Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DOCTORADO - TITULACIÓN


SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE TESIS DOCTORAL

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa

POE No.: UASB-5-SG-5.1

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la entrega de solicitud de revisión y ejemplares de Tesis Doctoral en secretaría General por parte de estudiante, hasta la recepción del Acta Doctoral de tesis

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar "Solicitud de Primer Lector". Estudiante  Solicitud de Primer Lector Según calendario establecido
2 Entregar 1 ejemplar de la Tesis Doctoral, Informe de Director según fecha establecidas por secretaría General junto con "Solicitud de Primer Lector" con estampilla. Estudiante  Tesis Según calendario establecido
Informe de Director
Solicitud de Primer Lector
3 Recibir Tesis y realizar verificación de Tema de Tesis vs Plan de Tesis aprobado, en el Sistema Universitas o Sistema Académico. Recepcionista Secretaría General Tesis Según calendario establecido
Sistema Universitas Sistema Académico  
4 (en caso de temas diferentes) Verificar en Informe de Director si se justifica el cambio, en caso de no estar justificado no se recibe la Tesis. Recepcionista Secretaría General Informe de Director Según calendario establecido
5 Realizar verificación de cumplimiento de requisitos de recepción (asistencias, notas, plazo de entrega, evaluación al director, formato de presentación de Tesis, aprobación de Examen Comprensivo y aprobación de Trabajo Teórico). Recepcionista Secretaría General Sistema Universitas Sistema Académico Según calendario establecido
6 (en caso de incumplimiento de cualquier requisito) No se recibe la Tesis. Recepcionista Secretaría General   Según calendario establecido
7 (en caso de cumplimiento de requisitos) Recibir Tesis y entregar a Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez). Recepcionista Secretaría General Tesis Según calendario establecido
8 Recibir Tesis y registrar en Sistema Universitas o Sistema Académico (fecha de recepción, fecha de informe de Director de Tesis y fecha de envío al área). Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Tesis Una vez concluido el periodo de recepción de Tesis 
9 Sacar copia de informe de Director y realizar Memorándum para entrega de Tesis al Área Académica. Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Informe de Director Una vez entregada la Tesis 
10 Enviar ejemplar de Tesis, memorándum (2 copias) y copia de Informe de Director al Área Académica. Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Tesis Informe de Director Una vez entregada la Tesis 
11 Entregar ejemplar de Tesis, memorándum, copia de Informe de Director y solicitar firma de recepción en copia de Memorándum. Mensajero Interno    Una vez entregada la Tesis 
12 Entregar copia de Memorándum en Secretaría General con firma de recepción a Secretaria de Secretaría General. Mensajero Interno  Memorándum Una vez entregada la Tesis 
13 Archivar memorándum hasta recepción de "Informe de Primer Lector". Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Memorándum Una vez entregada la Tesis 
14 Recibir Tesis Doctoral en el área Académica y  Asignar primer lector de Tesis Doctoral (Subproceso Tesis - Doctorado). Director de Programa    Una vez entregada la Tesis 
15 Entregar en Secretaría General "Informe de Primer Lector", 1 ejemplar de la Tesis Doctoral, versión digital de Tesis Doctoral y "Solicitud de Asignación de Tribunal". Estudiante  Informe de Primer Lector Tesis Solicitud de Asignación de Tribunal Una vez entregada la Tesis 
16 Recibir Tesis Doctoral y demás documentación. Recepcionista Secretaría General   Una vez entregada la Tesis 
17 Realizar verificación de Tema de Tesis vs Informe de Primer Lector. Recepcionista Secretaría General Tesis Una vez entregada la Tesis 
Sistema Universitas Sistema Académico
18 (en caso de temas diferentes) Verificar en Informe de Primer Lector si se justifica el cambio, en caso de no estar justificado no se recibe la Tesis. Recepcionista Secretaría General Informe de Director Una vez entregada la Tesis 
19 Realizar verificación de cumplimiento de requisitos de recepción (plazo de entrega, informe favorable de primer lector). Recepcionista Secretaría General Sistema Universitas Sistema Académico Una vez entregada la Tesis 
20 (en caso de incumplimiento de cualquier requisito) No se recibe la Tesis. Recepcionista Secretaría General   Una vez entregada la Tesis 
21 Recibir tesis doctoral y entregar a Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez). Recepcionista Secretaría General Tesis Una vez entregada la Tesis 
22 Recibir Tesis y registrar en Sistema Universitas o Sistema Académico (fecha de recepción, fecha de Informe de Primer Lector, fecha de envío al área académica). Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Tesis Una vez entregada la Tesis 
23 Elaborar Memorándum de envío. Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Memorándum Una vez entregada la Tesis 
24 Enviar 1 ejemplar de tesis doctoral, copia de solicitud de Asignación de Tribunal al área académica y memorándum de envío (2 copias). Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Tesis Solicitud de asignación de Tribunal Memorándum Una vez entregada la Tesis 
25 Entregar 1 ejemplar de tesis doctoral, copia de Solicitud de Asignación de Tribunal, memorándum de envío y solicitar firma de recepción en copia de memorándum  Mensajero Interno  Tesis Memorándum  Una vez entregada la Tesis 
26 Entregar a Secretaría de Secretaría General memorándum con firma de recepción. Mensajero Interno  Memorándum Una vez recibido memorándum
27 Archivar memorándum de envío junto con Solicitud de Asignación de Tribunal  ( hasta recepción de Acta Doctoral previo a Defensa de Tesis Doctoral). Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Memorándum Una vez recibido memorándum
28 Recibir Tesis Doctoral y planificar Defensa de Tesis (subproceso Tesis - Doctorado). Director de Programa  Tesis   
29 Enviar "Acta Doctoral" a Secretaría General. Secretaría de Área Académica Acta Doctoral Una vez realizada la defensa de Tesis Doctoral
30 Recibir "Acta Doctoral" y archivar en expediente físico de estudiante (subproceso Recepción Acta Tesis Doctoral). Secretaria de Secretaría General (Margarita Fernandez) Acta Doctoral Una vez realizada la defensa de Tesis Doctoral