Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN MAESTRÍA - TITULACIÓN


SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE PLAN DE TESIS 

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-5.4.2

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida      

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la entrega de la solicitud de revisión del Plan de Tesis hasta la recepción de la aprobación del plan de Tesis

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar "Solicitud de revisión" para Plan de Tesis. Estudiante  Solicitud de revisión de Plan de Tesis Según calendario establecido
2 Entregar plan de Tesis según fecha establecidas junto con "Solicitud de revisión" con estampilla. Estudiante  Plan de Tesis  Según calendario establecido
3 Recibir plan de Tesis. Recepcionista Secretaría General Plan de Trabajo Final  Según calendario establecido
4 Realizar verificación de Tema de Tesis aprobado vs Plan de Tesis entregado, en el Sistema Universitas o Sistema Académico. Recepcionista Secretaría General Plan de Tesis  Según calendario establecido
Sistema Universitas Sistema Académico
5 (en caso de temas diferentes) (Caso 1) No se recibe el plan de Tesis  Recepcionista Secretaría General   Según calendario establecido
6 (en caso de temas diferentes) (Caso 2) Recibir Plan de Tesis junto con Formulario de Denuncia de Tema de Tesis Aprobado  Recepcionista Secretaría General   Según calendario establecido
7 (en caso de tema igual a tema registrado) Recibir plan de Tesis solo cuando el Tema sea igual. Recepcionista Secretaría General   Según calendario establecido
8 (en caso de planes de Tesis atrasados, extensión de matricula o segunda matricula) Registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento (área, docente, alumno) responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Recepción de documento Según calendario establecido
9 Clasificar según programa de Posgrado y en orden alfabético los Plan de Tesis recibidos.  Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Plan de Trabajo Final  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
10 Ingresar en el expediente digital del estudiante del Sistema Universitas o Académico la recepción de Plan de Tesis y en caso de ser necesario nuevo tema de Tesis aprobado. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) - Sistema Universitas Secretaría Secretaria de Registro Académico (Maria elena Vargas) - Sistema Académico Sistema Universitas  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
11 (para estudiantes de sistema académico) Registrar periodo academico y plazo de entrega en la solicitud de recepción de plan de tesis  Secretaría Registro Académico (Maria elena Vargas) - Sistema Académico Sistema Académico Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
12 Registrar movimiento en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento (área, docente, alumno) responsable de trámite). Secretaría Registro Académico (Maria elena Vargas) - Sistema Académico Sistema Académico Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
13 (para estudiantes de Sistema Académico) Registrar en cuaderno de seguimiento de  Secretaría General para envio al área (solicitud y plan de tesis)  con mensajeria interna. Secretaría Registro Académico (Maria elena Vargas) - Sistema Académico Sistema Académico Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
14 ( Para estudiante de Sistema Universitas )Imprimir del Sistema, reporte de Planes entregados donde consta (nombre, tema de plan de Tesis, área académica y programa de posgrado). Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Sistema Universitas  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
15 Realizar memorándum de entrega de Plan de Tesis. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
16 Solicitar a mensajero interno la entrega de "Memorándum" "Reporte de Planes de Tesis" y los Planes de Tesis entregado. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)   Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
17 Entregar documentación en Área Académica y solicitar firma de recibido en copia de Memorándum. Mensaje Interno  Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
18 Entregar en Secretaría General el memorándum con firma de recepción. Mensaje Interno  Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
19 Recibir memorándum firmado y entregar a Secretaría de Secretaría General. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
20 Recibir memorándum con firma de recepción y archivar en "Memos enviados de Secretaría General". Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Una vez culminado plazo de entrega de Plan de Tesis
21 Recibir Plan de Tesis y gestionarlo en el Área (Subproceso Plan de Tesis Maestría - Académico Docente) (Subproceso Plan de Tesis Doctorado - Académico Docente). Coordinador Programa / Director de Programa   Según cronograma establecido en el área
22 (Una vez aprobado el Plan de Tesis) Emitir Informe de Defensa/ Discusión de Plan de Tesis, una vez realizada la defensa de Plan de Tesis. Tribunal de Plan de Tesis Resolución de Defensa de Plan de Tesis Según cronograma establecido en el área
23 (En caso de Doctorado) Generar Memorándum dirigido a Rector sobre Solicitud de Designación de Director de Tesis donde se sugiere Director para el desarrollo de la Tesis. Director de Programa Memorándum de Solicitud de Director de Tesis Según cronograma establecido en el área
24 (En caso de Doctorado) Enviar a Secretaría General: Memorándum de Designación de Director de Tesis, Informe de Discusión de Plan de Tesis, Resolución de Integración de Tribunal y Plan de Tesis Aprobado (Proceso Nombramiento Director de Tesis). Director de Programa Memorándum de Solicitud de Director de Tesis Según cronograma establecido en el área
25 (en caso de Maestría) Remitir a Secretaría General plan de Tesis aprobado, Resolución de Conformación de Tribunal, Acta de aprobación plan de Tesis, Resolución asignación de tutor. Coordinador de Programa    Según cronograma establecido en el área
26 (en caso de maestría) Recibir documentación y archivar en expediente físico de estudiante. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)   Una vez recibida documentación