Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: ARCHIVO GENERAL 


SUBPROCESO: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO

ELABORADO POR: RESPONSABLE DE ARCHIVO GENERAL: SILVANA AYALA

POE No.: UASB-5-SG-8.2

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Responsable de Archivo General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Archivo General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la solicitud y revisión de la Guía de Transferencia, hasta la actualización del inventario con el registro de las series por parte del personal de archivo. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen


2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (CASO 1)(Una vez organizada la documentación para archivo) Solicitar mediante correo electrónico "Guía de Transferencia Documental" a Responsable de Archivo General. Secretaría del Áreas Académicas o Áreas Administrativas   Permanente
2 (CASO 2) Solicitar transferencia de archivos al archivo general de acuerdo a la guía de transferencia documental. Responsable de Archivo General Guía de Transferencia Documental Permanente
3 (Caso 1 y Caso 2) Enviar correo electrónico con Guía de Transferencia documental, indicando que las etiquetas y cajas de resguardo se pueden solicitar a Archivo General (solicitar el envío primero de guía por correo electrónico para revisión y prever espacios para transferencia). Responsable de Archivo General Guía de Transferencia Documental Permanente
Instructivo de Transferencia Documental
4 Recibir documentación y desarrollar "Guía de transferencia". Secretarias del Área Académica o Áreas Administrativas  Guía de Transferencia Documental Permanente
Instructivo de Transferencia Documental
5 Remitir por correo electrónico la "Guía de Transferencia" a Responsable de Archivo. Secretarias del Área Académica o Áreas Administrativas  Guía de Transferencia Documental Permanente
6 Revisar "Guía de Transferencia" y verificar que se encuentre llena las series documentales según cuadro de clasificación.  Responsable de Archivo General Guía de Transferencia Documental Permanente
7 (En caso de necesidad de cambios) Solicitar cambios en "Guía de Transferencia Documental" a solicitante. Responsable de Archivo General Guía de Transferencia Documental Permanente
8 Remitir Guía de Transferencia corregida a Responsable de Archivo General.  Secretarias del Área Académica o Áreas Administrativas  Guía de Transferencia Documental Permanente
9 Recibir y revisar guía nuevamente.  Responsable de Archivo General Guía de Transferencia Documental Permanente
10 (En caso de Guía correcta) Remitir Guía de Transferencia Aprobada, a personal de archivo para que se prevea el espacio necesario.  Responsable de Archivo General Guía de Transferencia Documental Permanente
11 (en caso de Guía correcta) Comunicar mediante correo electrónico día y hora de recepción de documentos al área solicitante. Responsable de Archivo General Correo electrónico Permanente
12 Recibir y verificar la documentación de transferencia en oficina de Responsable de Archivo General (en caso de ser necesario, solicitar apoyo de personal de archivo). Responsable de Archivo General   Permanente
13 (En caso de inconsistencia en documentación de transferencia vs Guía de Transferencia) Solicitar cambios en la guía para continuar con la recepción de documentos.  Responsable de Archivo General Guía de Transferencia Documental Permanente
14 (en caso de ser necesario) Colocar información adicional en observaciones de Guía de Transferencia.  Responsable de Archivo General Secretaría Área Académica o Área Administrativa Guía de Transferencia Documental Permanente
15 (una vez guía conforme) Firmar en Guía de transferencia persona que recibe y persona que entrega.  Responsable de Archivo General Secretaría Área Académica o Área Administrativa Guía de Transferencia Documental Permanente
16 (una vez aprobada la recepción de la documentación) Rotular adecuadamente la caja de resguardo considerando (nombre del área, programa académico o asunto, serie o tipo documental, fechas extremas y número de la caja). Responsable de Archivo General   Permanente
17 (una vez recibida la documentación) Trasladar documentación al Archivo General.  Responsable de Archivo General Personal de Archivo General   Permanente
18 Registrar transferencia en "base de datos de transferencia" (fecha de transferencia, responsable de transferencia, dependencia y documentos o cajas enviadas con su serie documental) Responsable de Archivo General Personal de Archivo General Base de Datos de Transferencia  Permanente
19 Agregar documentación a la serie correspondiente.   Personal de Archivo General   Permanente
20 Actualizar inventario con el registro de las series considerando las fechas extremas  Personal de Archivo General Inventario-Base de Datos Permanente
21 (En caso de ser necesario) Cambiar documentación de caja de transferencia a caja de archivo.   Personal de Archivo General   Permanente