Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL    

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES


SUBPROCESO: SOLICITUD VISUALIZACIÓN DE NOTAS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.5

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación y entrega de la "Solicitud de Visualización de Notas" por parte del estudiante, hasta el archivo de la solicitud en el expediente físico del estudiante. 

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Visualización de Notas". Estudiante Solicitud de Visualización de Notas Permanente
2 Entregar solicitud en Secretaría General con estampilla.  Estudiante Solicitud de Visualización de Notas Permanente
3 Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Visualización de Notas Permanente
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
5 Entregar "Solicitud de Visualización de Notas" a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Visualización de Notas Permanente
6 Sumillar  "Solicitud de Visualización de Notas"  y enviar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud de Visualización de Notas Permanente
7 Recibir solicitud e ingresar a "Sistema de Tutorías" para desbloqueo de notas (año y número de cedula del estudiante).  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Visualización de Notas Permanente
8 Desbloquear la visualización de notas para el estudiante (considerar que 1 estampilla desbloquea 1 trimestre).   Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema de Tutorías  Permanente
9 Recibir correo electrónico (automático) del Sistema de Tutoría sobre desbloqueo de visualización de Notas.  Estudiante Correo electrónico Permanente
10 Recibir correo electrónico (automático) del Sistema de Tutoría sobre desbloqueo de visualización de Notas.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Permanente
11 Recibir correo electrónico (automático) del Sistema de Tutoría sobre desbloqueo de visualización de Notas.  Departamento de Informática Correo electrónico Permanente
12 Entregar "Solicitud de Visualización de Notas" a Recepcionista de Secretaría General para ser archivada. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Visualización de Notas Permanente
13 Archivar "Solicitud de Visualización de Notas" en expediente físico de estudiante. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Solicitud de Visualización de Notas Permanente