Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN ESPECIALIACIÓN SUPERIOR - TITULACIÓN


SUBPROCESO: SOLICITUD DE CAMBIO DE PLAN DE TRABAJO FINAL

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-3.3

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración y entrega de la Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final hasta el archivo del nuevo Plan de Trabajo Final en el expediente físico del estudiante. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final " y entregar con estampilla junto a Nuevo Plan de Trabajo Final. Estudiante Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final  Permanente
Plan de Trabajo Final
2 Recibir Solicitud y Plan de Trabajo Final nuevo. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final  Permanente
Plan de Trabajo Final
3 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de tramite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Excel "Recepción de documento" Permanente
4 (Caso 1) Entregar a Recepcionista de Secretaría General ( Martha Calero) las solicitudes correspondientes a estudiantes con sistema Universitas. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final  Permanente
5 (Caso 1 ) Registrar en Sistema Universitas la recepción de nuevo plan de Trabajo Final y el Tema. Recepcionista de Secretaría General ( Martha Calero) Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final  Permanente
6 (Caso 2) Entregar a Secretaría de Registro Académico ( Marielena Vargas) las solicitudes correspondientes a estudiantes con sistema Académico. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final  Permanente
7 (Caso 2) Registrar en Sistema Académico la recepción de nuevo plan de Trabajo Final y el Tema. Secretaría de Registro Académico ( Marielena Vargas) Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final  Permanente
8 (Caso 1 y Caso 2) Enviar a Coordinador de Programa de Posgrado para aprobación. Recepcionista de Secretaría General ( Martha Calero) Plan de Trabajo Final Permanente
Secretaría de Registro Académico ( Marielena Vargas)
9 Recibir Plan de Trabajo Final y aprobarlo o solicitar cambios. Coordinador de Programa de Posgrado Plan de Trabajo Final Permanente
11 Realizar oficio de aprobación de Plan de Trabajo Final y enviar a estudiante. Secretaría del Área Académica  Oficio de aprobación Tema de Plan de Trabajo Final Permanente
10 (En caso de estudiantes con sistema Universitas) Cambiar estado y de ser necesario el Tema de Plan de Trabajo Final en Sistema Universitas . Secretaría del Área Académica Sistema Universitas Permanente
12 (para estudiantes con sistema universitas y sistema académico ) Remitir a Secretaría General el Oficio de aprobación Tema de Plan de Trabajo Final donde consta el nuevo tema y fechas establecidas para entrega.  Secretaría del Área Académica  Oficio de aprobación Tema de Plan de Trabajo Final Permanente
13 Recibir oficio y Plan de Trabajo Final aprobado. Recepcionista Secretaría General  Oficio de aprobación Tema de Plan de Trabajo Final Permanente
14 (en caso de estudiantes con sistema Académico) Entregar oficio a Secretaría de Registro Académica.  Recepcionista Secretaría General  Oficio de aprobación Tema de Plan de Trabajo Final Permanente
15 (En caso de estudiantes con sistema académico) Cambiar estado y de ser necesario el Tema de Plan de Trabajo Final  en Sistema Académico. Secretaría de Registro Académico ( Marielena Vargas) Sistema Académico Permanente
16 (para estudiantes con sistema universitas y sistema académico ) Archivar en expediente físico de alumno oficio y plan de Trabajo Final aprobado. Recepcionista Secretaría General   Permanente