Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: ARCHIVO GENERAL 


SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

 ELABORADO POR: RESPONSABLE DE ARCHIVO GENERAL: SILVANA AYALA  

POE No.: UASB-5-SG-8.1

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE

 Responsable de Archivo General

OBJETIVO

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Archivo General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE

El proceso abarca las actividades desde la identificación de la documentación pertenecientes a Archivo, hasta la preparación de la documentación para la transferencia. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Identificar documentos de archivo vs documentos que no pertenecen a archivo. (Documento de archivo: documentos únicos generados por la institución que evidencian las funciones del quehacer de la universidad). Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo   Permanente
2 (Para documentos de archivo) Clasificar a base a cuadro de clasificación documental.  Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo Excel "Cuadro de Clasificación de Series Documentales"  Permanente
3 Ordenar los documentos clasificados cronológicamente y colocarlos en el expediente ordenado dentro de la serie documental (colocar cada serie documental en caja o carpeta individual). Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo   Permanente
4 Ubicar la documentación ordenada en expedientes de un mismo tema o asunto. Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo   Permanente
5 Armar caja para instalación de documentos y expedientes. Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo   Permanente
6 Rotular el expediente y caja de instalación considerando el "Cuadro de clasificación de series documentales". Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo Excel "Cuadro de Clasificación de Series Documentales"  Permanente
7 (en caso de ser necesario) Solicitar etiquetas para cajas de instalación o carpetas de expedientes a Responsable de Archivo.  Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo   Permanente
8 (Una vez organizada la documentación de archivo) Preparar documentación para transferencia (subproceso transferencia). Secretaría del Áreas Académicas y Áreas Administrativas Personal de archivo   Permanente