Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: Secretaria General Virginia Alta

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL


SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN DE LA SEMANA ANDINA

ELABORADOR POR: Secretaria Bienestar Universitario Ximena Torres

POE No.: UASB-SG-9.4


RESPONSABLE:

Secretaria de Bienestar Universitario

OBJETIVO:

Coordinar la organización de la Semana Andina de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la presentación de las fechas tentativas para realizar la Semana Andina al Rector y concluye con el envío de la justificación de gastos a la Dirección Administrativa Financiera

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Solicitar la aprobación para la realización de la semana andina al rector  Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
2 Opción: No se realizará la Semana Andina Fin.     Una vez al año
3 Opción: Se realizará la Semana Andina Elegir la fecha para la Semana Andina Rector   Una vez al año
4 Realizar comunicaciones a cada representante estudiantil y becario solicitándoles su colaboración para el evento Secretaria de Bienestar Universitario Comunicación para representantes estudiantiles Una vez al año
5 Enviar comunicaciones a cada representante estudiantil y becario Secretaria de Bienestar Universitario Comunicación para representantes estudiantiles Una vez al año
6 Realizar reuniones con los representantes y becarios para comunicar información sobre el evento y recibir sus ideas y recomendaciones. Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
7 Realizar programa de actividades. Secretaria de Bienestar Universitario Programa de actividades Una vez al año
8 Definir presupuesto para el evento. Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
9 Elaborar memorando de solicitud de presupuesto para la Semana Andina y enviar a Rectorado para aprobación. Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de presupuesto para la Semana Andina Una vez al año
10 Aprobar y sumillar el memorando de solicitud de presupuesto para la Semana Andina Rector Solicitud de presupuesto para la Semana Andina Una vez al año
11 Enviar el memorando de solicitud de presupuesto para la Semana Andina a la Dirección Administrativa Financiera. Secretaria del Rectorado Solicitud de presupuesto para la Semana Andina Una vez al año
12 Subproceso "Presupuesto" Dirección Administrativa Financiera Solicitud de presupuesto para la Semana Andina Una vez al año
13 Recibir dinero para el evento. Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
14 Coordinar con cada estudiante la logística del evento. Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
15 Entregar dinero para el evento a los becarios para que realicen la logística de las comidas típicas Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
16 Enviar el programa de actividades a la Jefatura de Relaciones Públicas para que se realice la publicidad del evento. Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
17 Realizar el evento. Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
18 Recibir justificación de gastos de cada becario. Secretaria de Bienestar Universitario   Una vez al año
19 Realizar memorando de justificación de gastos y enviar a la Dirección Administrativa Financiera. Secretaria de Bienestar Universitario Memorando de justificación de gastos Una vez al año