Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 


MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL   

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES  


SUBPROCESO: SOLICITUD DE JUSTIFICACIÓN DE INASISTENCIAS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa

POE No.: UASB-SG-1.6

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el establecimiento de los parámetros para resolución de "Solicitudes de Justificación de Inasistencias", hasta la comunicación de la resolución al estudiante.

 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Establecer "Comité Especial de Asistencias" (Directores de Área, Director General Académico, Secretaria General y Presidenta de Asociación de Estudiantes). Comité Especial de Asistencias   Anual
2 Fijar parámetros para resolución de Solicitudes de Justificación de Inasistencias. Comité Especial de Asistencias Acta de parámetros Anual
3 Generar "Solicitud de Justificación de Inasistencias".  Estudiante Solicitud de Justificación de Inasistencias Permanente
4 Entregar solicitud en Secretaría General con estampilla por asignatura. Estudiante Solicitud de Justificación de Inasistencias Permanente
5 Recibir Solicitud.  Recepcionistas Secretaría General Solicitud de Justificación de Inasistencias Permanente
6 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
7 Entregar "Solicitud de Justificación de Inasistencias" a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Justificación de Inasistencias Permanente
8 Recibir solicitud y sumillar de acuerdo a parámetros establecidos (compensa por rango de notas y asistencia, envío de trabajo, no se aprueba solicitud, solicitudes especiales). Secretaria General Solicitud de Justificación de Inasistencias Permanente
9 (en caso de solicitudes especiales) Revisar en Comité Especial de Asistencia y emitir resolución. Comité Especial de Asistencias Solicitud de Justificación de Inasistencias Finalizar la fase presencial
10 (en caso de solicitudes especiales) Entregar  "Solicitud de Justificación de Inasistencias" con resolución a Secretaria de Secretaria General (Carla Espinoza).  Secretaria General Solicitud de Justificación de Inasistencias Finalizar la fase presencial
11 Recibir solicitud sumillada, generar y enviar mediante correo electrónico carta con resolución (pierde asignatura, trabajo de recuperación o compensación por rango de notas y asistencias) generada por el Comité Especial de Asistencias al estudiante. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Justificación de Inasistencias Finalizar la fase presencial
12 (compensa por rango de notas y asistencia) Actualizar asistencias de estudiante en sistema Universitas y remitir solicitud a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Sistema Universitas Finalizar la fase presencial
13 (compensa por rango de notas y asistencia)  Enviar correo electrónico sobre aprobación de solicitud aplicando el rango de notas a estudiante y registrar en historial digital de estudiante (sistema Universitas). Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Finalizar la fase presencial
14 (Trabajo de recuperación) Realizar Oficio estableciendo la fecha de entrega de trabajo e indicaciones para realización del mismo.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Oficio  Finalizar la fase presencial
15 Registrar solicitud en expediente digital de alumno (sistema Universitas). Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas Finalizar la fase presencial
16 Enviar Oficio mediante correo electrónico al estudiante. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Oficio  Finalizar la fase presencial
17 Enviar Oficio a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Oficio  Finalizar la fase presencial
18 Recibir Oficio y establecer Tema y características  de Trabajo.  Coordinador de Programa Académico Oficio  Finalizar la fase presencial
19 Comunicar al estudiante la temática establecida para el trabajo. Coordinador de Programa Académico    
20 Realizar trabajo y entregar en Secretaría General en el plazo establecido. Estudiante Trabajo de Recuperación Finalizar la fase presencial
21 Recibir Trabajo de Recuperación. Recepcionista Secretaría General Trabajo de Recuperación Finalizar la fase presencial
22 Registrar Trabajo  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Trabajo de Recuperación Finalizar la fase presencial
23 Entregar Trabajo de Recuperación a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Trabajo de Recuperación Finalizar la fase presencial
24 Sumillar Trabajo de Recuperación para envío a Coordinador y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Trabajo de Recuperación Finalizar la fase presencial
25 Recibir Trabajo de Recuperación y enviar a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Trabajo de Recuperación Finalizar la fase presencial
26 Recibir Trabajo de Recuperación y calificarlo. Coordinador de Programa Académico Trabajo de Recuperación Finalizar la fase presencial
27 Realizar Memorándum con calificación del trabajo de Recuperación y entregar a Secretaría General. Coordinador de Programa Académico Memorándum  Finalizar la fase presencial
28 Entregar Memorándum de Trabajo Final en Secretaría General. Secretaría de Área Académica Memorándum  Finalizar la fase presencial
29 Recibir Memorándum y registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Memorándum  Finalizar la fase presencial
30 Entregar "Memorándum" a Secretaria General para sumilla y actualización de asistencias en el sistema Universitas. Recepcionista Secretaría General Memorándum  Finalizar la fase presencial
31 Recibir y Sumillar  Memorándum con nota de trabajo de recuperación. Secretaria General Memorándum  Finalizar la fase presencial
32 (en caso de nota mayor a 7/10) Actualizar asistencias de estudiante en sistema Universitas. Secretaria General Sistema Universitas Finalizar la fase presencial
33 (en caso de nota mayor a 7/10 y nota menor a 7/10) Remitir Memorándum a Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) para comunicación de resolución a estudiante. Secretaria General Memorándum  Finalizar la fase presencial
34 (nota mayor a 7/10) Enviar correo electrónico a estudiante sobre compensación de las asistencias. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Finalizar la fase presencial
35 (nota menor a 7/10) Entregar Memorándum a Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) para notificación a estudiante. Secretaria General Memorándum  Finalizar la fase presencial
36 (nota menor a 7/10) Recibir memorándum y enviar correo electrónico a estudiante de notificación de no compensación de asistencia. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Finalizar la fase presencial
37 (no se aprueba solicitud por incumplimiento de parámetros establecidos) Enviar Carta mediante correo electrónico a estudiante de notificación sobre perdida de asignatura.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza)   Finalizar la fase presencial