Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL     

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESOS: GESTIÓN DE SOLICITUDES      


SUBPROCESO: EMISIÓN CERTIFICADOS ACADÉMICOS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa

POE No.: UASB-5-SG-1.4  

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE :

Secretaría General   

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)      

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la compra de la estampilla por parte del estudiante hasta la entrega del certificado por parte de secretaría general al estudiante.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Comprar en Tesorería Estampilla y entregar en Secretaría General . Estudiante, Egresado, Ex estudiante Delegado    Permanente
2 Recibir estampilla y toma de datos de estudiante (nombre completo, cédula, programa y tipo de certificado) . Recepcionista de Secretaría general  Formato de Pedido de certificado Permanente
3 Registrar el requerimiento en Excel "Certificados" (nombre del estudiante, fecha, quien solicita) Recepcionista de Secretaría general  Excel "Certificados"  
4 Entregar Pedido de Certificado a Secretaria de Registro Académico (María Elena Vargas). Recepcionista de Secretaría general  Formato de Pedido de certificado Permanente
5 Recibir Pedido de Certificado y verificar la situación administrativa del estudiante en Sistema Universitas XXI o Sistema Académico. Secretaría de Registro Académico  Sistema Universitas Sistema Académico (estudiantes anteriores a 2014) Permanente
6 (en caso de bloqueo por mora con tesorería, biblioteca, incumplimiento de contrato por no entrega de tesis)  Notificar mediante correo electrónico al estudiante motivo por el cual no se procedió con la emisión del certificado. Secretaría de Registro Académico  Correo electrónico Permanente
7 (en caso de bloqueo por mora con tesorería, biblioteca, incumplimiento de contrato por no entrega de tesis) Actualizar Excel "Certificados" con la razón por la cual no se emitió el certificado.  Secretaría de Registro Académico  Excel "Certificados" Permanente
8 (en caso de que el estudiante no presente bloqueos) Revisar solicitud  de certificado previo a emisión del mismo en sistema Universitas o Sistema Académico (estudiantes anteriores a 2014). Secretaría de Registro Académico  Sistema Universitas Sistema Académico (estudiantes anteriores a 2014) Permanente
9 Elaborar certificado según especificaciones . Secretaría de Registro Académico  Certificado Permanente
10 Emitir certificado, registrar en Excel "Certificados" y entregar a Secretaria General para firma. Secretaría de Registro Académico  Certificado Permanente
11 Firmar certificado y entregar a recepción de Secretaría General . Secretaria General  Certificado Permanente
12 (en caso de certificado de syllabus y certificado de validación de titulo en otros países) Notificar al estudiante por correo electrónico para retiro de certificado.  Secretaría de Registro Académico  Correo electrónico Una vez el certificado esté listo
13 Recibir certificado sumillado y ordenar en orden alfabético para su entrega. Recepcionista de Secretaría general  Certificado 48 horas máximo después de recibido el pedido ( en caso de certificado de syllabus y certificado de validación de títulos internacionales) 2 semanas 
14 Entregar certificado a estudiante para revisión y aprobación. Recepcionista de Secretaría general  Certificado Una vez el certificado esté listo
15 Revisar certificado. Estudiante, Egresado, Ex estudiante Delegado  Certificado Una vez el certificado esté listo
16 (en caso de certificado no conforme) Solicitar cambio en certificado a Secretaria de Registro Académico. Recepcionista de Secretaría general  Certificado Una vez el certificado esté listo
17 Emitir nuevo certificado inmediatamente y solicitar firma a Secretaria General . Secretaría de Registro Académico  Certificado Una vez el certificado esté listo
18 (Cuando el certificado esta conforme con lo solicitado) Colocar sello de tinta y estampilla y entregar a estudiante . Recepcionista de Secretaría general Secretaria de Registro Académico.  Certificado Una vez el certificado esté listo