Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES


SUBPROCESO: SOLICITUD PARA TRABAJO O EXAMEN ATRASADO

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.8

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración y entrega por parte del estudiante la "Solicitud para trabajo o examen atrasado" hasta el archivo de la solicitud y memorándum de calificaciones en la carpeta de notas.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado".  Estudiante Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
2 Entregar solicitud en Secretaría General con estampilla. Estudiante Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
3 Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
5 Entregar "Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado" a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
6 Sumillar  "Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado "  y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
7 Recibir solicitud.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
8 Enviar Solicitud a Coordinador de Programa de Posgrado para su autorización.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
9 Recibir solicitud, Sumillar autorizado o negado y enviar a Secretaría General Coordinador de Programa Académico Solicitud para Examen o Trabajo Atrasado  Permanente
10 Recibir solicitud sumillada y comunicar mediante correo electrónico resolución del coordinador a estudiante. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Permanente
11 Recibir correo electrónico y desarrollar trabajo o examen según parámetros establecidos por el Coordinador. Estudiante Correo electrónico Permanente
12 (en caso de trabajo) Entregar trabajo en el Área Académica. Estudiante Trabajo de recuperación Permanente
13 (en caso de Examen) Rendir examen según parámetros establecidos por el coordinador. Estudiante Examen de recuperación Permanente
14 (en caso de examen y trabajo final) Calificar y generar Memorándum con calificación. Coordinador de Programa Académico Memorándum Permanente
15 Entregar memorándum y solicitud a Secretaría del Área Académica. Coordinador de Programa Académico Memorándum Permanente
16 Enviar memorándum y solicitud a Secretaría General. Secretaría del Área Académica Memorándum Permanente
17 Recibir Memorándum y solicitud y actualizar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Excel "Recepción de Documento" Permanente
18 Entregar Memorándum y solicitud a Secretaria General. Recepcionista Secretaría General Memorándum Permanente
19 Recibir documentación y actualizar calificación en el Sistema Universitas. Secretaria General Sistema Universitas Permanente
20 Entregar memorándum y solicitud a Secretaría de Registro Académico para ser archivado. Secretaria General Memorándum Permanente
21 Archivar solicitud y memorándum en carpeta de notas Secretaria de Registro Académico (Marielena Vargas)   Permanente