Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: Secretaria General Virginia Alta

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL


SUBPROCESO: GESTIÓN SEGURO MÉDICO ESTUDIANTES

ELABORADOR POR: Secretaria Bienestar Universitario Ximena Torres

POE No.: UASB-5-SG-9.10


RESPONSABLE:

Secretaria de Bienestar Universitario

OBJETIVO:

Gestionar el seguro médico para estudiantes becados con beca completa e internacionales de la universidad.

ALCANCE:

Éste subproceso inicia con la inclusión de estudiantes en la póliza de seguros y culmina con la solicitud de pago mensual del servicio.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Llenar solicitud de inclusión de estudiantes con la copia de la cédula y entregar a Secretaria de Bienestar Universitario. Estudiante becarios e internacionales Solicitud de inclusión Copia de la cédula Octubre
2 Realizar oficio de entrega de inclusión y comunicación de la fecha de inicio de la cobertura al bróker. Secretaria de Bienestar Universitario Oficio de inclusión Octubre
3 Entregar oficio de inclusión con solicitudes de inclusión y copias de cédula al bróker Secretaria de Bienestar Universitario Oficio de inclusión Solicitud de inclusión Copia de la cédula Octubre
4 Convocar a los becados y estudiantes internacionales a reunión informativa Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico de convocatoria Octubre
5 Dar información en la reunión sobre el funcionamiento del seguro con apoyo del bróker Secretaria de Bienestar Universitario   Octubre
6 Enviar correo electrónico con información de funcionamiento de seguro médico a los estudiantes. Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico con información Octubre
7 Entregar tarjetas de afiliación a Secretaria de Bienestar Universitario para entrega a estudiantes.  Bróker   Octubre
8 Recibir las tarjetas de afiliación del bróker Secretaria de Bienestar Universitario Tarjetas de afiliación Octubre
9 Entregar las tarjetas de afiliación al seguro médico a los estudiantes Secretaria de Bienestar Universitario Tarjetas de afiliación Octubre
10 Asesorar a los estudiantes para tomar citas médicas, funcionamiento y trámites en general. Secretaria de Bienestar Universitario   Mensual
11 Recibir reclamos y entregarlos al bróker para procesar reembolso.  Secretaria de Bienestar Universitario Reclamos Mensual
12 Recibir factura de servicio mensual por parte del bróker para procesar pago del seguro. Secretaria de Bienestar Universitario Factura Mensual
13 Revisar valores e información establecida en la factura.  Secretaria de Bienestar Universitario Factura Mensual
14 (en caso de información errónea) Solicitar cambios en factura.  Secretaria de Bienestar Universitario Factura Mensual
15 (una vez aprobada la factura) Realizar solicitud de pago adjuntando la factura del bróker y listado de asegurados con el programa académico y  enviar a la Dirección Administrativa Financiera. (Subproceso "Presupuesto"). Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de pago Factura Mensual