Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: ARCHIVO GENERAL 


SUBPROCESO: DIGITALIZACIÓN

ELABORADO POR: RESPONSABLE DE ARCHIVO GENERAL: SILVANA AYALA

POE No.: UASB-5-SG-8.6

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Responsable de Archivo General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Archivo General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)  

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la determinación de los documentos a ser digializados, hasta la autorización por parte de la Responsable de Archivo General para cargar esta información en el repositorio digital. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Determinar los documentos a digitalizar según su importancia, tomando en cuenta el periodo de conservación "Permanente" establecido en la "Tabla de Retención y Valoración Documental". (Digitalizar: expedientes de grado, programas de posgrados aprobados, syllabus académicos). Personal Archivo General Tabla de retención y valoración Documental Permanente
2 (digitalización de expedientes de grado) Recibir expediente físico y digitalizado por parte de secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) (expedientes divididos por niveles académicos y titulo original según niveles académicos).  Responsable de Archivo General Expediente de Grado Permanente
3 Subir el expediente digital del titulado al Servidor del Expediente de Grado por niveles académicos.  Responsable de Archivo General Expediente de Grado Permanente
4 (digitalización de expedientes de grado antes del 2010) Obtener expediente de grado del titulado del archivo general según la serie documental. Personal Archivo General Expediente de Grado Permanente
5 Revisar que el expediente este en orden cronológico. Personal Archivo General Expediente de Grado Permanente
6 Preparar documentación para digitalizar (remover post it- grapas,  eliminar manchas, etc.). Personal Archivo General Expediente de Grado Permanente
7 Digitalizar expediente de grado en archivo PDF formato OCR y 150 de DPI. Personal Archivo General Expediente de Grado Permanente
8 Colocar nombre al archivo digitalizado considerando (Apellidos_ Nombres_ Inicial de Nivel Académico) donde nivel académico:  (Doctorado- D, Diplomado Superior - DS, Maestría - M, Especialización- ES) Personal Archivo General   Permanente
9 Guardar en carpeta "Temporal" del servidor de Expediente de Grado para revisión y aprobación de Responsable de Archivo General. Personal Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
10 Ingresar a carpeta "Temporal" y revisar documentación digitalizada para que cumpla con los requisitos de calidad (orden cronológico, digitalización de ambas caras de títulos, orientación de la hoja, etc.). Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
11 (en caso de ser necesario) Solicitar cambios en digitalización.  Responsable Archivo General   Permanente
12 (una vez documentación digitalizada correcta) Autorizar a auxiliar de archivo la subida de la documentación digital al repositorio digital.  Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
13 (Digitalización de Programas de Posgrados Aprobados pasivos) (Caso 1 - Inicio) Recuperar documentación según la serie documental  Personal Archivo General Aprobación de Programa de Posgrado Permanente
14 (Digitalización de Programas de Posgrados Aprobados pasivos) (Caso 2 - Inicio) Recibir transferencia de documentación por parte de Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza).  Personal Archivo General Aprobación de Programa de Posgrado Permanente
15 (Caso 1 y Caso 2) Revisar documentación que se encuentre en orden cronológico. Personal Archivo General Aprobación de Programa de Posgrado Permanente
16 Preparar documentación para digitalizar (remover post it- grapas,  eliminar manchas, etc.). Personal Archivo General Aprobación de Programa de Posgrado Permanente
17 Digitalizar aprobación de Programas de Posgrado en archivo PDF formato OCR y 150 de DPI. Personal Archivo General Aprobación de Programa de Posgrado Permanente
18 Colocar nombre de documentación digitalizada (Área_ Nivel académico (iniciales), Programa Académico (separado por guiones bajos), Fecha de resolución (año, mes y día)) donde nivel académico:  (Doctorado- D, Diplomado Superior - DS, Maestría - M, Especialización- ES). Personal Archivo General   Permanente
19 Guardar en carpeta "Revisión" del servidor PA_CES para revisión y aprobación de Responsable de Archivo General. Personal Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
20 Ingresar a carpeta "Revisión" y revisar documentación digitalizada para que cumpla con los requisitos de calidad (orden cronológico, digitalización de ambas caras, orientación de la hoja, etc.). Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
21 (en caso de ser necesario) Solicitar cambios en digitalización.  Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
22 (Una vez documentación digitalizada correcta) Autorizar a auxiliar de archivo la subida de la documentación digital al repositorio digital.  Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
23 (Digitalización de syllabus) (Caso 1- Inicio) Imprimir del sistema académico o sistema Universitas el cuadro de materias dictadas para los programas de posgrado considerando las menciones.  Personal Archivo General Syllabus Permanente
24 (Digitalización de Syllabus) (Caso 2 - Inicio) Recuperar documentación de archivo general según la serie documental. Personal Archivo General Syllabus Permanente
25 (En caso de no encontrarse en el archivo general) Solicitar syllabus a Áreas Académicas o Centro de Información y Biblioteca o  Sistema Académico o Sistema Universitas. Personal Archivo General Syllabus Permanente
26 (Caso 1 y Caso 2) (una vez se dispone del syllabus) Revisar documentación. Personal Archivo General Syllabus Permanente
27 (en caso de syllabus en malas condiciones para digitalización) Tipiar nuevamente el syllabus para preservar un buen archivo digital de syllabus.  Personal Archivo General Syllabus Permanente
28 (En caso de syllabus en buenas condiciones para digitalización) Preparar documentación para digitalizar (remover post it- grapas,  eliminar manchas, etc.). Personal Archivo General Syllabus Permanente
29 Digitalizar syllabus en archivo PDF formato OCR y 150 de DPI. Personal Archivo General Syllabus Permanente
30 Colocar nombre de documentación digitalizada (Nombre del curso_ profesor). Personal Archivo General   Permanente
31 Guardar en carpeta "Revisión" del servidor de "AGENERAL" para revisión y aprobación de Responsable de Archivo General. Personal Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
32 Ingresar a carpeta "Revisión" y revisar documentación digitalizada para que cumpla con los requisitos de calidad. Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
33 (en caso de ser necesario) Solicitar cambios en digitalización.  Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente
34 (una vez documentación digitalizada correcta) Autorizar a auxiliar de archivo la subida de la documentación digital al repositorio digital donde se encuentra los programas académicos con sus respectivas menciones de ser el caso y fechas. Responsable Archivo General Repositorio Digital de Archivo General Permanente