Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 


MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: Secretaria General Virginia Alta

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL


SUBPROCESO: CONTRATACIÓN SERVICIO DE AMBULANCIA

ELABORADOR POR: Secretaria Bienestar Universitario Ximena Torre

POE No.: UASB-SG-9.2


RESPONSABLE:

Secretaria de Bienestar Universitario

OBJETIVO:

Contratar de manera oportuna los servicios de ambulancia para la comunidad Universitaria.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la comunicación a la Dirección Administrativa Financiera de que el contrato del servicio de ambulancia está próximo a vencer y termina con la solicitud de pago mensual del servicio.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Realizar seguimiento de contrato de ambulancia. Secretaria de Bienestar Universitario   Junio 
2 Comunicar mediante memorándum a la Dirección Administrativa Financiera que el contrato de la ambulancia está por vencer. Secretaria de Bienestar Universitario Memorándum Una vez al año
3 Realizar convocatoria y enviar para aprobación a Dirección Administrativa Financiera. Secretaria de Bienestar Universitario Convocatoria Una vez al año
4 Solicitar cambios o aprobar convocatoria de concurso.   Dirección Administrativa Financiera Convocatoria Una vez al año
5 Remitir a Secretaría de Bienestar Universitario. Dirección Administrativa Financiera Convocatoria Una vez al año
6 (en caso de necesidad de cambios) Realizar cambios y enviar a Directora Administrativa Financiera para aprobación. Dirección Administrativa Financiera Convocatoria Una vez al año
7 (en caso de convocatoria aprobada) Recibir convocatoria aprobada y preparar invitaciones a las diferentes empresas.  Secretaria de Bienestar Universitario Convocatoria Una vez al año
8 Enviar invitaciones a Dirección Administrativa Financiera para firma.   Secretaria de Bienestar Universitario Invitaciones concurso Una vez al año
9 Firmar invitaciones y enviar a Secretaria de Bienestar Universitario.  Dirección Administrativa Financiera Invitaciones concurso Una vez al año
10 Recibir invitaciones firmadas y colocarlas en sobres.  Dirección Administrativa Financiera Invitaciones concurso Una vez al año
11 Enviar mediante correo electrónico comunicación a empresas para que puedan retirar los Términos de Referencia del concurso en la Universidad Andina Simón Bolívar.  Dirección Administrativa Financiera Términos de Referencia Una vez al año
12 Retirar invitaciones. Empresas participantes Invitaciones concurso Una vez al año
13 Entregar oferta de servicio de ambulancia en la Dirección Administrativa Financiera. Empresas participantes Oferta de servicios Una vez al año
14 Recibir oferta de servicios y emitir un memorándum de entrega de ofertas a Secretaria de Bienestar Universitario. Dirección Administrativa Financiera Memorándum Una vez al año
15 Revisar oferta de servicio y elaborar un cuadro comparativo. Secretaria de Bienestar Universitario Oferta de servicios Una vez al año
16 Solicitar disponibilidad presupuestaria mediante memorándum a la Dirección Administrativa Financiera. Secretaria de Bienestar Universitario Disponibilidad presupuestaria Una vez al año
17 Recibir memorándum y aprobar disponibilidad presupuestaria.  Dirección Administrativa Financiera Disponibilidad presupuestaria Una vez al año
18 Enviar aprobación de Disponibilidad Presupuestaría a Secretaria de Bienestar Universitario Dirección Administrativa Financiera Disponibilidad presupuestaria Una vez al año
19 Recibir aprobación de Disponibilidad Presupuestaria y elaborar cuadro comparativo de oferta a la Dirección Administrativa Financiera, se puede sugerir ganador. Secretaria de Bienestar Universitario Cuadro comparativo de Ofertas Una vez al año
20 Recibir cuadro comparativo y elegir empresa ganadora. Dirección Administrativa Financiera Cuadro comparativo de Ofertas Una vez al año
21 Notificar a secretaria de bienestar universitario empresa ganadora para solicitud de contrato. Dirección Administrativa Financiera   Una vez al año
22 Elaborar memorándum de solicitud de contrato dirigido a la Dirección Administrativa Financiera para que a su vez se solicite a procuraduría. Secretaria de Bienestar Universitario Memorándum Una vez al año
23 Elaborar contrato de servicio de ambulancia (Gestión Contratos - Procuraduría). Procuraduría Contrato Una vez al año
24 Entregar contrato firmado por rector a Secretaria de bienestar universitario  Procuraduría Contrato Una vez al año
25 Solicitar firma de contrato a empresa ganadora. Secretaria de Bienestar Universitario Contrato Una vez al año
26 Firmar contrato. Empresa ganadora Contrato Una vez al año
27 Enviar ejemplares de contrato a las Áreas correspondientes     Una vez al año
28 Retener ejemplar de contrato "DAF" hasta el primer pago correspondiente. (Subproceso Pago Servicio Ambulancia) Secretaria de Bienestar Universitario Contrato Cuando se cumple el primer mes de servicio