnetización. Recepcionista de Secretaría General   Dentro del periodo de matriculación
5 Ingresar a Sistema Universitas (pestaña de admisiones). Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)    Dentro del periodo de matriculación
6 Solicitar cédula o pasaporte a estudiante e ingresar en sistema Universitas para verificar que este legalizado, y corrección de formato de nombre. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Universitas Dentro del periodo de matriculación
7 (una vez constatando que el estudiante esta matriculado) Ingresar a sistema IDFLOW para toma de fotografías . Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema ITFLOW Dentro del periodo de matriculación
8 Importar fotografía a expediente digital de estudiante en Sistema Universitas. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Universitas Dentro del periodo de matriculación
9 Solicitar a estudiantes la toma de huella en recepción de Secretaria General . Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)    Dentro del periodo de matriculación
10 Solicitar número de cédula o pasaporte a estudiante para ingreso de huellas. Recepcionista de Secretaría General   Dentro del periodo de matriculación
11 Ingresar a Sistema de Gestión de Aulas con cédula de estudiante. Recepcionista de Secretaría General Sistema Gestión de Aulas Dentro del periodo de matriculación
12 Registrar en Sistema Gestión de Aulas las huellas del estudiante (se toman huella de los dedos índices). Recepcionista de Secretaría General Sistema Gestión de Aulas Dentro del periodo de matriculación
13 Verificar funcionamiento de huella en biométrico de secretaría general. Recepcionista de Secretaría General Sistema Gestión de Aulas Dentro del periodo de matriculación
14 (en caso de no funcionar huellas) Tomar huella de otros dedos o generar código de asistencia. Recepcionista de Secretaría General Sistema Gestión de Aulas Dentro del periodo de matriculación
15 Entregar instructivo de asistencias y remitir a Secretaría de Apoyo Académico para entrega de carnet. Recepcionista de Secretaría General Instructivo de asistencias Dentro del periodo de matriculación
16 Acceder a sistema de Credenciales - Estudiantes. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Credenciales Dentro del periodo de matriculación
17 Ingresar número de cédula o pasaporte. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Credenciales Dentro del periodo de matriculación
18 Verificar que la información este actualizada.  Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Credenciales Dentro del periodo de matriculación
19 (En caso de información desactualizada) Actualizar información. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Credenciales Dentro del periodo de matriculación
20 Imprimir y entregar carnet. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)    Dentro del periodo de matriculación