Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL  

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: ARCHIVO GENERAL   


SUBPROCESO: VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

ELABORADO POR: RESPONSABLE DE ARCHIVO GENERAL: SILVANA AYALA    

POE No.: UASB-5-SG-8.4

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida       

RESPONSABLE:

Responsable de Archivo General    

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Archivo General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)    

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la selección de la documentación a ser eliminada, hasta la recepción del "Acta de Documentación Eliminada" para su archivamiento. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Seleccionar documentación a ser eliminada a base de la "Tabla de Retención y Valoración Documental". Responsable de Archivo General Personal de Archivo General Tabla de Retención y Valoración Documental Permanente
2 (De ser necesario) Realizar un muestreo de documentación relevante previo a ser eliminada. Responsable de Archivo General Personal de Archivo General   Permanente
3 Verificar el plazo de conservación de documentación a ser eliminada.  Responsable de Archivo General Personal de Archivo General Tabla de Retención y Valoración Documental Permanente
4 (En caso de error en plazo de conservación) Colocar nuevamente documentación en caja de resguardo.  Responsable de Archivo General Personal de Archivo General   Permanente
5 (En caso de plazo de conservación cumplido) Elaborar inventario de información a ser eliminada donde consta: serie documental (breve descripción de lo que contiene), fechas extremas y mecanismo de eliminación. Responsable de Archivo General Personal de Archivo General Inventario de documentación a ser eliminada Permanente
6 Solicitar autorización de Secretaria General y Comisión Técnica de Calificación y Valoración Documental para eliminación de documentación.  Responsable de Archivo General    Permanente
7 (una vez aprobada la eliminación) Realizar acta de entrega de documentos a ser eliminados a personal de Archivo, donde conste: medio de eliminación, serie documental a ser eliminada, fecha de recepción. Responsable de Archivo General  Acta de Entrega de Documentos a ser eliminados Permanente
8 Recibir acta. Personal de Archivo General Acta de Entrega de Documentos a ser eliminados Permanente
9 Preparar documentación a ser eliminada (remover clips, grapas, etc.). Personal de Archivo General   Permanente
10 Realizar registro conforme se vaya eliminando la documentación. Personal de Archivo General Registro de Documentación Eliminada Permanente
11 (una vez completada la eliminación) Realizar acta de documentación eliminada para entrega a Comisión Técnica de Calificación y Valoración Documental Personal de Archivo General Acta de Documentación Eliminada Permanente
12 (una vez completada la eliminación) Entregar Acta de Documentación Eliminada y solicitar firmas de recepción a miembros del Comité Personal de Archivo General Acta de Documentación Eliminada Permanente
13 Entregar Acta de Documentación Eliminada a Responsable de Archivo General para que sea archivada.  Personal de Archivo General Acta de Documentación Eliminada Permanente
14 Recibir y archivar Acta de Documentación Eliminada.  Responsable de Archivo General  Acta de Documentación Eliminada Permanente