Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: Secretaria General Virginia Alta

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL


SUBPROCESO: TRAMITACIÓN DE REBAJA ADICIONAL DE COLEGIATURA

ELABORADOR POR: Secretaria Bienestar Universitario Ximena Torres

POE No.: UASB-5-SG-9.12


RESPONSABLE:

Secretaria de Bienestar Universitario

OBJETIVO:

Gestionar la rebaja adicional de la colegiatura para los estudiantes aceptados en los programas académicos de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con el envío de comunicaciones a los estudiantes que han sido admitidos en los programas universitarios y concluye con el registro de los descuentos en el Sistema XXI.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir correo electrónico con información para entrega de documentos justificativos de descuento de colegiatura (rol de pagos, posesión de bienes, impuesto a la renta, historia laboral, copia de servicio básico). Estudiantes  Correo electrónico Según calendario establecido
2 Llenar  "Formulario de descuento adicional".  Estudiantes Formulario de descuento adicional Según calendario establecido
3 Recibir solicitud y documentos de estudiantes que solicitan rebaja adicional. Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de descuento Documentos justificativos Según calendario establecido
4 Realizar entrevista a los estudiantes que solicitan ayuda financiera. Secretaria de Bienestar Universitario   Según calendario establecido
5 Preparar base compilada con información socioeconómica de los solicitantes. Secretaria de Bienestar Universitario Base Compilada de información Según calendario establecido
6 Establecer conjuntamente con vicerrectorado la fecha para realización de Comisión. Secretaría General   Según calendario establecido
7 Participar en Comisión especial de adjudicación ayudas financieras - Descuento Adicional como secretaria. Secretaria de Bienestar Universitario   Según calendario establecido
8 Decidir casos a los que se les otorga descuento. Comisión Especial de Adjudicación de Ayudas Financieras   Según calendario establecido
9 Realizar acta de la comisión especial de adjudicación de ayudas financieras  - descuento adicional. Secretaria de Bienestar Universitario   Según calendario establecido
10 Enviar correo electrónico comunicando adjudicación o no a estudiantes. Secretaria de Bienestar Universitario   Según calendario establecido
11 Entregar a la Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza)  las adjudicaciones. Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Según calendario establecido
12 Registrar en el sistema académico o Sistema Universitas los descuentos. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinosa) Sistema UXXI Según calendario establecido
13 (en caso de existir duda en el valor a pagar) Acercarse o llamar telefónicamente sobre valores de descuento.  Estudiantes   Según calendario establecido
14 Solicitar mediante correo electrónico o llamada telefónica a Unidad de Informática la revisión del descuento.  Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Según calendario establecido
15 Solucionar inconveniente en valor de descuento en el sistema Unidad de Informática   Según calendario establecido
16 Comunicar a estudiante sobre arreglo de valor de descuento.  Secretaria de Bienestar Universitario   Según calendario establecido