Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: Secretaria General Virginia Alta

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL

SUBPROCESO: ALQUILER EVENTUAL DE PROPIEDADES 

ELABORADOR POR: Secretaria Bienestar Universitario Ximena Torres

POE No.: UASB-SG-9.5

RESPONSABLE:

Secretaria de Bienestar Universitario

OBJETIVO:

Alquilar la Quinta La Independencia y el Conjunto Arenys II a los empleados de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la solicitud para la prestación de instalaciones y culmina con la solicitud de cambio de menaje de las propiedades.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Receptar solicitud para prestación de instalaciones  Secretaria de Bienestar Universitario Formulario uso departamentos Arenys II Formulario uso casa y departamentos Quinta Independencia Permanente
2 Opción: Temporada alta Solicitar reunión a la Comisión de Asignación de Uso de Departamentos Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
3 Realizar reunión de Comisión de Asignación de Uso de Departamentos Comisión de Asignación de Uso de Departamentos   Permanente
4 Emitir acta de la reunión de la Comisión de Asignación de Uso de Departamentos Secretaria de Bienestar Universitario Acta Departamentos Tonsupa y Hacienda Permanente
5 Opción: Temporada baja: Aprobar solicitud siempre y cuando no existan pedidos que excedan la capacidad de la instalación (Caso contario se convoca a Comisión) Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
6 Opción: Se niega el pedido de uso de instalaciones de Hacienda como Tonsupa Enviar correo electrónico de negación de uso de instalaciones Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
7 Opción: Se aprueba el pedido de uso de instalaciones de Hacienda o Tonsupa Realizar comunicaciones físicas para el funcionario, para la cuidadora y el administrador central (solo en Tonsupa), donde se comunica la aprobación de uso de instalaciones. Secretaria de Bienestar Universitario Comunicación al funcionario Quinta Comunicación al funcionario Tonsupa Permanente
8 Entregar también el inventario de menaje de cada departamento. Secretaria de Bienestar Universitario Inventario de menaje Permanente
9 Opción Tonsupa: Enviar hoja de lista de invitados (capacidad máxima de departamento grande 10 personas, capacidad máxima departamento pequeño 8 personas)  y formulario para entrega de sábanas.  Secretaria de Bienestar Universitario Lista de invitados Permanente
10 Comunicar por correo electrónico al empleado la autorización de uso y  que se acerque a retirar los documentos. Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
10 Entregar la documentación al solicitante (oficio de aprobación, inventario de bienes, listado de invitados solo para Tonsupa,  formulario para retirar sábanas solo para Tonsupa) y solicitar la entrega de los documentos al cuidador de la instalación. Secretaria de Bienestar Universitario Formulario Entrega Recepción Sábanas Inventario departamentos y casa Inventarios departamento Tonsupa Mapa Quinta Independencia Reglamento Quinta Independencia Lista de invitados Comunicación al funcionario Quinta Comunicación al funcionario Tonsupa Permanente
11 Llamar al cuidador para comunicar que departamento se va a usar Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
12 Entregar al cuidador los documentos Empleado Formulario Entrega Recepción Sábanas Inventario departamentos y casa Inventarios departamento Tonsupa Mapa Quinta Independencia Reglamento Quinta Independencia Lista de invitados Comunicación al funcionario Quinta Comunicación al funcionario Tonsupa Permanente
13 Hacer uso de las instalaciones Empleado   Permanente
14 Entregar formulario de inventarios a la Secretaria de Bienestar Estudiantil al retorno. Empleado Inventario departamentos y casa Inventarios departamento Tonsupa Permanente
15 Archivar el inventario con la solicitud de prestación de instalaciones. Secretaria de Bienestar Universitario Inventario departamentos y casa Inventarios departamento Tonsupa Permanente
16 Registrar el uso de las propiedades en la base para el descuento. Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
17 Solicitar el descuento en el rol de pagos por uso de instalaciones (Subproceso "Nómina"). Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
18 Opción Tonsupa: Recibir formato de uso de sábanas. Secretaria de Bienestar Universitario Formulario Entrega Recepción Sábanas Permanente
19 Opción: No se entregaron las sábanas en el tiempo establecido. Solicitar descuento en rol de pagos. Secretaria de Bienestar Universitario Formulario Entrega Recepción Sábanas Permanente
20 Opción: Se entregaron las sábanas en el tiempo establecido.  Secretaria de Bienestar Universitario Formulario Entrega Recepción Sábanas Permanente
21 Opción después de uso de instalaciones de Tonsupa y Quinta: Existen daños en la propiedad. Comunicar por correo al empleado que hay daños en la propiedad y que si en 15 días no se reponen, se procederá con el descuento. Se deben adjuntar fotografías de los daños. Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
22 Si reponen: Recibir objetos y enviarlos a la propiedad Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
23 Si no reponen: Solicitar descuento en rol de pagos. Secretaria de Bienestar Universitario   Permanente
24 Solicitar pago de servicios básicos e impuestos a la Dirección Administrativa Financiera mediante memorándum (Subproceso "Presupuesto"). Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de pago Permanente
25 Solicitar pago de alícuotas a la Dirección Administrativa Financiera mediante memorándum (Subproceso "Mantenimiento") Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de pago Permanente
26 Solicitar cambio de menaje en caso de deterioro o por mantenimiento de instalaciones a la Dirección Administrativa Financiera. (Subproceso "Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes") Secretaria de Bienestar Universitario   Enero

Si intenta escribir con una amplia audiencia en mente, su historia sonará falsa y suave. A nadie le va a interesar. Escriba para una persona. Si es genuina para una, es genuina para el resto.