Universidad Andina Simón Bolívar

Vinculación con la Colectividad


MACROPROCESO: VINCULACIÓN CON LA COLECTIVIDAD

APROBADO POR: Presidente Comité de Vinculación con la Colectividad: Carlos Landázuri

PROCESO: ACTIVIDAD ACADÉMICA

SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO ACTIVIDADES ACADÉMICAS

ELABORADOR POR: Coordinador Comité de Vinculación con la Colectividad: Edison Paredes, Presidente Comité de Vinculación con la Colectividad: Carlos Landázuri, Secretaria Comité de Vinculación con la Colectividad: Erika Cruzatty

POE No.: UASB-3-VINC-4.2

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño   Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Áreas académicas y demás instancias 

OBJETIVO:

Ofrecer a los diferentes sectores de la sociedad alternativas de educación continua basada en la identificación de sus necesidades y requerimientos. 

ALCANCE:

Este procedimiento abarca las actividades desde la aprobación del Actividad Académica por la Dirección del Área Académica hasta la generación del Programa de Actividad Académica y elaboración de Informe Final


1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Subir información de "Actividad Académica" a sistema "Plataforma de Vinculación con la Colectividad"  ( fecha de inicio y fin, detalle de temas de actividad académica, horas y Docente o conferenciante asignado)  Coordinador de la Actividad Académica Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
2 Enviar a Secretaria General programa de Actividad Académica para seguimiento y posterior emisión de certificados Coordinador de la Actividad Académica Secretaría del Área Académica Programa de Actividad Académica  Durante periodo de Organización 
3 Enviar a D.A.F. programa de Actividad Académico para asignación de presupuesto  Coordinador de la Actividad Académica Secretaría del Área Académica Programa de Actividad Académica  Durante periodo de Organización 
4 Solicitar material de apoyo  a ser utilizado en Actividad Académica Coordinador de la Actividad Académica Solicitud de materiales  Durante periodo de Organización 
5 Enviar solicitud de material de apoyo a Coordinador de Actividad Académica Docente / Ponente   Durante periodo de Organización 
6 Solicitar Material de difusión de Actividad Académica a Relaciones Públicas  Coordinador del Actividad Académica   Durante periodo de Organización 
7 Recibir notificación del sistema y acordar material para la difusión de Actividad Académica Relaciones Públicas Coordinador Actividad Académica Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
8 Generan material de publicidad para difusión de Actividad Académica y enviar a Coordinador para aprobación Relaciones Públicas Medios de difusión Durante periodo de Organización 
9 Aprobar material de difusión propuesto por Relaciones públicas (en caso de no aprobar material de difusión reenviar para cambios) Coordinador de Actividad Académica Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
10 Emitir medios de publicidad según lo acordado con el coordinador y las necesidades de difusión establecidas para la Actividad Académica Secretaria del Área Académica   Durante periodo de Organización 
11 Realizar difusión de Actividad Académica (página web de la universidad, entrega de hojas de difusión) Relaciones Públicas Sistema  "Plataforma de Vinculación" Durante periodo de Organización 
12 Habilitar en la pagina web, el link para la inscripción en Actividad Académica Relaciones Públicas Pagina web Universidad Conforme cronograma de Actividad Académica
13 Realizar inscripción en línea a Actividad Académica en página web de la Universidad Participantes  Pagina web Universidad Periodo de inscripción
14 (en caso de ser necesario) Pagar rubros establecidos para Actividad Académica en tesorería Participantes     
15 Registrar pago de rubros de inscripción en Sistema Universitas Tesorería Sistema Universitas Según calendario de inscripción
18 Confirmar (vía telefónica o electrónica) con el docente/ponente las fechas y horarios de Actividad Académica Secretaria del Área Académica Correo electrónico de compromiso del docente Durante periodo de Organización 
19 Aceptar cronograma de Actividad Académica (caso contrario solicita cambios) Docente / Ponente Cronograma de clases Durante periodo de Organización 
20 Pedir información personal  a los docentes/ ponentes para los contratos: hoja de vida, títulos pregrado  y posgrado,  copia C.I., copia RUC, certificado bancario de la cuenta donde se acreditará sus honorarios, formulario de autorización de transferencia bancaria. (Actualizar año a año información de docentes en caso de ser necesario) Secretaría del Área Académica Correo electrónico  Durante periodo de Organización 
21 Solicitar contrato de docente/ponente por medio de misceláneo y enviar a Rectorado Secretaría del Área Académica Contrato Misceláneo  Durante periodo de Organización 
22 Solicitar aulas/ espacios para realización de Actividades Académicas, en sistema gestión de aulas  Secretaría del Área Académica Sistema gestión de aulas  Durante periodo de Organización 
23 Solicitar a Control de Bienes material necesario para desarrollo de Actividad Académica Secretaria del Área Académica Correo electrónico /  Durante periodo de Organización 
Formulario Solicitud de suministros y materiales 

24 Recibir formulario y preparar materiales e insumos según cantidades aprobadas Control de bienes Formulario Solicitud de suministros y materiales

Durante periodo de Organización 
25 Notificar a secretaria del Área Académica para retiro de materiales e insumos Control de bienes Formulario Solicitud de suministros y materiales

Durante periodo de Organización 
26 Retirar de Control de bienes materiales y verificar cantidades Coordinador de la Actividad Académica Registro de requerimiento de suministros firmado Durante periodo de Organización 
27 (en caso de ser necesario) Ingresar listado de participantes de Actividad Académica en la "Plataforma de Vinculación con la Colectividad" Coordinador de la Actividad Académica Secretaria del Área Académica Plataforma Vinculación con la Colectividad Durante periodo de Organización 
28 Realizar registros físicos de asistencias o lector de código de barras al inicio de la actividad académica Secretaria del Área Académica Formulario de registro físico asistencias Durante periodo de Organización 
29 Entregar al docente tizas líquidas  y material impreso para participantes del ser el caso. Secretaria del Área Académica   Durante periodo de Organización 
30 Desarrollar Actividad Académica Docente / Ponente Material Durante periodo de Desarrollo
31 Atender requerimientos varios propios de la Actividad Académica Secretaria del Área Académica   Durante periodo de Desarrollo
32 Elaborar Informe de Asistencias en base a registros físicos de asistencia o registro de código de barras y entregar a Secretaría General Coordinador de la Actividad Académica Secretaria del Área Académica Informe de Asistencia  Durante periodo de Desarrollo
33 Solicitar certificados de asistencia a Secretaría General Participantes    Una vez culminada la Actividad Académica
34 Verificar cumplimiento requisitos establecidos por la Actividad Académica ( asistencias 70%)  para emisión de certificados Secretaria General    Una vez culminada la Actividad Académica
35 Emitir certificado de asistencia  Secretaria General  Certificado de Asistencia Una vez culminada la Actividad Académica
36 Acercarse a Secretaría General para retiro de certificado de asistencia de Actividad Académica   Participantes    Una vez culminada la Actividad Académica
37 Realizar informe de Actividad Académica, entregar a Director del área y subir a la plataforma de vinculación  Coordinador de la Actividad Académica Informe de Actividad Académica Una vez culminada la Actividad Académica