Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: Secretaria General Virginia Alta

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL


SUBPROCESO: COORDINACIÓN DE REUNIONES DE REPRESENTANTES ESTUDIANTILES

ELABORADOR POR: Secretaria Bienestar Universitario Ximena Torres

POE No.: UASB-SG-9.11


RESPONSABLE:

Secretaria de Bienestar Universitario

OBJETIVO:

Gestionar las reuniones de representantes estudiantiles de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la solicitud de los nombres de representantes estudiantiles y concluye con la devolución de libros que no se entregaron en la reunión.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Solicitar a las secretarias de cada programa el nombre del representante estudiantil en "formulario de designación de representantes estudiantiles".  Secretaria de Bienestar Universitario Formulario de designación de representantes estudiantiles Octubre
2 Elaborar "formulario de designación de representantes estudiantiles" y enviar a secretaria de Bienestar Estudiantil. Secretaría del Área Académica Formulario de designación de representantes estudiantiles Octubre
3 Recibir los nombres de los representantes estudiantiles a través de formulario firmado por el representante Secretaria de Bienestar Universitario Formulario de designación de representantes estudiantiles Octubre
4 Registrar información de representantes en Base de datos de representantes.  Secretaria de Bienestar Universitario Representantes estudiantiles Octubre
5 Comunicar verbalmente a la Secretaria General que ya se designaron a los representantes estudiantiles para coordinar la reunión con rector.  Secretaria de Bienestar Universitario   Octubre
6 Consultar al Rector la fecha de reunión.  Secretaria General   Octubre
7 Establecer fecha de reunión y comunicarlo a Secretaria General. Rector   Según lo acordado con Rectorado
8 Comunicar a Secretaria de Bienestar Universitario sobre fecha establecida para reunión. Secretaría General   Según lo acordado con Rectorado
9 Reservar lugar para reunión en Sistema Gestión de Aulas.  Secretaria de Bienestar Universitario Sistema Gestión de Aulas Según lo acordado con Rectorado
10 Realizar presupuesto para el evento. Secretaria de Bienestar Universitario Presupuesto Según lo acordado con Rectorado
11 Preparar comunicaciones a ser enviadas a los representantes donde consta lugar, fecha y hora de la reunión. Secretaria de Bienestar Universitario Comunicaciones Según lo acordado con Rectorado
12 Imprimir comunicaciones y solicitar firma a Secretaria General. Secretaria de Bienestar Universitario Comunicaciones Según lo acordado con Rectorado
13 Firmar comunicaciones y remitirlas nuevamente a Secretaria de Bienestar Universitario Secretaria General Comunicaciones Según lo acordado con Rectorado
14 Realizar la impresión de sobres para comunicaciones. Secretaria de Bienestar Universitario   Según lo acordado con Rectorado
15 Ordenar las comunicaciones de los representantes por áreas y secretarías.  Secretaria de Bienestar Universitario   Según lo acordado con Rectorado
16 Consultar a cada Secretaria el aula de clases del representante. Secretaria de Bienestar Universitario   Según lo acordado con Rectorado
17 Entregar las comunicaciones a cada estudiante personalmente o por correo electrónico Secretaria de Bienestar Universitario Comunicaciones Según lo acordado con Rectorado
18 Solicitar confirmación de asistencia por correo electrónico o telefónicamente. Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Según lo acordado con Rectorado
19 Consultar al Rector si se va a entregar presentes en el evento. Secretaria General   Según lo acordado con Rectorado
20 Opción: Se va a entregar presentes Coordinar con control de bienes el número de libros a entregar Secretaria de Bienestar Universitario   Según lo acordado con Rectorado
21 Solicitar a la Unidad de Bienes los libros a entregar (Subproceso "Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes") Secretaria de Bienestar Universitario   Según lo acordado con Rectorado
22 Realizar tickets para entrega de libros.  Secretaria de Bienestar Universitario   Según lo acordado con Rectorado
23 Confirmar con relaciones públicas el número de asistentes para contratación de cena o coctel. Secretaria de Bienestar Universitario   Día del evento
24 Registrar la asistencia de estudiantes a la reunión. Secretaria de Bienestar Universitario   Día del evento
25 Entregar presente. Secretaria de Bienestar Universitario   Día del evento
26 Opción: Sobraron libros Realizar acta de devolución (Subproceso "Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes") y entregar acta junto con libros en control de bienes Secretaria de Bienestar Universitario Acta de devolución de libros Culminado el evento
27 Opción: No sobraron libros. Fin. Secretaria de Bienestar Universitario   Culminado el evento