Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES


SUBPROCESO: SOLICITUD PARA RECUPERACIÓN DE NOTA

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.9

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración y entrega por parte del estudiante la "Solicitud para recuperación de nota" hasta el archivo de la solicitud y memorándum de calificaciones en la carpeta de notas.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud para Recuperación de Nota". Estudiante Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
2 Entregar solicitud en Secretaría General con estampilla. Estudiante Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
3 Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de tramite asignado por numerador, nombre de tramite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de tramite Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
5 Entregar "Solicitud para Recuperación de nota" a Secretaria General para sumilla Recepcionista Secretaría General Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
6 Sumillar "Solicitud para Recuperación de nota"  y enviar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Secretaria General Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
7 Recibir y enviar Solicitud a Coordinador de Programa de Posgrado para su autorización   Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema de Tutorías  Permanente
8 Recibir Solicitud y entregar a Coordinador de Programa de Posgrado  Secretaría del Área Académica Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
9 Recibir solicitud, Sumillar autorizado o negado y entregar a Secretaría del Área Académica Coordinador Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
10 Recibir solicitud sumillada y comunicar mediante correo electrónico resolución del coordinador a estudiante Secretaría del Área Académica Solicitud para Recuperación de Nota Permanente
11 Recibir correo electrónico y desarrollar trabajo o examen según parámetros establecidos por el Coordinador  Estudiante Trabajo Recuperación Permanente
12 (en caso de trabajo) Entregar trabajo en el Área Académica. Estudiante Trabajo Recuperación Permanente
13 (en caso de Examen) Rendir examen según parámetros establecidos por el coordinador  Estudiante Examen Recuperación Permanente
14 (en caso de examen y trabajo final) Calificar y generar Memorándum con calificación. Coordinador Memorándum calificación Permanente
15 Entregar memorándum y solicitud a Secretaría del Área Académica Coordinador Memorándum calificación Permanente
16 Enviar memorándum y solicitud a Secretaría General  Secretaría del Área Académica Memorándum calificación Permanente
17 Recibir Memorándum y solicitud y actualizar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Memorándum calificación Permanente
18 Entregar Memorándum y solicitud a Secretaria General Recepcionista Secretaría General Memorándum calificación Permanente
19 Recibir documentación y actualizar calificación en el Sistema Universitas  Secretaria General Memorándum calificación Permanente
Solicitud para Recuperación de Nota
20 Entregar memorándum y solicitud a Secretaría de Registro Académico para ser archivado Secretaria General Memorándum calificación Permanente
Solicitud para Recuperación de Nota
21 Archivar solicitud y memorandum en carpeta de notas Secretaria de Registro Académico (María Elena Vargas) Memorándum calificación Permanente
Solicitud para Recuperación de Nota