Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta   

PROCESO: ARCHIVO GENERAL 


SUBPROCESO: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE CUSTODIA

ELABORADO POR: RESPONSABLE DE ARCHIVO GENERAL: SILVANA AYALA  

POE No.: UASB-SG-8.3

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida     

RESPONSABLE:

 Responsable de Archivo General  

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Archivo General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)  

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el envío del correo electrónico por parte de la Secretaría General solicitando la transferencia documental de custodia, hasta la recepción de la Guía de Transferencia de Custodia y su archivamiento.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO 

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Enviar correo electrónico de transferencia de custodia a personal involucrado y responsable de Archivo General. Secretaria General  Correo electrónico Permanente
2 Recibir notificación y enviar "Guía de Transferencia de Custodia de documentos y expediente en los archivos de gestión y oficina" a personal involucrado. Responsable de Archivo General Guía de Transferencia de Custodia de documentos y expediente en los archivos de gestión y oficina Permanente
3 Recibir guía de transferencia y completar campos establecidos. Personal involucrado Guía de Transferencia de Custodia de documentos y expediente en los archivos de gestión y oficina Permanente
4 Ordenar documentación en series documentales considerando "Cuadro de Clasificación de Series Documentales". Personal involucrado Cuadro de Clasificación de Series Documentales Permanente
5 Realizar transferencia de custodia y firmar guía de transferencia. Personal involucrado Guía de Transferencia de Custodia de documentos y expediente en los archivos de gestión y oficina Permanente
6 Enviar mediante correo electrónico a Responsable de Archivo General, la guía de transferencia con firmas de recepción y de entrega.  Personal involucrado Guía de Transferencia de Custodia de documentos y expediente en los archivos de gestión y oficina Permanente
7 Recibir guía y archivar en carpeta "Guías de Transferencia de Custodia"  Responsable de Archivo General Guía de Transferencia de Custodia de documentos y expediente en los archivos de gestión y oficina Permanente